LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist dansmiddag organiseren

Een dansmiddag staat of valt met een vrije dansvloer, goed geteste muziek en een ontvangst die niet ophoudt bij de aanmeldtafel. Begin met uitnodigingen en dieetwensen, werk daarna het muziekprogramma, de reserveringen en de boodschappen uit. Op de dag zelf bouw je eerst de zaal op, test je speakers en microfoon en richt je buffet en bar in. Deze checklist helpt je de 39 taken en 30 benodigde spullen in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Muziekprogramma samenstellen

    2 personen

  • Muziekbestanden controleren

  • Reserveringen bevestigen

  • Boodschappenlijst controleren

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Materialen verzamelen

    2 personen

  • Locatie en vloer controleren

    2 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen plaatsen

    3 personen

  • Muziekapparatuur aansluiten

    2 personen

  • Muziek en microfoon testen

    2 personen

  • Verlichting ophangen

    2 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Buffet en bar inrichten

    2 personen

  • Aanmeldtafel klaarzetten

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

Event

  • Bezoekers ontvangen

    2 personen

  • Muziek verzorgen

  • Dansvloer vrijhouden

  • Hapjes serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Koffie en thee verzorgen

  • Afvalbakken legen

  • Laatste nummers aankondigen

  • Bezoekers uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Materialen controleren

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Klaptafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 70
  • Buffettafelsaantal 3
  • Kledingrek
  • Afvalbakkenaantal 5

Servies

  • Glazenaantal 80
  • Koffiekopjesaantal 40
  • Bordenaantal 80
  • Messenaantal 40
  • Vorkenaantal 80
  • Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

  • Actieve speakersaantal 2
  • Mengpaneel
  • Microfoon
  • Laptop
  • Koffiezetapparaataantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Koelboxenaantal 3
  • Verlengsnoerenaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

  • Ballonnenaantal 100
  • Slingersaantal 8
  • Tafelkledenaantal 8
  • Welkomstbord

Verlichting

  • Ledlichtsnoerenaantal 4
  • Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

  • Emmersaantal 2
  • Dweilenaantal 2
  • Bezem en blikaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan de muziek niet pas op de dag zelf: controleer alle muziekbestanden vooraf en test laptop, mengpaneel, actieve speakers en microfoon minstens 60 minuten voor ontvangst.
  • Houd de dansvloer volledig vrij. Zet tafels en stoelen aan de randen en controleer de vloer voordat je de eerste bezoekers binnenlaat.
  • Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding. Leg daarna hapjes, borden, vorken, messen en opscheplepels klaar voordat het buffet opengaat.
  • Zet dranken minstens 2 uur vooraf koud in koelboxen of andere koeling. Voorzie daarnaast een aparte plek voor koffie, met koffiezetapparaat, kopjes en waterkokers.
  • Wijs vrijwilligers vóór de opening hun taak toe: één persoon bij de ontvangst, één bij muziek en microfoon en één voor hapjes, afvalbakken en het vrijhouden van de dansvloer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansmiddag organiseren?
Begin 3 tot 4 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en reserveringen. Plan de boodschappen, materialen en dieetwensen in de laatste 7 dagen en controleer de locatie en techniek uiterlijk 1 dag vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig om een dansmiddag op te bouwen?
Reken op minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, buffet, versiering, verlichting en apparatuur. Plan daarna nog 60 minuten voor een volledige muziek- en microfoontest.
Hoeveel drankjes heb ik nodig voor een dansmiddag?
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de geplande duur. Zet water, koffie en andere dranken gescheiden klaar, zodat de bar niet vastloopt.
Wanneer moet ik de muziek voor een dansmiddag testen?
Controleer de muziekbestanden uiterlijk 1 dag vooraf en test de volledige afspeelvolgorde op de locatie. Doe op de dag zelf nog een test van minstens 30 minuten met speakers, mengpaneel en microfoon.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!