Checklist para organizar una masterclass de baile

Una masterclass de baile necesita más que un profesor y una sala libre. Hay que cerrar la fecha, el estilo musical y el programa antes de abrir las inscripciones, y dejar la técnica lista antes de que llegue el primer participante. Esta checklist reúne el orden de preparación, desde las reservas y los pagos hasta la pista, el sonido, las pausas y la acreditación. También contempla detalles fáciles de olvidar, como guardar la música sin conexión y comprobar el suelo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Fijar el profesor y el estilo musical
Definir el programa y las pausas
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar en redes sociales
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar las reservas
Actualizar la lista de participantes
Comprobar los pagos
Enviar un recordatorio a los participantes
Comprobar la música y la lista de reproducción
2 personas
Probar la técnica y los cables
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Guardar fruta fresca y pan
Preparar las acreditaciones de los participantes
2 personas
Guardar los archivos de música sin conexión

Evento

Despejar el espacio
4 personas
Comprobar y limpiar el suelo
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Delimitar la pista de baile
2 personas
Montar el sistema de sonido
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar sándwiches y fruta
3 personas
Probar de nuevo la técnica
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Dar la explicación de bienvenida
Guiar la clase magistral de baile
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Coordinar el programa de la noche
2 personas
Servir bebidas calientes
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

Apagar el sistema de sonido
2 personas
Empacar lo sobrante
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el suelo y el espacio
3 personas
Guardar el equipo de forma segura
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Realizar la inspección final del lugar
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 12
Mesas plegablescant. 2
Percheroscant. 2
Espejoscant. 4

Material deportivo

Alfombras de bailecant. 10
Discos de marcajecant. 20
Bandas de resistenciacant. 25
Bloques de yogacant. 20

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófono inalámbricocant. 2
Portátil
Cables AUXcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas de pie LEDcant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 80
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 70
Cubiertoscant. 70
Bandejas de servircant. 8
Jarrascant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas para servircant. 6

Decoración

Cartel de bienvenida
Portanombrescant. 6
Mantelescant. 8
Guirnaldas de papelcant. 6
Cinta de balizamientocant. 2

Limpieza

Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Aspiradora
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el espacio, el profesor y el estilo musical. Después define el programa completo, incluidos los descansos, para que las invitaciones indiquen horarios y duración reales.
Abre el formulario de inscripción con suficiente antelación para gestionar pagos y preferencias dietéticas. Envía un recordatorio a los participantes cuando falte aproximadamente una semana y actualiza la lista después de cada cambio.
Prueba el sistema de sonido, el micrófono, la mesa de mezclas, el portátil y todos los cables antes del día del evento. Guarda también los archivos de música sin conexión para no depender de la conexión a internet.
Prepara la sala antes de montar la pista: despeja el espacio, limpia el suelo y delimita la zona de baile. Coloca mesas, sillas, percheros y espejos sin invadir el área de movimiento.
Compra y guarda con antelación lo necesario para las pausas, pero deja la fruta fresca y el pan para el final de la preparación. Prepara las acreditaciones antes de abrir las puertas para evitar colas en la entrada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una masterclass de baile?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, profesor y estilo musical. Abre las inscripciones cuando el programa y las pausas estén definidos, y reserva la última semana para pagos, recordatorios y comprobaciones.
¿Cuándo se debe enviar el recordatorio a los participantes?: Envíalo aproximadamente 7 días antes de la masterclass. Incluye la hora de llegada, la ubicación, el programa, las pausas y cualquier indicación sobre ropa, calzado o material.
¿Cuándo hay que probar el sonido y la música?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela el mismo día, antes de recibir al grupo. Comprueba altavoces, micrófono, mesa de mezclas, cables y la reproducción de los archivos sin conexión.
¿Cuándo se prepara la sala para una masterclass de baile?: Despeja y limpia el espacio el día anterior si es posible, y monta mesas, sillas, iluminación, sonido y la pista entre 2 y 3 horas antes del inicio. Deja un margen adicional si hay que mover mobiliario o colocar alfombras de baile.

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