Danskamp organiseren: een praktische checklist

Een danskamp vraagt meer voorbereiding dan alleen lessen en muziek regelen. Je legt eerst datum, zalen, docenten en het programma vast; daarna volgen inschrijvingen, medische informatie en groepsindeling. In de laatste weken bereid je choreografieën, catering en ouderinformatie voor. Controleer in de laatste 24 uur vooral het geluid, de dansmaterialen, naamkaartjes en de inrichting van ontvangst- en dansruimtes. De volledige checklist helpt je de 59 taken en 65 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
Docenten en begeleiders vastleggen
2 personen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Medische bijzonderheden verzamelen
Toestemmingen controleren
2 personen
Deelnemerslijst opstellen
Groepsindeling maken
2 personen
Danslessen voorbereiden
3 personen
Muziek en choreografie selecteren
3 personen
Eindpresentatie samenstellen
3 personen
Ouderinformatie versturen
Catering bestellen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dansmaterialen klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Deelnemersinformatie printen
Ontvangstruimte inrichten
3 personen
Danszalen klaarzetten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
Muziek testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Lunch en snacks voorbereiden
3 personen

Event

Aanmeldtafel bemannen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Huisregels uitleggen
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Dansworkshop groep één geven
2 personen
Dansworkshop groep twee geven
2 personen
Water en snacks uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
Choreografie oefenen
4 personen
Pauze begeleiden
3 personen
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
Dieetmaaltijden controleren
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Avondworkshop begeleiden
3 personen
Eindpresentatie klaarzetten
4 personen
Publiek ontvangen
2 personen
Eindpresentatie begeleiden
4 personen
Deelnemers bedanken
2 personen
Deelnemers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Geluidsapparatuur afbreken
2 personen
Danszalen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 45
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 50
Kommetjesaantal 40
Vorkenaantal 50
Messenaantal 50
Lepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiokabelsaantal 6
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Oplaadstationsaantal 2
EHBO-koffer
Thermometeraantal 2
Brandblusdeken

Sportmateriaal

Dansmattenaantal 35
Yogamattenaantal 35
Stretchbandenaantal 35
Danslintenaantal 35
Trainingshoepelsaantal 10
Foamrollersaantal 10
Waterflessenaantal 40
Handdoekenaantal 40
Reserve-T-shirtsaantal 10
Pionnenaantal 20
Stopwatchesaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Stoffen doekenaantal 6
Naamkaartjesaantal 40
Pijlbordjesaantal 10
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 6
Kleefgumaantal 4
Flip-over
Flip-overpapier
Permanente markersaantal 8
Printpapieraantal 250
Kleurpolsbandjesaantal 50

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Gardeaantal 2
Maatbekersaantal 2
Keukentangenaantal 4
Ovenhandschoenenaantal 2

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledspotsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma, zalen en docenten minstens 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer daarbij alle ruimtes die je nodig hebt voor lessen, ontvangst, pauzes en de eindpresentatie.
Sluit de inschrijving niet zonder medische bijzonderheden, dieetwensen en toestemmingen te controleren. Stuur ouderinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat ontbrekende gegevens nog kunnen worden nagevraagd.
Maak de groepsindeling zodra de aanmeldingen stabiel zijn, bij voorkeur 2 weken voor de start. Koppel elke groep aan een docent of begeleider en zet de deelnemerslijst per zaal klaar.
Test geluidsapparatuur minimaal 1 dag vooraf met de laptop, het mengpaneel, de actieve speakers, microfoons, audiokabels en verlengsnoeren. Controleer ook een reserve-aansluiting en laadstations voor apparaten.
Zet dansmaterialen, waterflessen, naamkaartjes en deelnemersinformatie vóór de ontvangst klaar. Richt de danszalen zo in dat tafels, stoelen en losse materialen geen doorgangen blokkeren en leg afvalbakken op zichtbare plekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een danskamp organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, docenten en programma. Start de inschrijvingen daarna, zodat je uiterlijk 2 weken voor het kamp de groepen kunt indelen en materialen kunt controleren.
Wanneer moet ik deelnemers van een danskamp uitnodigen?: Verstuur de uitnodiging zodra datum, locatie en programma vaststaan, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Geef een duidelijke inschrijfdeadline en stuur ouderinformatie uiterlijk 7 dagen voor de start.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een danskamp?: Plan minimaal 1 verantwoordelijke begeleider naast de docent per groep en bepaal het exacte aantal op basis van leeftijd en groepsgrootte. Leg de bezetting uiterlijk 6 weken vooraf vast, zodat vervanging nog geregeld kan worden.
Wanneer moet ik de muziekapparatuur voor een danskamp testen?: Test alle apparatuur minstens 24 uur vooraf in de zaal waar het kamp plaatsvindt. Controleer daarna op de dag zelf nog kort volume, microfoons, kabels en de afspeellijst voordat de deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.