Checklist para organizar un campamento de baile
Un campamento de baile combina clases, comidas, cambios de grupo y una presentación final, así que conviene trabajar con un orden claro. Empieza por fijar la fecha, reservar el recinto y confirmar quiénes serán los docentes y acompañantes. Después centraliza las inscripciones, las preferencias dietéticas y los datos médicos antes de distribuir a los participantes. En los últimos días, comprueba las salas, el sonido, los materiales de danza y toda la información que recibirán las familias.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el recinto y las salas
Registrar a los docentes y acompañantes
2 personas
Crear el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar datos médicos especiales
Comprobar permisos
2 personas
Elaborar la lista de participantes
Hacer la distribución de grupos
2 personas
Preparar las clases de baile
3 personas
Seleccionar música y coreografía
3 personas
Preparar la presentación final
3 personas
Enviar información a los padres
Pedir el catering
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar el material de danza
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir la información de los participantes
Montar la zona de recepción
3 personas
Preparar las salas de baile
4 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar el sistema de sonido
2 personas
Probar la música
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el almuerzo y los snacks
3 personas
Evento
Atender la mesa de registro
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Explicar las normas de la casa
2 personas
Guiar el calentamiento
2 personas
Dar el taller de baile al grupo uno
2 personas
Dar el taller de baile al grupo dos
2 personas
Repartir agua y snacks
2 personas
Rellenar las bebidas
Practicar la coreografía
4 personas
Gestionar la pausa
3 personas
Servir la cena
4 personas
Comprobar las comidas especiales
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Dirigir el taller de la tarde
3 personas
Preparar la presentación final
4 personas
Recibir al público
2 personas
Coordinar la presentación final
4 personas
Agradecer a los participantes
2 personas
Hacer que los participantes salgan con seguridad
4 personas
Seguimiento
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Recoger las salas de baile
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Aprovechar la comida sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 45
- Taburetes de barcant. 4
- Percheroscant. 4
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 50
- Platoscant. 50
- Cuencoscant. 40
- Tenedorescant. 50
- Cuchilloscant. 50
- Cucharascant. 50
- Cucharonescant. 6
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Cables de audiocant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Portátil
- Estaciones de cargacant. 2
- Botiquín de primeros auxilios
- Termómetrocant. 2
- Manta ignífuga
Material deportivo
- Alfombras de bailecant. 35
- Esterillas de yogacant. 35
- Bandas elásticascant. 35
- Cintas de bailecant. 35
- Aros de entrenamientocant. 10
- Rodillos de espumacant. 10
- Botellas de aguacant. 40
- Toallascant. 40
- Camisetas de reservacant. 10
- Conoscant. 20
- Cronómetroscant. 3
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Paños de telacant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Carteles de flechascant. 10
- Rotuladorescant. 12
- Cinta adhesivacant. 6
- Masilla adhesivacant. 4
- Pizarra de hojas
- Papel para rotafolio
- Rotuladores permanentescant. 8
- Papel de impresióncant. 250
- Pulseras de colorescant. 50
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Bandejas de servircant. 8
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Batidor de varillascant. 2
- Jarras medidorascant. 2
- Pinzas de cocinacant. 4
- Guantes de hornocant. 2
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Escoba y recogedorcant. 3
- Paños de microfibracant. 20
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Focos LEDcant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la inscripción antes de formar los grupos. Reserva al menos 7 días para revisar edades, niveles, preferencias dietéticas y datos médicos especiales antes de asignar las clases.
- Envía a las familias un único documento con horarios, salas, personas de contacto, permisos necesarios y qué deben llevar. Hazlo entre 5 y 7 días antes del campamento para que puedan responder a tiempo.
- Prueba el equipo de sonido en las salas reales el día anterior. Comprueba altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, cables, regletas y el portátil con la música de las clases y de la presentación final.
- Prepara la recepción antes de que llegue el primer participante: tarjetas con nombres, lista impresa, percheros, papelera y un lugar visible para las mesas de inscripción. Así reduces las colas durante los primeros 15 minutos.
- Calcula el material por grupo, no solo por participante. Deja las alfombras, esterillas, bandas, cintas, aros y rodillos separados por sala, y coloca una botella de agua para cada participante más un pequeño margen de reposición.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un campamento de baile?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el recinto, confirmar docentes y preparar el formulario de inscripción. Cierra los datos definitivos de participantes, grupos y catering al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones del campamento de baile?
- Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del inicio. Ese margen permite revisar los datos médicos, recoger preferencias dietéticas, formar grupos y enviar la información final a las familias.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior a un campamento de baile?
- Revisa las salas, la distribución de mesas y sillas, el material de danza y todo el equipo de sonido. También conviene dejar impresas las listas de participantes y preparar la zona de recepción con al menos 2 horas de margen.
- ¿Cuánto catering calcular para un campamento de baile?
- Pide el catering según el número confirmado de participantes, docentes y acompañantes, y añade entre un 5 % y un 10 % de margen. Confirma las dietas especiales como mínimo 7 días antes para que el proveedor pueda preparar las raciones correctas.
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