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Tanz-Meisterklasse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Tanz-Meisterklasse braucht mehr Vorbereitung als nur einen freien Raum und gute Musik. Du legst zuerst Termin, Ort, Dozent und Tanzstil fest, öffnest danach die Anmeldung und hältst Zahlungen sowie Teilnehmerwünsche aktuell. In der letzten Woche stehen Erinnerungen, Playlist und Techniktests an. Am Veranstaltungstag zählen ein geprüfter Tanzboden, freie Wege, funktionierende Beleuchtung und ein Aufbau, der vor dem Eintreffen der Teilnehmer fertig ist.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Dozent und Musikstil festlegen

  • Programm und Pausen ausarbeiten

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Social-Media-Beitrag posten

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen bestätigen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Zahlungen prüfen

  • Erinnerung an die Teilnehmer senden

  • Musik und Playlist prüfen

    2 Personen

  • Technik und Kabel testen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Frisches Obst und Brot aufbewahren

  • Teilnehmerausweise vorbereiten

    2 Personen

  • Musikdateien offline speichern

Event

  • Raum freimachen

    4 Personen

  • Boden prüfen und reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tanzfläche absperren

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Sandwiches und Obst bereitstellen

    3 Personen

  • Technik erneut testen

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Willkommensansprache halten

  • Tanzmasterclass begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    2 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Restbestände verpacken

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Boden und Raum reinigen

    3 Personen

  • Ausrüstung sicher verstauen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Endinspektion der Location durchführen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 12
  • KlappischeAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2
  • SpiegelAnz. 4

Sportmaterial

  • TanzmattenAnz. 10
  • MarkierscheibenAnz. 20
  • WiderstandsbänderAnz. 25
  • YogablöckeAnz. 20

Ausstattung

  • LautsprecherboxenAnz. 2
  • Mischpult
  • Kabelloses MikrofonAnz. 2
  • Laptop
  • AUX-KabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • LED-StehlampenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierschalenAnz. 8
  • KaraffenAnz. 4

Küche

  • KühlboxenAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 6

Dekoration

  • Willkommensschild
  • NamensschildhalterAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 8
  • PapiergirlandenAnz. 6
  • AbsperrbandAnz. 2

Reinigung

  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • Staubsauger
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Termin und Ort mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Kläre dabei auch, ob Tanzfläche, Spiegel, Umkleidemöglichkeit und ausreichend Stromanschlüsse vorhanden sind.
  • Öffne die Anmeldung erst, wenn Programm, Pausen und Teilnahmebedingungen feststehen. Plane pro Anmeldung Zeit für Rückfragen, Ernährungswünsche und Zahlungsprüfung ein.
  • Schicke die Teilnehmer-Erinnerung 3 bis 5 Tage vorher. Nenne darin Beginn, Pausen, Kleidung, Anreise, Verpflegung und was die Teilnehmer selbst mitbringen sollen.
  • Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon, Laptop und alle Kabel spätestens am Vortag gemeinsam. Speichere die Musik zusätzlich offline, damit die Meisterklasse nicht von der Internetverbindung abhängt.
  • Beginne den Aufbau mindestens 2 Stunden vor dem Start. Prüfe zuerst Boden und Tanzfläche, stelle danach Tische und Stühle auf und sichere Kabel, Beleuchtung und abgesperrte Bereiche.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Tanz-Meisterklasse organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. So bleiben genug Zeit für die Verpflichtung des Dozenten, die Anmeldung, Einladungen und die Prüfung der Zahlungen.
Wann sollte die Anmeldung für eine Tanz-Meisterklasse geöffnet werden?
Öffne das Anmeldeformular, sobald Termin, Ort, Tanzstil, Programm und Pausen festgelegt sind, meist etwa 4 bis 6 Wochen vorher. Aktualisiere die Teilnehmerliste nach jeder neuen Anmeldung.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Tanz-Meisterklasse?
Plane mindestens 2 Stunden für Raum, Tanzfläche, Tische, Stühle, Beschallung und Beleuchtung ein. Ein vollständiger Techniktest sollte spätestens am Vortag stattfinden.
Wann sollte man die Teilnehmer an die Tanz-Meisterklasse erinnern?
Sende die Erinnerung 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. Führe zusätzlich am Vortag einen letzten Abgleich von Teilnehmerliste, Zahlungen und besonderen Ernährungswünschen durch.

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