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Checklist pour organiser une fête dansante

Une fête dansante se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et le budget, puis les invités, la musique et les réservations. Les derniers jours servent surtout à confirmer les inscriptions, tester le son et l’éclairage, et vérifier les livraisons. Le jour même, prévois du temps pour dégager la piste, installer le bar et refroidir les boissons. Cette checklist rassemble les 58 tâches et les 56 fournitures du plan, pour ne rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le lieu

    2 personnes

  • Établir le budget

    2 personnes

  • Établir le programme musical

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Faire les réservations

    2 personnes

  • Vérifier les autorisations

  • Recueillir les coordonnées

  • Faire l’aménagement de la salle

    2 personnes

  • Vérifier les points d'alimentation

    2 personnes

  • Tester le matériel sonore

    2 personnes

  • Tester le plan d’éclairage

    2 personnes

  • Établir la liste définitive des invités

  • Imprimer le déroulé

  • Vérifier les livraisons

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Mettre en place les stocks non périssables

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Trier la décoration

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Dégager la piste de danse

    3 personnes

  • Aménager l’entrée

    2 personnes

  • Monter le bar et le point de service

    3 personnes

  • Installer le matériel sonore

    3 personnes

  • Monter l’éclairage

    2 personnes

  • Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Disposer les amuse-bouches

    2 personnes

  • Préparer les boissons et les verres

    3 personnes

  • Tester la musique et le micro

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir l’entrée

    2 personnes

  • Accueillir les invités

    2 personnes

  • Fournir la musique

  • Servir les boissons

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner les en-cas

    2 personnes

  • Vider les poubelles

  • Vérifier les toilettes à intervalles réguliers

  • Dégager la piste de danse

  • Gérer l’éclairage

  • Annoncer le dernier tour

  • Accompagner les invités vers la sortie

    2 personnes

  • Couper la musique

Suivi

  • Ranger la nourriture et les boissons en toute sécurité

    2 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Trier les déchets

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Nettoyer l’espace

    3 personnes

  • Remettre le mobilier en place

    3 personnes

  • Emballer le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables pliantesqté 8
  • Chaises pliantesqté 50
  • Tabourets de barqté 6
  • Nappesqté 8
  • Portantsqté 2
  • Poteaux de balisageqté 6
  • Cintres de vestiaireqté 100

Vaisselle

  • Verres réutilisablesqté 100
  • Verres à vinqté 30
  • Tasses à caféqté 30
  • Assiettesqté 80
  • Couvertsqté 80
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 6

Équipement

  • Intervenants actifsqté 2
  • Table de mixage
  • Contrôleur DJ
  • Microphoneqté 2
  • Ordinateur portable
  • Glacièresqté 4
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 6
  • Rallonges à enrouleurqté 2
  • Extincteursqté 2
  • Trousses de premiers secours
  • Lampes de pocheqté 3
  • Câbles audio de rechangeqté 6
  • Support pour ordinateur portable

Éclairage

  • Barres lumineuses LEDqté 4
  • Lumières discoqté 2
  • Lampes d'ambianceqté 8
  • Pilesqté 24

Décoration

  • Ballonsqté 150
  • Arche de ballons
  • Guirlandesqté 10
  • Décoration de table sans confettisqté 8
  • Mur photo
  • Accessoires photoqté 20
  • Bandes adhésivesqté 4

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Bacs à glaçonsqté 4
  • Planches à découperqté 3
  • Couteaux de chefqté 3
  • Poêlesqté 2
  • Thermosqté 3

Nettoyage

  • Balaiqté 2
  • Aspirateur
  • Serpillièresqté 2
  • Seauxqté 2
  • Gants de nettoyageqté 6
  • Poubellesqté 8
  • Poubelles à pédaleqté 4
  • Chiffons microfibresqté 12
  • Raclettes de solqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commence par fixer la date, le lieu et le budget avant d’envoyer les invitations. Garde une marge pour les autorisations, les réservations et les achats de dernière minute.
  • Envoie les invitations assez tôt pour obtenir les inscriptions et les besoins alimentaires. Établis ensuite une liste définitive des invités afin d’ajuster les boissons, les en-cas, les verres et les assiettes.
  • Teste le matériel sonore et le plan d’éclairage au moins 24 heures avant la fête. Vérifie notamment la table de mixage, le contrôleur DJ, le microphone, les rallonges et les multiprises.
  • Réserve la piste de danse avant d’installer les tables et les chaises. Prévois aussi une entrée clairement aménagée, un espace bar et un point de service pour éviter les bouchons.
  • Le jour de la fête, refroidis les boissons et installe les stocks non périssables avant l’arrivée des invités. Trie la décoration à l’avance et monte le mur photo, les guirlandes ou l’arche de ballons sans gêner la circulation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête dansante ?
Commence au moins 4 à 6 semaines avant la date. Cela laisse le temps de fixer le lieu, préparer le programme musical, envoyer les invitations, recueillir les inscriptions et effectuer les réservations.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une fête dansante ?
Prévois au minimum 3 heures le jour même pour installer les tables, les chaises, le bar, la décoration, le son et l’éclairage. Ajoute une vérification la veille pour éviter de découvrir un problème technique juste avant l’arrivée des invités.
Quand confirmer le nombre d’invités pour une fête dansante ?
Arrête la liste définitive 5 à 7 jours avant la fête. Tu peux alors ajuster les achats, les en-cas, les boissons, la vaisselle et les besoins alimentaires signalés lors des inscriptions.
Que faut-il tester avant une fête dansante ?
Teste au moins 24 heures à l’avance le matériel sonore, le microphone, les branchements électriques et le plan d’éclairage. Prévois des piles et des rallonges de rechange pour ne pas interrompre la soirée.

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