Dansmarathon organiseren: checklist en planning

Een dansmarathon vraagt meer voorbereiding dan alleen muziek en een dansvloer. Je regelt vooraf de locatie, inschrijvingen, muziekblokken, vrijwilligers en een duidelijke registratie. Op de dag zelf draaien vooral techniek, pauzemomenten, drinken en snelle communicatie om problemen te voorkomen. Deze checklist helpt je bepalen wat je wanneer controleert, van de eerste reservering tot het klaarzetten van polsbandjes, hapjes en de koffie- en theepost.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma en muziekblokken maken
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieposter verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muziekrechten controleren
Reservering bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
EHBO-contact vastleggen
Draaiboek afdrukken
Deelnemerslijst afdrukken
Polsbandjes sorteren
2 personen
Muziekbestanden downloaden
Apparatuur testen
2 personen
Muziekafspeellijsten klaarzetten
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Fruit wassen en snijden
2 personen
Broodjes beleggen
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Dansvloer vrijmaken
3 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroomkabels veilig afplakken
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Polsbandjes klaarleggen
Servies en bekers klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
Geluidscheck uitvoeren
2 personen
Veiligheidsroute controleren
2 personen
Teambriefing houden
6 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Welkomstuitleg geven
Muziek starten
Muziekblokken afspelen
Dansrondes aankondigen
Pauzes begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels afnemen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Dansvloer vrijhouden
2 personen
Geluidsniveau controleren
Deelnemers begeleiden bij klachten
Laatste dansronde aankondigen
Muziek afsluiten
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Verlichting verwijderen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Vloer schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatie eindcontrole uitvoeren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Deelnemers informeren over vondsten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Statafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 12
Kleedkamerschermaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Kommetjesaantal 50
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 10
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Dansvloerbord
Wegwijzerbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 100

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Muziekmixer
Muzieklaptop
Microfoonaantal 2
Speakerstatievenaantal 2
Audiokabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Laptoplader
Powerbanksaantal 4
Timeraantal 2
Reservebatterijenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Vuilnisgrijpersaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledspotsaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4
Noodverlichtingaantal 2

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 20
Rekbandenaantal 10
Handdoekenaantal 40
Waterflessenaantal 40
Polsbandjesaantal 100
Tijdregistratiebord

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de muziekblokken ruim vóór de uitnodigingen uitgaan. Controleer ook tijdig of je de gekozen muziek openbaar mag draaien en download de bestanden uiterlijk de dag vóór de marathon.
Maak de registratie praktisch: leg de deelnemerslijst, naamkaartjes en gesorteerde polsbandjes op één registratietafel klaar. Reserveer daarnaast een aparte plek voor jassen en kleedruimte, zodat deelnemers niet door de dansruimte hoeven te lopen.
Test de volledige geluidsketen minimaal één dag vooraf: muzieklaptop, mixer, actieve speakers, microfoon, kabels en speakerstatieven. Leg stekkerdozen en verlengkabels klaar en bewaar muziekbestanden ook offline.
Tel eten en drinken per pauzemoment, niet alleen voor de hele dag. Zet gekoelde dranken apart van de houdbare voorraad en richt het koffie- en theepunt zo in dat deelnemers niet voor de geluidsinstallatie langs hoeven.
Wijs vrijwilligers per taak en tijdsblok toe en leg hun contactgegevens in het draaiboek vast. Print het draaiboek en de deelnemerslijst vóór de opbouw; een digitale versie alleen is onhandig als iemand tijdens de marathon snel iets moet opzoeken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet ik een dansmarathon organiseren?: Begin minimaal 8 weken van tevoren met datum, locatie, reservering en programma. Open de inschrijving ongeveer 6 weken vooraf en controleer 1 week voor de marathon de deelnemers, dieetwensen en vrijwilligersindeling.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een dansmarathon?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor registratie, 1 voor techniek en muziek, 1 voor eten en drinken en 1 aanspreekpunt voor EHBO en organisatie. Voor grotere groepen voeg je per 25 tot 30 deelnemers minstens 1 extra begeleider toe.
Hoeveel muziek heb ik nodig voor een dansmarathon?: Plan muziek voor alle geprogrammeerde blokken plus minstens 2 uur reserve. Zet de afspeellijsten uiterlijk de dag ervoor klaar en controleer op locatie of de laptop, mixer, speakers en microfoon samen werken.
Wat moet ik de dag voor een dansmarathon klaarzetten?: Download en test de muziek, sorteer polsbandjes, print de deelnemerslijst en het draaiboek en controleer de boodschappen. Koel dranken zodra dat kan en bereid houdbare voorraad, servies, bewegwijzering en decoratie voor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.