Organiser une masterclass de danse : la checklist complète

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Bloquez la date, le lieu, le professeur et le style musical avant d’ouvrir les inscriptions. Préparez aussi le programme avec les pauses afin que les participants sachent combien de temps ils danseront et quand ils pourront souffler.
• Ouvrez le formulaire d’inscription assez tôt pour suivre les réservations, les paiements et les besoins alimentaires au même endroit. Mettez régulièrement à jour la liste des participants et envoyez un rappel quelques jours avant la masterclass.
• Testez la musique, les enceintes, la table de mixage, le micro et tous les câbles avant le jour J. Gardez les fichiers musicaux hors ligne sur l’ordinateur portable et prévoyez des rallonges ainsi que des multiprises.
• Préparez la salle avant l’accueil : nettoyez et vérifiez le sol, libérez l’espace, installez les tapis de danse et balisez la piste. Disposez ensuite les tables, les chaises, les miroirs et les portants sans réduire la zone de mouvement.
• N’attendez pas le dernier moment pour les boissons et la pause. Faites les courses après avoir confirmé les inscriptions, conservez les fruits frais et le pain correctement, puis préparez les carafes, gobelets réutilisables, tasses, assiettes et couverts.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une masterclass de danse ?

Ouvrez les inscriptions dès que la date, le lieu, le professeur et le style musical sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les paiements, les demandes alimentaires et les réservations.

Combien de temps avant faut-il tester la sonorisation ?

Faites un premier test au moins 48 heures avant la masterclass, puis un contrôle complet le jour même. Vérifiez les enceintes, le micro, la table de mixage, les câbles, les rallonges et la musique enregistrée hors ligne.

Quand envoyer un rappel aux participants ?

Envoyez un rappel 3 à 5 jours avant la masterclass. Indiquez l’horaire, le lieu, les éventuelles consignes vestimentaires, les pauses prévues et les informations utiles pour l’arrivée.

Comment préparer la salle pour une masterclass de danse ?

Commencez 2 à 3 heures avant l’accueil pour vérifier et nettoyer le sol, libérer l’espace, installer les tapis, les miroirs et le balisage. Terminez ensuite le mobilier, le son et l’éclairage afin de garder une zone de danse dégagée.

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