Checklist para organizar una maratón de baile sin olvidos

Una maratón de baile necesita más que una buena selección musical. Hay que coordinar las inscripciones, los bloques de baile, el sonido, los voluntarios y los descansos para que la jornada avance sin interrupciones. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios, desde reservar el lugar hasta preparar la fruta, los bocadillos y el café. Sigue el plan por fases y deja cerrados con antelación los puntos que suelen fallar: derechos de música, contactos de emergencia y pruebas técnicas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Crear el programa y los bloques musicales
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir el cartel promocional
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los derechos de música
Confirmar la reserva
Asignar voluntarios
2 personas
Registrar contacto de primeros auxilios
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de participantes
Clasificar las pulseras
2 personas
Descargar archivos de música
Probar el equipo
2 personas
Preparar las listas de reproducción musical
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Lavar y cortar la fruta
2 personas
Preparar bocadillos
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Despejar la pista de baile
3 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Asegurar los cables eléctricos con cinta
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar las pulseras
Preparar la vajilla y los vasos
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
Realizar la prueba de sonido
2 personas
Comprobar la ruta de seguridad
2 personas
Hacer briefing al equipo
6 personas

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir pulseras
2 personas
Dar la explicación de bienvenida
Poner la música en marcha
Reproducir bloques de música
Anunciar las rondas de baile
Gestionar los descansos
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar las mesas
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Mantener libre la pista de baile
2 personas
Comprobar el nivel de sonido
Acompañar a los participantes con quejas
Anunciar la ronda final de baile
Cerrar la música
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

Recoger comida y bebida
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Retirar la iluminación
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el suelo
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Realizar la revisión final del recinto
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Informar a los participantes sobre los objetos encontrados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 30
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de registro
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 2
Taburetescant. 12
Biombo para vestuariocant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 100
Cuencoscant. 50
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100

Decoración

Globoscant. 100
Pesos para globoscant. 10
Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 12
Cartel de pista de baile
Señales de orientacióncant. 8
Tarjetas de nombrecant. 100

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mezclador de música
Portátil de música
Micrófonocant. 2
Soportes para altavocescant. 2
Cables de audiocant. 6
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 8
Cargador de portátil
Baterías externascant. 4
Temporizadorcant. 2
Baterías de repuestocant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Acumuladores de fríocant. 20

Limpieza

Papeleracant. 8
Recogedores de basuracant. 2
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escoba y recogedorcant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Focos LEDcant. 4
Linternas a pilascant. 4
Iluminación de emergenciacant. 2

Material deportivo

Esterillas de yogacant. 20
Bandas elásticascant. 10
Toallascant. 40
Botellas de aguacant. 40
Pulserascant. 100
Panel de control de tiempo

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y la reserva antes de abrir las inscripciones. Después prepara el programa con bloques musicales y pausas claramente indicadas para que los participantes sepan cuánto dura cada parte.
Haz una prueba completa del sonido al menos 24 horas antes: portátil, mezclador, altavoces, micrófono, cables y regletas. Descarga también los archivos musicales para no depender de una conexión a internet durante la maratón.
Asigna los voluntarios por turnos y entrega el plan de trabajo impreso. La mesa de registro, las pulseras, la lista de participantes y el contacto de primeros auxilios deben estar listos antes de recibir al primer bailarín.
Calcula la comida y la bebida para toda la jornada, no solo para la llegada. Enfría las bebidas con antelación y deja preparados los aperitivos, la fruta cortada, los bocadillos y el punto de café y té antes de que empiece el primer bloque.
Prepara la circulación del espacio con señales visibles y zonas separadas para registro, buffet, vestuario y pista. Monta las mesas, percheros, biombo y carteles como mínimo 60 minutos antes de la apertura.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una maratón de baile?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha y lugar, abrir las inscripciones y enviar las invitaciones. Reserva la última semana para confirmar participantes, voluntarios, compras y detalles técnicos.
¿Cuándo hay que probar el equipo de música?: Haz una primera prueba 48 horas antes y una comprobación final el mismo día, al menos 2 horas antes de empezar. Comprueba especialmente los altavoces, el micrófono, el mezclador, los cables y las regletas.
¿Qué comida preparar para una maratón de baile?: Prepara aperitivos, fruta cortada y bocadillos, además de bebidas y un punto de café y té. Deja los productos no perecederos listos el día anterior y enfría las bebidas entre 4 y 6 horas antes de la apertura.
¿Cuándo preparar las inscripciones y las pulseras?: Abre el formulario de inscripción varias semanas antes y revisa la lista de participantes durante los últimos 3 días. Clasifica las pulseras y prepara la mesa de registro como mínimo 60 minutos antes de que llegue el público.

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