Danscongres organiseren: checklist en planning

Een danscongres vraagt meer voorbereiding dan alleen docenten en workshops vastleggen. Je regelt tegelijk inschrijvingen, deelnemerscommunicatie, muziek, presentaties, techniek, dansmaterialen en catering. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar een gecontroleerde congresdag. Plan de laatste week voor printwerk, badgepakketten, materialen en boodschappen; juist die onderdelen worden vaak te laat opgepakt. De checklist hieronder bevat 73 taken en 59 spullen om niets tussen registratie, workshops en catering te laten vallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Dansdocenten bevestigen
Muziekrechten controleren
Inschrijfformulier maken
Ticketprijzen vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Workshops indelen
2 personen
Docenteninformatie versturen
Draaiboek afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Workshopschema afdrukken
Routebeschrijving versturen
Catering aantallen bevestigen
Materialen controleren
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Presentaties verzamelen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Badgepakketten samenstellen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Vloeren controleren
2 personen
Danszalen schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Naambadges klaarleggen
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Workshopmaterialen klaarleggen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Afvalpunten plaatsen
Instructie team geven
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Workshops begeleiden
6 personen
Muziek tijdens workshops bedienen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
Panelgesprek begeleiden
2 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Avondprogramma aankondigen
Dansdemo begeleiden
3 personen
Vrije dansvloer begeleiden
3 personen
Laatste ronde aankondigen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Buffetrestanten veilig verpakken
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zalen opruimen
4 personen
Vloeren schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 3
Afzetpalenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 4
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
USB-sticksaantal 3

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Sportmateriaal

Dansmattenaantal 30
Yogamattenaantal 40
Stretchbandenaantal 30
Dansstokkenaantal 20
Handdoekenaantal 40
Waterflessenaantal 120

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 10
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmaatjesaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Flessenopenersaantal 4

Decoratie

Podiumachtergronddoek
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 16
Tafeldecoratieaantal 12
Naambadgehoudersaantal 120
Pijlbordenaantal 12
Programmapostersaantal 20
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Schaaraantal 4

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 8
Desinfectiesprayaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je ticketprijzen en uitnodigingen publiceert. Zo weten deelnemers welke workshops, tijden en docenten ze kunnen verwachten en voorkom je dat je later het workshopschema moet aanpassen.
Vraag dieetwensen uiterlijk bij de inschrijving uit en bevestig de catering aantallen enkele dagen voor het congres. Neem het definitieve aantal deelnemers mee in maaltijden, dranken, herbruikbare bekers, borden en koffiekopjes.
Test techniek niet pas bij de eerste workshop. Controleer laptop, projector, HDMI-kabels, mengpaneel, actieve speakers en draadloze microfoons vooraf op dezelfde opstelling als op de congresdag; leg ook reservebatterijen klaar.
Maak registratiepakketten per deelnemer: naambadge, programma en eventuele informatie. Zet de registratietafel klaar met een alfabetische deelnemerslijst en gebruik afzetpalen als er bij de start een wachtrij ontstaat.
Controleer de danszalen op vloer en materiaal voordat deelnemers arriveren. Tel dansmatten, yogamatten, stretchbanden, dansstokken, handdoeken en waterflessen per workshop en wijs één persoon aan voor snelle aanvullingen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een danscongres organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en dansdocenten. Open de inschrijving zodra ticketprijzen, workshops en basisinformatie vaststaan; plan de laatste 7 dagen voor bevestigingen, printwerk en materiaalcontrole.
Wanneer moet ik de inschrijving voor een danscongres sluiten?: Sluit de inschrijving bij voorkeur 7 dagen voor het congres, zodat je deelnemers, workshops, badges en catering kunt verwerken. Houd na sluiting alleen ruimte voor wijzigingen die je organisatorisch nog kunt opvangen.
Hoeveel techniek heb ik nodig voor een danscongres?: Plan per zaal minimaal een passende geluidsopstelling en controleer daarnaast één laptop, projector, projectiescherm, HDMI-kabels, stekkerdozen en verlengkabels voor presentaties. Test alles minstens 1 dag vooraf en neem reservebatterijen mee voor draadloze microfoons en verlichting.
Wanneer moet ik de catering voor een danscongres bevestigen?: Bevestig de aantallen 3 tot 5 dagen vooraf, nadat dieetwensen en afmeldingen zijn verwerkt. Zet dranken op tijd koud en leg herbruikbare bekers, wijnglazen, koffiekopjes en borden klaar vóór de registratie opent.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.