Checklist para organizar una tarde de baile
Una tarde de baile necesita más que música y una pista despejada. Hay que coordinar las inscripciones, las preferencias alimentarias, el montaje de mesas y sillas, el equipo de sonido, la iluminación, las bebidas y la recepción. Esta checklist reúne 39 tareas y 30 materiales para trabajar en orden, desde las invitaciones hasta la limpieza final. Así sabrás qué comprobar con antelación y qué dejar preparado para el mismo día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Preparar el programa musical
2 personas
Comprobar los archivos de música
Confirmar las reservas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Comprobar el recinto y el suelo
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Conectar el equipo de música
2 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar el bufé y la barra
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Recibir a los visitantes
2 personas
Proporcionar la música
Mantener libre la pista de baile
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Encargarse del café y el té
Vaciar los contenedores de basura
Anunciar los últimos números
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 70
- Mesas de buffetcant. 3
- Perchero
- Papeleracant. 5
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 80
- Cuchilloscant. 40
- Tenedorescant. 80
- Cucharonescant. 6
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófono
- Portátil
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 8
- Cartel de bienvenida
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Envía las invitaciones y abre las inscripciones con al menos 3 semanas de antelación. Cierra la lista de asistentes antes de hacer la compra y recoge entonces las preferencias dietéticas.
- Prepara el programa musical varios días antes y comprueba todos los archivos en el portátil. Haz una prueba completa de los altavoces activos, la mesa de mezclas y el micrófono, no solo una comprobación rápida de cables.
- Revisa el recinto antes del montaje: el suelo debe estar libre de obstáculos y la pista debe quedar despejada. Coloca mesas y sillas en los laterales para evitar estrechar la zona de baile.
- Enfría las bebidas al menos 4 horas antes y monta el bufé y la barra antes de recibir a los visitantes. Deja vasos, platos, cubiertos, servilletas y utensilios de servicio en el mismo punto para que los voluntarios no tengan que buscarlos.
- Asigna la mesa de registro y explica las tareas a los voluntarios antes de abrir las puertas. Reserva al menos 30 minutos al final para recoger residuos, barrer y fregar el suelo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una tarde de baile?
- Empieza unas 3 semanas antes para enviar invitaciones, gestionar inscripciones y confirmar reservas. Deja la compra, el montaje y las pruebas técnicas para los últimos 1 o 2 días.
- ¿Cuándo hay que probar la música y el micrófono?
- Haz una prueba completa el día anterior y repítela entre 60 y 90 minutos antes de la llegada del público. Comprueba también los cables alargadores, las regletas y los archivos de música del portátil.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que enfriar las bebidas?
- Pon las bebidas en las neveras portátiles al menos 4 horas antes de empezar. Si el espacio no dispone de refrigeración, prepara una segunda tanda de hielo para mantenerlas frías durante toda la tarde.
- ¿Qué se prepara primero el día de la tarde de baile?
- Empieza por comprobar el recinto y el suelo, y después monta mesas, sillas, bufé y barra. A continuación conecta el equipo de música, cuelga la iluminación y deja lista la mesa de registro, idealmente 2 horas antes de abrir.
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