Dansfeest organiseren: een checklist die werkt

Een dansfeest staat of valt met een lege dansvloer, goed getest geluid en een planning die ook tijdens de opbouw blijft werken. Leg eerst datum, locatie en budget vast en werk daarna toe naar de gastenlijst, muziek en vergunningen. Verzamel dieetwensen en contactgegevens ruim vóór je boodschappen doet. Op de dag zelf voorkom je haast door leveringen, kabels, verlichting, drank en hapjes in vaste volgorde klaar te zetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Begroting opstellen
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
2 personen
Vergunningen controleren
Contactgegevens verzamelen
Indeling van de ruimte maken
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Lichtplan testen
2 personen
Definitieve gastenlijst maken
Draaiboek afdrukken
Leveringen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Dansvloer vrijmaken
3 personen
Entree inrichten
2 personen
Bar en uitgiftepunt opbouwen
3 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Lichtapparatuur opbouwen
2 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Toiletten controleren
Hapjes uitstallen
2 personen
Dranken en glazen klaarzetten
3 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen

Event

Entree openen
2 personen
Gasten ontvangen
2 personen
Muziek verzorgen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
Toiletten tussentijds controleren
Dansvloer vrijhouden
Verlichting bedienen
Laatste ronde aankondigen
Gasten naar uitgang begeleiden
2 personen
Muziek uitschakelen

Nazorg

Eten en drank veilig opbergen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 50
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 6
Garderobehangersaantal 100

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 30
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
DJ-controller
Microfoonaantal 2
Laptop
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 2
Brandblussersaantal 2
EHBO-koffers
Zaklampenaantal 3
Reserve audiokabelsaantal 6
Laptopstandaard

Verlichting

LED-lichtbalkenaantal 4
Discolampenaantal 2
Sfeerlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenboog
Slingersaantal 10
Confettivrije tafeldecoratieaantal 8
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Plakstripsaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
IJsblokjesbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Koekenpannenaantal 2
Thermoskannenaantal 3

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Pedaalemmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Vloertrekkersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Test geluidsapparatuur, mengpaneel, DJ-controller en microfoon uiterlijk één dag vooraf. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels; een ontbrekende aansluiting leg je tijdens de opbouw niet snel meer op.
Maak de dansvloer vóór het plaatsen van tafels en stoelen vrij en houd looppaden naar entree, bar en garderoberekken open. Zet barkrukken aan de rand, zodat ze geen dansruimte innemen.
Zet dranken minstens 2 uur voor aanvang koud in koelboxen en houd een aparte voorraad achter de bar. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna bij op basis van het verbruik.
Druk het draaiboek op de dag zelf af en leg één exemplaar bij de entree en één bij de bar. Noteer daarin telefoonnummers, levertijden, muziekovergangen en wie verantwoordelijk is voor de laatste controle.
Bereid hapjes eerder voor en sorteer serveerschalen, serveertangen, borden en herbruikbare drinkglazen per uitgiftepunt. Zet dieetopties apart en label ze vóór de eerste gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansfeest organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken voor het feest en maak de definitieve gastenlijst 3 tot 5 dagen vooraf.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een dansfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 tot 2 per uur. Zet gekoelde drank minstens 2 uur voor aanvang klaar en bewaar een extra voorraad achter de bar.
Wanneer moet ik het geluid en licht testen?: Test speakers, mengpaneel, DJ-controller, microfoon en lichtbalken uiterlijk 1 dag vooraf. Doe op de feestdag nog een korte controle zodra de stroompunten, kabels en apparatuur op hun definitieve plek staan.
Wanneer moet ik hapjes en decoratie klaarzetten?: Sorteer decoratie en bereid houdbare hapjes de dag ervoor. Zet tafeldecoratie, serveerschalen en verse hapjes 1 tot 2 uur voor aanvang klaar, zodat de dansvloer en entree daarna vrij blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.