Dansmarathon organiseren: complete checklist

Een dansmarathon vraagt meer voorbereiding dan alleen muziek en een dansvloer. Je regelt tegelijk deelnemers, vrijwilligers, donaties, catering, techniek en een programma dat uren vol te houden is. Begin met datum, locatie en het goede doel en werk daarna toe naar inschrijvingen, muziek en logistiek. Controleer in de laatste week vooral polsbandjes, deelnemerslijsten, apparatuur, gekoelde dranken en de opbouw van de dansvloer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Goed doel vastleggen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inschrijven
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Muziekrechten controleren
DJs of muziekteams bevestigen
Catering bestellen
2 personen
Dranken bestellen
Prijzen voor inzamelactie regelen
2 personen
Betaalwijze voor donaties regelen
2 personen
Plattegrond maken
Draaiboek afdrukken
Deelnemerslijst afdrukken
Polsbandjes sorteren
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Versproducten ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Vloer en ruimte inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Dansvloer afzetten
3 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Donatiepunt inrichten
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Toiletten controleren
EHBO-materialen klaarzetten
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Dansmarathon starten
2 personen
Muziek draaien
2 personen
Deelnemers begeleiden
3 personen
Waterpunten aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Donaties registreren
2 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Pauzes aankondigen
Lichte snacks aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Vloer vrijhouden
2 personen
Eindbedrag bekendmaken
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Overgebleven eten verpakken
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimte schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Donaties overmaken
2 personen
Bedankbericht versturen
Opbrengst publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Hoge statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Waterkannenaantal 10

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
DJ-controller
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Speakerstatievenaantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Laptop
Oplaadkabelsaantal 6

Verlichting

LED-lichtbalkenaantal 6
Sfeerlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Sportmateriaal

Dansvloertegelsaantal 40
Vloermarkeringaantal 2
Polsbandjesaantal 120
Stretchmattenaantal 20
Handdoekenaantal 80
Ventilatorenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 200
Ballonpompaantal 2
Slingersaantal 12
Aankondigingsbordenaantal 8
Pijlbordenaantal 10
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Donatieboxenaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Scharenaantal 4
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Wasmandenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig DJs of muziekteams en controleer de muziekrechten minimaal 4 weken voor de dansmarathon. Zet ook een alternatief klaar voor het geval een act uitvalt.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en bestel catering en dranken op basis van het definitieve aantal deelnemers. Houd extra waterkannen en herbruikbare drinkglazen apart bij de uitgifte.
Maak de plattegrond vóór je tafels, stoelen en statafels klaarzet. Houd de dansvloer vrij van kabels en leg verlenghaspels en stekkerdozen langs de rand vast.
Sorteer polsbandjes en druk de deelnemerslijst en het draaiboek uiterlijk de dag ervoor af. Leg bij aankomst een aparte plek klaar voor registratie, donaties en vragen.
Zet dranken op tijd koud en haal versproducten pas kort voor de start op. Test speakers, mengpaneel, microfoons, DJ-controller en licht vóór de eerste deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansmarathon organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, goed doel en aanmeldformulier. Plan de definitieve deelnemers, catering en dranken in de laatste 7 dagen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een dansmarathon?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 25 deelnemers, plus één coördinator voor muziek en één persoon voor donaties. Bij 100 deelnemers kom je daarmee uit op minstens 6 vrijwilligers.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een dansmarathon?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon; daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Bestel daarnaast extra water, vooral wanneer deelnemers meerdere uren dansen.
Wanneer moet ik de muziek en techniek testen?: Test alle apparatuur uiterlijk 2 uur voor de start en controleer speakers, microfoons, kabels en stroomaansluitingen afzonderlijk. Laat de DJ of muziekteam minimaal 60 minuten vóór opening aanwezig zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.