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Tanzmarathon organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Tanzmarathon braucht mehr als eine freie Tanzfläche und eine Playlist. Du musst Anmeldung, Musikblöcke, Rechte, Helfer, Technik und Verpflegung so vorbereiten, dass am Veranstaltungstag niemand suchen oder nachkaufen muss. Plane die wichtigsten Entscheidungen mehrere Wochen vorher und reserviere den letzten Tag für Ausdrucke, Tests und das Sortieren der Teilnehmerunterlagen. Die Checkliste darunter führt dich durch die komplette Vorbereitung bis zum Kaffee- und Teebereich.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Programm und Musikblöcke erstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbeplakat verteilen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Musikrechte prüfen

  • Reservierung bestätigen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Kontakt festhalten

  • Drehbuch ausdrucken

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Armbänder sortieren

    2 Personen

  • Musikdateien herunterladen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Musikwiedergabelisten bereitstellen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Obst waschen und schneiden

    2 Personen

  • Brötchen belegen

    3 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tanzfläche freiräumen

    3 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Stromkabel sicher abkleben

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Informationsschilder aufstellen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Armbänder bereitlegen

  • Geschirr und Becher bereitstellen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Soundcheck durchführen

    2 Personen

  • Sicherheitsroute kontrollieren

    2 Personen

  • Teambriefing durchführen

    6 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Armbänder verteilen

    2 Personen

  • Willkommensansprache halten

  • Musik starten

  • Musikblöcke abspielen

  • Tanzrunden ankündigen

  • Pausen betreuen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische abwischen

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Tanzfläche freihalten

    2 Personen

  • Lautstärke kontrollieren

  • Teilnehmende bei Beschwerden betreuen

  • Die letzte Tanzrunde ankündigen

  • Musik abschalten

  • Teilnehmende verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Beleuchtung entfernen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Boden reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Abschlusskontrolle am Veranstaltungsort durchführen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Teilnehmer über Fundgegenstände informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 30
  • BuffetischeAnz. 3
  • Registrierungstisch
  • StehtischeAnz. 6
  • GarderobenständerAnz. 2
  • HockerAnz. 12
  • UmkleideschirmAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 100
  • SchälchenAnz. 50
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 100

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • BallongewichteAnz. 10
  • GirlandenAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 12
  • Tanzflächen-Schild
  • Wegweiser-SchilderAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 100

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Musikmixer
  • Musiklaptop
  • MikrofonAnz. 2
  • LautsprecherständerAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Laptop-Ladegerät
  • PowerbanksAnz. 4
  • TimerAnz. 2
  • ErsatzbatterienAnz. 12

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 20

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • MüllgreiferAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • Besen und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-SpotsAnz. 4
  • BatterielaternenAnz. 4
  • NotbeleuchtungAnz. 2

Sportmaterial

  • YogamattenAnz. 20
  • WiderstandsbänderAnz. 10
  • HandtücherAnz. 40
  • WasserflaschenAnz. 40
  • ArmbänderAnz. 100
  • Zeiterfassungsboard

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Ort mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Prüfe dabei nicht nur die Raumgröße, sondern auch Umkleidemöglichkeit, Garderobe, Stromanschlüsse und den Platz für Registrierung und Buffet.
  • Öffne die Anmeldung frühzeitig und erfasse Ernährungswünsche direkt im Formular. Schließe die Anmeldeliste spätestens 7 Tage vor dem Tanzmarathon, damit du Teilnehmerliste, Armbänder und Verpflegung passend vorbereiten kannst.
  • Plane die Musik in klaren Blöcken und lade alle Musikdateien spätestens am Vortag auf den Musiklaptop. Teste aktive Lautsprecher, Mixer, Mikrofon, Audiokabel und beide Verlängerungskabel vollständig im Raum, nicht nur zu Hause.
  • Drucke Drehbuch und Teilnehmerliste am Vortag aus und sortiere die Armbänder nach Ausgabe. Lege am Registrierungstisch Namensschilder und die Unterlagen so bereit, dass eine Person die Anmeldung ohne Rückfragen abwickeln kann.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und bereite Snacks, geschnittenes Obst und belegte Brötchen so vor, dass sie zum Start bereitstehen. Rechne für den Kaffee- und Teebereich außerdem mit zusätzlicher Zeit für Tassen, Teller, Schälchen und Besteck, weil diese Dinge beim Aufbau oft zuletzt auffallen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tanzmarathon organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Anmeldung. In der letzten Woche sollten Reservierung, Helferplan, Teilnehmerliste und Verpflegungsmengen feststehen.
Was muss man für einen Tanzmarathon an Technik vorbereiten?
Plane aktive Lautsprecher, Musikmixer, Musiklaptop, Mikrofon, Lautsprecherständer, Audiokabel und zwei Verlängerungskabel ein. Lade die Musik spätestens am Vortag herunter und teste jedes Gerät mindestens einmal im Veranstaltungsraum.
Wann sollte die Anmeldung für einen Tanzmarathon geschlossen werden?
Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor der Veranstaltung. So bleiben genug Zeit für Teilnehmerliste, Armbänder, Namensschilder, Ernährungswünsche und den Einkauf.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Tanzmarathon?
Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Mobiliar, Registrierung, Garderobe, Umkleideschirm, Tanzflächen-Schilder, Technik und Verpflegung ein. Sei zusätzlich 30 Minuten vor dem Einlass fertig, damit ein letzter Ton- und Ablaufcheck möglich ist.

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