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Organiser un stage de danse sans rien oublier

Un stage de danse se prépare bien avant l’arrivée des participants : il faut réserver les salles, confirmer les intervenants et structurer les groupes. Les inscriptions permettent ensuite de recueillir les informations alimentaires, médicales et les autorisations nécessaires. La dernière semaine sert surtout à vérifier le son, préparer les cours, les badges et l’accueil. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, du programme initial à la présentation finale.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme

    2 personnes

  • Réserver le lieu et les salles

  • Valider les enseignants et les accompagnateurs

    2 personnes

  • Créer le formulaire d'inscription

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Collecter les informations médicales particulières

  • Vérifier les autorisations

    2 personnes

  • Établir la liste des participants

  • Faire la répartition des groupes

    2 personnes

  • Préparer les cours de danse

    3 personnes

  • Sélectionner la musique et la chorégraphie

    3 personnes

  • Préparer la présentation finale

    3 personnes

  • Envoyer les informations aux parents

  • Commander le catering

    2 personnes

  • Vérifier le matériel

    2 personnes

  • Tester le matériel sonore

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Préparer le matériel de danse

    2 personnes

  • Créer des badges nominatifs

    2 personnes

  • Imprimer les informations des participants

  • Aménager l’espace d’accueil

    3 personnes

  • Préparer les salles de danse

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    3 personnes

  • Installer le système de sonorisation

    2 personnes

  • Tester la musique

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer le déjeuner et les en-cas

    3 personnes

Événement

  • Tenir le bureau d’inscription

    2 personnes

  • Accueillir les participants

    3 personnes

  • Distribuer les badges

    2 personnes

  • Expliquer le règlement intérieur

    2 personnes

  • Animer l'échauffement

    2 personnes

  • Animer l'atelier de danse du groupe un

    2 personnes

  • Animer l'atelier de danse du groupe deux

    2 personnes

  • Distribuer de l'eau et des snacks

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

  • Répéter la chorégraphie

    4 personnes

  • Encadrer la pause

    3 personnes

  • Servir le dîner

    4 personnes

  • Vérifier les repas adaptés

    2 personnes

  • Dégager les tables

    3 personnes

  • Animer l’atelier du soir

    3 personnes

  • Installer la présentation finale

    4 personnes

  • Accueillir le public

    2 personnes

  • Animer la présentation finale

    4 personnes

  • Remercier les participants

    2 personnes

  • Faire partir les participants en toute sécurité

    4 personnes

Suivi

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Démonter le matériel audio

    2 personnes

  • Ranger les salles de danse

    4 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Remettre le mobilier en place

    3 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Traiter les restes

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables pliantesqté 8
  • Chaisesqté 45
  • Tabourets de barqté 4
  • Portants à vêtementsqté 4
  • Poubellesqté 6

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 50
  • Assiettesqté 50
  • Petits bolsqté 40
  • Fourchettesqté 50
  • Couteauxqté 50
  • Cuillèresqté 50
  • Louchesqté 6

Équipement

  • Intervenants actifsqté 2
  • Table de mixage
  • Microphonesqté 2
  • Pieds de microqté 2
  • Câbles audioqté 6
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 4
  • Ordinateur portable
  • Stations de rechargeqté 2
  • Trousse de premiers secours
  • Thermomètreqté 2
  • Couverture anti-feu

Matériel de sport

  • Tapis de danseqté 35
  • Tapis de yogaqté 35
  • Bandes de résistanceqté 35
  • Rubans de danseqté 35
  • Cerceaux d’entraînementqté 10
  • Rouleaux de mousseqté 10
  • Bouteilles d'eauqté 40
  • Serviettesqté 40
  • T-shirts de rechangeqté 10
  • Cônesqté 20
  • Chronomètresqté 3

Décoration

  • Ballonsqté 100
  • Guirlandesqté 8
  • Chiffons en tissuqté 6
  • Badges nominatifsqté 40
  • Panneaux de directionqté 10
  • Marqueursqté 12
  • Ruban adhésifqté 6
  • Pâte adhésiveqté 4
  • Paperboard
  • Papier pour chevalet
  • Marqueurs permanentsqté 8
  • Papier d’impressionqté 250
  • Bracelets colorésqté 50

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Thermosqté 4
  • Carafes d’eauqté 6
  • Glacièresqté 4
  • Carafesqté 2
  • Verres doseursqté 2
  • Pinces de cuisineqté 4
  • Gants de cuisineqté 2

Nettoyage

  • Seaux de nettoyageqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Balai et pelleqté 3
  • Chiffons microfibresqté 20

Éclairage

  • Guirlandes lumineuses LEDqté 4
  • Projecteurs LEDqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixe la date et le programme avant d’ouvrir les inscriptions : indique les horaires des cours, les pauses, le repas éventuel et l’heure de la présentation finale.
  • Demande les informations alimentaires, médicales et les autorisations dès le formulaire d’inscription. Relance les familles qui n’ont pas répondu au plus tard 7 jours avant le stage.
  • Répartis les participants en groupes après la clôture des inscriptions, puis transmets les horaires et les consignes aux parents au moins 5 jours avant le début.
  • Teste la table de mixage, les microphones, les câbles, les rallonges et les multiprises 2 à 3 jours avant. Prévois aussi un ordinateur portable chargé et des stations de recharge.
  • Prépare l’accueil et les salles la veille : badges nominatifs, liste imprimée des participants, tapis de danse, bouteilles d’eau, tables, chaises et poubelles doivent être accessibles dès l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un stage de danse ?
Commence 6 à 8 semaines avant la date prévue pour réserver le lieu, confirmer les enseignants et fixer le programme. Ouvre les inscriptions environ 4 semaines avant, puis garde les 7 derniers jours pour les relances et les ajustements.
Quand envoyer les informations aux parents pour un stage de danse ?
Envoie les horaires, le lieu, les affaires à prévoir et les règles pratiques au moins 5 jours avant le stage. Une courte confirmation la veille permet de rappeler l’heure d’accueil et les éventuels changements de groupe.
Quel matériel prévoir pour un stage de danse ?
Prévois le matériel de pratique adapté aux cours, notamment les tapis, les rubans, les cerceaux, les bandes de résistance ou les rouleaux de mousse selon le programme. Pour l’organisation, vérifie aussi le son, les microphones, les câbles, les tables, les chaises et au moins une poubelle par espace utilisé.
Quand préparer la présentation finale d’un stage de danse ?
Choisis la musique et la chorégraphie dès que les groupes sont formés, idéalement 2 à 3 semaines avant. Réserve ensuite plusieurs répétitions, dont une avec le matériel sonore et une répétition générale avant la présentation.

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