LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Dansfeest organiseren: checklist van plan tot laatste nummer

Een dansfeest staat of valt met een vrije dansvloer, goed geteste geluidsinstallatie en een planning die niet alleen op de avond zelf begint. Reserveer eerst de locatie en muziek, verstuur daarna de uitnodigingen en verwerk de aanmeldingen. Pas wanneer het definitieve aantal gasten bekend is, regel je catering, drank en zitplaatsen. Op de dag zelf werk je van locatiecontrole naar opbouw, test en klaarzetten, zodat je niet tegelijk nog boodschappen, kabels en dieetwensen moet oplossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Locatie reserveren

  • Muziek regelen

  • Uitnodigingen opstellen

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Definitief aantal gasten bepalen

  • Catering reserveren

  • Vervoer en parkeren controleren

  • Plattegrond en vluchtroutes controleren

    2 personen

  • Muziekprogramma samenstellen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Locatie inspecteren

    2 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen plaatsen

    3 personen

  • Dansvloer vrijmaken

    2 personen

  • Geluidsinstallatie opbouwen

    2 personen

  • Geluidsinstallatie testen

    2 personen

  • Verlichting ophangen

    2 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Buffet en bar inrichten

    3 personen

  • Hapjes en dranken klaarzetten

    3 personen

  • Registratietafel inrichten

    2 personen

  • Teambriefing houden

    4 personen

Event

  • Gasten ontvangen

    2 personen

  • Welkomstdrankjes serveren

    3 personen

  • Muziek starten

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet aanvullen

    2 personen

  • Dieetmaaltijden uitserveren

    2 personen

  • Afval en lege glazen verwijderen

    2 personen

  • Muziek en verlichting bedienen

  • Laatste ronde aankondigen

  • Gasten uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Geluidsinstallatie afbreken

    2 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Afval sorteren en afvoeren

    2 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    3 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Koelboxen leegmaken

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

  • Locatie afsluiten

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Rechthoekige tafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 30
  • Bar- of buffettafelsaantal 3
  • Kledingrekkenaantal 2

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 100
  • Wijnglazenaantal 60
  • Bordenaantal 80
  • Besteksetsaantal 80
  • Serveerschalenaantal 12
  • Serveertangenaantal 6

Apparatuur

  • Actieve speakersaantal 2
  • Mengpaneel
  • DJ-controller
  • Microfoonaantal 2
  • Speakerstatievenaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

  • LED-lichtsetsaantal 4
  • Sfeerlampenaantal 8
  • Kabelmattenaantal 6

Decoratie

  • Ballonnenaantal 100
  • Ballonpompaantal 2
  • Slingersaantal 8
  • Tafelkledenaantal 8
  • Fotowand
  • Fotowandaccessoiresaantal 20

Keuken

  • Koelboxenaantal 4
  • IJsblokjesbakkenaantal 4
  • Koffiezetapparaat
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 4
  • Snijplankenaantal 4
  • Koks- en broodmessenaantal 4
  • Keukentangenaantal 4

Schoonmaak

  • Bezemaantal 2
  • Stofzuiger
  • Dweilsetaantal 2
  • Emmersaantal 3

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan het definitieve aantal gasten uiterlijk 7 dagen voor het dansfeest. Gebruik dat aantal voor catering, bekers, glazen, borden, bestek en de hoeveelheid drank.
  • Maak de dansvloer vrij voordat je tafels en stoelen neerzet. Houd bovendien een duidelijke route naar de uitgang en controleer de vluchtroutes vóór de opbouw.
  • Test geluidsinstallatie, mengpaneel, DJ-controller en microfoon minimaal 2 uur vóór de start. Leg verlengkabels en stekkerdozen vast met kabelmatten, zodat niemand erover struikelt.
  • Koel dranken op tijd: zet ze enkele uren voor aanvang in koelboxen en vul ijsblokjesbakken bij. Richt de bar en het buffet zo in dat gasten niet door de dansruimte hoeven te lopen.
  • Hang verlichting en versiering pas op nadat de techniek staat. Controleer daarna vanuit de dansvloer of LED-lichtsets, sfeerlampen, slingers en de fotowand elkaar niet hinderen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansfeest organiseren?
Begin 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, muziek en uitnodigingen. Leg catering en eventuele techniek uiterlijk 3 weken voor het feest vast, zodat je nog tijd hebt voor aanpassingen.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een dansfeest versturen?
Verstuur ze 4 tot 6 weken vooraf en geef een uiterste aanmelddatum van ongeveer 2 weken voor het feest. Dan kun je dieetwensen verzamelen en het definitieve aantal gasten bepalen.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een dansfeest?
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Koop daarnaast voldoende water en houd rekening met gasten die geen alcohol drinken.
Hoe laat moet ik de geluidsinstallatie testen?
Test speakers, mengpaneel, DJ-controller en microfoon minimaal 2 uur vóór de ontvangst van de gasten. Zo kun je nog een kabel, stekkerdoos of speaker vervangen zonder dat het feest al begonnen is.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!