Marathon de danse : la checklist pour tout organiser

Un marathon de danse demande plus qu’une playlist et une salle libre. Il faut prévoir les inscriptions, les blocs musicaux, les droits musicaux, l’accueil des participants et une équipe de bénévoles sur toute la durée. Cette checklist rassemble 76 tâches et 59 éléments à préparer, depuis la réservation du lieu jusqu’au point café et thé. Utilisez-la pour avancer dans l’ordre et éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Créer le programme et les blocs musicaux
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Diffuser l’affiche promotionnelle
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les droits musicaux
Confirmer la réservation
Répartir les bénévoles
2 personnes
Consigner le contact de premiers secours
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des participants
Trier les bracelets
2 personnes
Télécharger les fichiers musicaux
Tester l'équipement
2 personnes
Préparer les playlists musicales
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Laver et couper les fruits
2 personnes
Garnir les sandwiches
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dégager la piste de danse
3 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Fixer les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les bracelets
Préparer la vaisselle et les gobelets
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Effectuer la vérification du son
2 personnes
Vérifier le parcours d'évacuation
2 personnes
Faire le briefing d’équipe
6 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Donner les consignes d’accueil
Lancer la musique
Lancer les blocs musicaux
Annoncer les rondes de danse
Encadrer les pauses
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Essuyer les tables
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Dégager la piste de danse
2 personnes
Vérifier le niveau sonore
Accompagner les participants en cas de plaintes
Annoncer le dernier tour de danse
Couper la musique
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le matériel audio
3 personnes
Retirer l'éclairage
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le sol
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Effectuer le contrôle final du site
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les participants des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Tables hautesqté 6
Portantsqté 2
Tabouretsqté 12
Paravent de logeqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Petits bolsqté 50
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100

Décoration

Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 10
Guirlandesqté 12
Nappesqté 12
Panneau de piste de danse
Panneaux directionnelsqté 8
Badges nominatifsqté 100

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable de musique
Microphoneqté 2
Pieds d'enceinteqté 2
Câbles audioqté 6
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 8
Chargeur d’ordinateur portable
Batteries externesqté 4
Minuterieqté 2
Piles de rechangeqté 12

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Projecteurs LEDqté 4
Lampes à pilesqté 4
Éclairage de secoursqté 2

Matériel de sport

Tapis de yogaqté 20
Élastiquesqté 10
Serviettesqté 40
Bouteilles d'eauqté 40
Braceletsqté 100
Tableau de suivi du temps

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Confirmez ensuite la réservation par écrit et vérifiez que la salle permet l’installation des tables, chaises, vestiaires et équipements audio.
Préparez le programme par blocs musicaux suffisamment tôt pour télécharger les fichiers, créer les playlists et tester la table de mixage, le microphone, les câbles et les rallonges avant le jour J.
Fermez les inscriptions avec une marge d’au moins 7 jours pour traiter les besoins alimentaires, imprimer la liste des participants, trier les bracelets et préparer les badges nominatifs.
Attribuez les bénévoles à des créneaux précis, y compris l’accueil, le ravitaillement et les pauses. Gardez le contact des premiers secours avec le déroulé imprimé, plutôt que dans un téléphone isolé.
Achetez et refroidissez les boissons la veille si possible. Préparez les fruits, les encas, les sandwiches et le point café et thé assez tôt pour ne pas interrompre l’accueil ou les blocs de danse.

Questions fréquentes

Comment organiser un marathon de danse ?: Commencez par fixer la date, le lieu et le programme, puis ouvrez les inscriptions. Prévoyez ensuite les droits musicaux, les bénévoles, le matériel audio, les repas et l’accueil des participants. Une checklist de 76 tâches permet de suivre chaque étape dans l’ordre.
Quand ouvrir les inscriptions pour un marathon de danse ?: Ouvrez le formulaire dès que la date, le lieu et les principaux blocs musicaux sont confirmés. Fermez les inscriptions environ 7 jours avant l’événement afin de traiter les besoins alimentaires et d’imprimer les documents nécessaires.
Que prévoir pour la musique d’un marathon de danse ?: Préparez les playlists et téléchargez les fichiers musicaux avant le jour J. Vérifiez les droits musicaux, puis testez l’ordinateur, la table de mixage, le microphone, les enceintes, les câbles, les multiprises et les rallonges au moins 24 heures à l’avance.
Que préparer à manger pour un marathon de danse ?: Prévoyez des encas, des fruits, des sandwiches, des boissons et un point café et thé. Faites les courses au plus tard la veille, refroidissez les boissons et préparez les aliments périssables le jour même pour conserver leur fraîcheur.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.