Checklist para organizar un maratón de baile

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Define la causa benéfica y el método de pago de las donaciones antes de abrir las inscripciones. Así puedes incluir la información correcta en el formulario y en las invitaciones desde el primer día.
• Cierra el programa musical con antelación y comprueba los derechos de la música antes de confirmar DJs o grupos. Reserva tiempo para probar altavoces, mesa de mezclas, micrófonos y cables antes de que llegue el público.
• Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y pásalas al catering con varios días de margen. Separa los aperitivos y las bebidas antes del inicio, y enfría las bebidas con tiempo suficiente para el primer turno.
• Prepara el plano y el plan de trabajo antes del montaje. Indica dónde van la pista, las mesas, las sillas, los percheros, las papeleras y la zona de donaciones para que cada voluntario sepa qué hacer.
• Imprime la lista de participantes, clasifica las pulseras y confirma las inscripciones antes de abrir las puertas. Haz una última comprobación de materiales y recoge los productos frescos el mismo día solo si puedes mantenerlos refrigerados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un maratón de baile?

Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite confirmar la fecha y la ubicación, fijar la causa benéfica, abrir las inscripciones, coordinar voluntarios y cerrar la música, el catering y las donaciones.

¿Cuándo debo cerrar las inscripciones del maratón de baile?

Ciérralas entre 3 y 7 días antes si necesitas pedir catering y recoger preferencias dietéticas. Reserva el último día para confirmar participantes, imprimir la lista y clasificar las pulseras.

¿Cuántas bebidas hay que calcular por persona?

Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua disponible durante todo el evento. Ajusta el pedido según la duración prevista, la temperatura y si el catering también incluye bebidas.

¿Cuándo se prepara el equipo de sonido?

Haz la prueba completa al menos 2 horas antes de la llegada de los participantes. Comprueba altavoces, mesa de mezclas, controlador de DJ, micrófonos, soportes, regletas, enrollacables y cables de carga.

Planes parecidos a este

• Checklist para organizar una campaña de luces para bicicletas
• Checklist para organizar una Carrera de Nochevieja
• Checklist para organizar un campamento de liderazgo
• Checklist para organizar una competición de patinaje artístico