LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Tanzkongress organisieren: die praktische Checkliste

Ein Tanzkongress braucht früh klare Entscheidungen: Termin, Programm, Location und bestätigte Tanzlehrer bilden die Grundlage. Danach folgen Anmeldung, Ticketpreise, Werbung und die Einteilung der Workshops. In den letzten Tagen zählen vor allem Technik, Unterlagen, Teilnehmerdaten und Catering. Diese Checkliste führt dich in sinnvoller Reihenfolge durch die Vorbereitung und zeigt, was bei einem Kongress mit Tanzmatten, Präsentationen und mehreren Workshops leicht vergessen wird.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Tanzlehrer bestätigen

  • Musikrechte prüfen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Ticketpreise festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung online stellen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmer bestätigen

  • Workshops einteilen

    2 Personen

  • Lehrerinformationen versenden

  • Drehbuch ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Workshop-Plan ausdrucken

  • Wegbeschreibung versenden

  • Catering-Mengen bestätigen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Musikdateien sammeln

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Badge-Pakete zusammenstellen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Böden kontrollieren

    2 Personen

  • Tanzsäle reinigen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Workshopmaterialien bereitlegen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Müllstationen aufstellen

  • Anleitung an das Team geben

    2 Personen

Event

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Eröffnungspräsentation gestalten

    2 Personen

  • Workshops betreuen

    6 Personen

  • Musik während Workshops bedienen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausebuffet auffüllen

    3 Personen

  • Podiumsgespräch begleiten

    2 Personen

  • Abendbuffet servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Abendprogramm ankündigen

  • Tanzdemo begleiten

    3 Personen

  • Freie Tanzfläche begleiten

    3 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Teilnehmer auschecken

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Buffetreste sicher verpacken

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Säle aufräumen

    4 Personen

  • Böden reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Geräte einpacken

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übriges Catering aufräumen

    2 Personen

  • Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 120
  • Registrierungstisch
  • BuffetischeAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 3
  • AbsperrpfostenAnz. 6

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 4
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • LaptopAnz. 2
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • USB-SticksAnz. 3

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 6
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Sportmaterial

  • TanzmattenAnz. 30
  • YogamattenAnz. 40
  • StretchbänderAnz. 30
  • TanzstäbeAnz. 20
  • HandtücherAnz. 40
  • WasserflaschenAnz. 120

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 180
  • WeingläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TellerAnz. 140
  • BestecksetsAnz. 140
  • ServierschalenAnz. 16
  • ServierzangenAnz. 10
  • KaffeekannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 12

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochhilfenAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 4

Dekoration

  • Bühnenhintergrund
  • BallonsAnz. 100
  • TischdeckenAnz. 16
  • TischdekorationAnz. 12
  • NamensschildhalterAnz. 120
  • WegweiserAnz. 12
  • Programmatische PosterAnz. 20
  • KlebebandAnz. 6
  • KabelbinderAnz. 100
  • SchereAnz. 4

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • HandseifenspenderAnz. 8
  • DesinfektionssprayAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Workshop-Einteilung nicht erst kurz vor dem Kongress fest. Verschicke Lehrerinformationen, Wegbeschreibung und Workshop-Plan spätestens 7 Tage vorher, damit Rückfragen noch geklärt werden können.
  • Prüfe die Technik mindestens 24 Stunden vor Beginn: Aktive Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop, Projektor, HDMI- und Verlängerungskabel müssen zusammen getestet werden. Sammle Musikdateien und Präsentationen zusätzlich auf USB-Sticks.
  • Plane die Registrierung für den ersten Andrang. Lege Namensschilder und Badge-Pakete alphabetisch bereit und stelle Registrierungstisch, Stifte sowie Teilnehmerbestätigungen mindestens 30 Minuten vor Einlass auf.
  • Bestätige Catering-Mengen nach Ablauf der Anmeldung und berücksichtige erfasste Ernährungswünsche. Getränke sollten vor Beginn gekühlt sein; Wasserflaschen, wiederverwendbare Becher, Teller, Tassen und Gläser gehören an feste Ausgabestellen.
  • Kontrolliere die Tanzräume am Vortag: Tanzmatten, Yogamatten, Stretchbänder, Tanzstäbe und Handtücher müssen je Workshop bereitliegen. Absperrpfosten, Kleiderständer und zusätzliche Beleuchtung verhindern außerdem Staus und schlecht erkennbare Bereiche.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tanzkongress organisieren?
Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Termin, Programm, Location und der Anfrage an Tanzlehrer. Anmeldung, Ticketpreise und Werbung sollten spätestens 8 Wochen vor dem Kongress bereitstehen.
Wann sollte man die Teilnehmer für einen Tanzkongress bestätigen?
Bestätige Teilnehmer nach Eingang der Anmeldung und verschicke die vollständigen Informationen spätestens 7 Tage vor Beginn. Die endgültige Workshop-Einteilung sollte 3 bis 5 Tage vorher abgeschlossen sein.
Wie viel Technik braucht ein Tanzkongress?
Plane mindestens ein Lautsprechersystem, ein Mischpult, zwei Funkmikrofone, einen Laptop und einen Projektor mit Leinwand ein. Teste jedes Signal 24 Stunden vor Beginn und halte Ersatzbatterien sowie USB-Sticks bereit.
Wann muss das Catering für einen Tanzkongress bestellt werden?
Bestätige die Mengen 5 bis 7 Tage vorher, sobald Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind. Getränke kühlst du am Vortag; die Ausgabe sollte spätestens 30 Minuten vor dem ersten Workshop vorbereitet sein.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!