Dansmasterclass organiseren: checklist en planning

Een dansmasterclass vraagt meer voorbereiding dan alleen een docent en muziek. Je moet de ruimte geschikt maken voor bewegen, deelnemers op tijd informeren en techniek vooraf testen. Ook kleine zaken zoals badges, offline muziekbestanden, water en een veilige vloer worden snel vergeten. Gebruik deze checklist om de voorbereiding te verdelen: eerst datum, locatie en programma, daarna inschrijvingen en boodschappen, en in de laatste dagen vooral testen en klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Docent en muziekstijl vastleggen
Programma en pauzes uitwerken
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediabericht plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen bevestigen
Deelnemerslijst bijwerken
Betalingen controleren
Herinnering aan deelnemers sturen
Muziek en afspeellijst controleren
2 personen
Techniek en kabels testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Vers fruit en brood bewaren
Deelnemersbadges voorbereiden
2 personen
Muziekbestanden offline opslaan

Event

Ruimte vrijmaken
4 personen
Vloer controleren en reinigen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Dansvloer afzetten
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Sandwiches en fruit klaarzetten
3 personen
Techniek opnieuw testen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Welkomstuitleg geven
Dansmasterclass begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Warme dranken serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Restanten verpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Vloer en ruimte schoonmaken
3 personen
Apparatuur veilig opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatie eindinspectie uitvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 12
Klaptafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 2
Spiegelsaantal 4

Sportmateriaal

Dansmattenaantal 10
Markeerschijvenaantal 20
Weerstandsbandenaantal 25
Yogablokkenaantal 20

Apparatuur

Geluidsboxenaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonaantal 2
Laptop
AUX-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 4
LED-staande lampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 8
Schenkkanenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheptangenaantal 6

Decoratie

Welkomstbord
Naamkaartjeshoudersaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Papieren slingersaantal 6
Afzetlintaantal 2

Schoonmaak

Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg docent, muziekstijl, programma en pauzes uiterlijk 3 weken vooraf vast. Zo kun je het aanmeldformulier openen met duidelijke tijden, benodigdheden en informatie over eventuele dieetwensen.
Stuur deelnemers uiterlijk 2 dagen vooraf een herinnering met starttijd, locatie, kledingadvies en praktische informatie. Controleer tegelijk de deelnemerslijst en openstaande betalingen.
Test geluidsboxen, mengpaneel, microfoon, laptop en AUX-kabels minimaal 1 dag vooraf. Sla de muziek ook offline op; op de dag zelf wil je niet afhankelijk zijn van wifi of een streamingverbinding.
Maak de ruimte op de ochtend zelf vrij en controleer de vloer op vuil, losse delen en gladde plekken. Zet de dansvloer af, plaats spiegels en dansmatten veilig en houd kabels buiten de looproute.
Zet koffie, water en vers fruit klaar voordat deelnemers binnenkomen. Bewaar fruit en brood gekoeld of afgedekt en gebruik aparte tafels voor catering, badges en sportmateriaal zodat de vloer vrij blijft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansmasterclass organiseren?: Begin minstens 3 weken vooraf met datum, locatie, docent, muziekstijl en programma. Open daarna direct de inschrijving; reserveer de laatste 2 dagen voor bevestigingen, betalingen en een deelnemersherinnering.
Hoeveel pauzes heeft een dansmasterclass nodig?: Plan bij een programma van 2 tot 3 uur minimaal één pauze van 10 tot 15 minuten. Bij een langere sessie zijn twee pauzes praktischer, zodat deelnemers kunnen drinken en herstellen zonder dat het programma uitloopt.
Wat moet ik testen voor een dansmasterclass?: Test minimaal één dag vooraf de geluidsboxen, het mengpaneel, de draadloze microfoon, de laptop, AUX-kabels en stroomaansluitingen. Speel ook een volledig muzieknummer af en bewaar alle bestanden offline.
Hoe richt ik een ruimte in voor een dansmasterclass?: Maak vóór de start een vrij dansoppervlak en controleer de vloer op vuil, gladheid en losse delen. Zet tafels en stoelen aan de rand, werk kabels weg en plaats verlichting zo dat deelnemers niet verblind worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.