LizztLIZZT
frLanguage — Français

Organiser un marathon de danse sans rien oublier

Un marathon de danse demande une préparation précise, car les participants restent longtemps sur place et l’organisation doit tenir du début à la fin. Cette checklist regroupe les étapes à planifier dans l’ordre : date, inscriptions, musique, bénévoles, repas, dons et installation. Prévoyez aussi les bracelets, les tapis de stretching, les boissons fraîches et le matériel audio. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, récupérer les produits frais et imprimer les documents utiles.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

    2 personnes

  • Arrêter le choix de l’association caritative

    2 personnes

  • Créer le formulaire d’inscription

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier la promotion en ligne

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Inscrire les bénévoles

    2 personnes

  • Établir le programme musical

    2 personnes

  • Vérifier les droits musicaux

  • Confirmer les DJs ou les équipes musicales

  • Commander le catering

    2 personnes

  • Commander des boissons

  • Prévoir les prix pour la collecte

    2 personnes

  • Organiser le mode de paiement pour les dons

    2 personnes

  • Créer le plan

  • Imprimer le déroulé

  • Imprimer la liste des participants

  • Trier les bracelets

    2 personnes

  • Vérifier le matériel

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Récupérer les produits frais

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Confirmer les participants

    2 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Inspecter le sol et la salle

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Balisage de la piste de danse

    3 personnes

  • Installer le matériel sonore

    3 personnes

  • Tester le matériel sonore

    2 personnes

  • Installer l'éclairage

    3 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Installer le point de dons

    2 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Installer la table traiteur

    3 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Préparer le matériel de premiers secours

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les participants

    4 personnes

  • Distribuer les bracelets

    2 personnes

  • Faire le discours d’ouverture

  • Lancer le marathon de danse

    2 personnes

  • Passer la musique

    2 personnes

  • Accompagner les participants

    3 personnes

  • Réapprovisionner les points d’eau

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Enregistrer les dons

    2 personnes

  • Animer le moment photo

    2 personnes

  • Annoncer les pauses

  • Réapprovisionner les snacks légers

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Dégager le sol

    2 personnes

  • Annoncer le montant final

  • Saluer les participants à leur départ

    3 personnes

Suivi

  • Éteindre le matériel sonore

    2 personnes

  • Emballer les restes

    3 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer l’espace

    4 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Verser les dons

    2 personnes

  • Envoyer un message de remerciement

  • Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables pliantesqté 10
  • Chaises pliantesqté 80
  • Tables hautesqté 4
  • Nappesqté 12
  • Portants à vêtementsqté 2
  • Poubellesqté 8

Vaisselle

  • Verres réutilisablesqté 120
  • Assiettes réutilisablesqté 100
  • Couverts réutilisablesqté 120
  • Tasses à caféqté 80
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 8
  • Carafes d’eauqté 10

Équipement

  • Intervenants actifsqté 2
  • Table de mixage
  • Contrôleur DJ
  • Microphonesqté 2
  • Pieds de microqté 2
  • Pieds d'enceinteqté 2
  • Rallonges électriquesqté 4
  • Multiprisesqté 8
  • Ordinateur portable
  • Câbles de rechargeqté 6

Éclairage

  • Barres lumineuses LEDqté 6
  • Lampes d'ambianceqté 8
  • Guirlandes lumineusesqté 4

Matériel de sport

  • Dalles de piste de danseqté 40
  • Marquage au solqté 2
  • Braceletsqté 120
  • Tapis de stretchingqté 20
  • Serviettesqté 80
  • Ventilateursqté 4

Décoration

  • Ballonsqté 200
  • Pompe à ballonsqté 2
  • Guirlandesqté 12
  • Panneaux d’annonceqté 8
  • Panneaux indicateursqté 10
  • Mur photo
  • Accessoires photoqté 20
  • Boîtes à donsqté 3

Cuisine

  • Glacièresqté 6
  • Thermosqté 6
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Ciseauxqté 4
  • Pains de glaceqté 24

Nettoyage

  • Serpillièreqté 2
  • Seauxqté 3
  • Balaiqté 2
  • Balayette et pelleqté 2
  • Gants de nettoyageqté 6
  • Paniers à lingeqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez par confirmer la date, le lieu et l’association caritative, puis ouvrez les inscriptions suffisamment tôt pour recueillir les besoins alimentaires et recruter les bénévoles. Gardez une liste actualisée jusqu’à la veille.
  • Bloquez le programme musical avant la dernière semaine : confirmez les DJs ou équipes, vérifiez les droits musicaux et testez la table de mixage, les microphones, les câbles et les rallonges au moins 24 heures avant.
  • Prévoyez les pauses dès la conception du programme. Les carafes d’eau, verres réutilisables, en-cas et tapis de stretching doivent être accessibles sans interrompre la piste de danse.
  • Préparez le système de dons avant l’ouverture : affichez clairement le mode de paiement et prévoyez les prix de collecte. Une personne doit suivre les paiements pendant toute la durée de l’événement.
  • Le jour J, installez d’abord les tables, chaises, poubelles, éclairages et marquages au sol. Triez les bracelets et imprimez le déroulé ainsi que la liste des participants avant l’arrivée du premier danseur.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un marathon de danse ?
Commencez la préparation au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les inscriptions, les bénévoles, le catering, les DJs et les droits musicaux demandent souvent plusieurs semaines de coordination.
Quand confirmer les participants à un marathon de danse ?
Faites une première relance 7 jours avant, puis une confirmation finale 24 à 48 heures avant l’événement. Profitez-en pour vérifier les besoins alimentaires et les horaires d’arrivée.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?
Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et les bracelets, 1 pour les dons et 1 personne pour la coordination. Ajoutez du renfort selon le nombre de participants et la durée des pauses repas.
Que faut-il tester avant un marathon de danse ?
Testez le son, les microphones, la table de mixage, les contrôleurs, les enceintes et chaque rallonge au plus tard la veille. Vérifiez aussi les éclairages, les marquages au sol et les tapis de stretching avant l’ouverture.

Des plans du même genre

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Organisez gratuitement et invitez vos contacts !