Organiser un congrès de danse sans rien oublier

Un congrès de danse demande une coordination précise entre les professeurs, les ateliers, les inscriptions et la technique. Commence par bloquer la date, le lieu et le programme, puis avance vers la promotion et la répartition des participants. Les derniers jours servent surtout à confirmer les effectifs, préparer les badges, tester le son et organiser l’accueil. Cette checklist rassemble les 73 tâches et 59 éléments nécessaires au déroulement de la journée.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Confirmer les professeurs de danse
Vérifier les droits musicaux
Créer le formulaire d'inscription
Fixer les prix des billets
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
Répartir les ateliers
2 personnes
Envoyer les informations aux enseignants
Imprimer le déroulé
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le programme des ateliers
Envoyer les indications d'accès
Confirmer les quantités de catering
Vérifier le matériel
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Rassembler les présentations
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les packs de badges
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Contrôler les sols
2 personnes
Nettoyer les salles de danse
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Préparer le matériel d’atelier
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
Donner les consignes à l’équipe
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Encadrer les ateliers
6 personnes
Gérer la musique pendant les ateliers
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
Animer le débat
2 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Annoncer le programme du soir
Animer la démonstration de danse
3 personnes
Animer la piste de danse libre
3 personnes
Annoncer le dernier tour
Faire le check-out des participants
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Emballer les restes du buffet en toute sécurité
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les salles
4 personnes
Nettoyer les sols
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Portants à vêtementsqté 3
Poteaux de balisageqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 3
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Clés USBqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6
Piles de rechangeqté 24

Matériel de sport

Tapis de danseqté 30
Tapis de yogaqté 40
Bandes de résistanceqté 30
Bâtons de danseqté 20
Serviettesqté 40
Bouteilles d'eauqté 120

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 140
Couvertsqté 140
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 10
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Aides cuisiniersqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Toile de fond de scène
Ballonsqté 100
Nappesqté 16
Décoration de tableqté 12
Supports de badges nominatifsqté 120
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 20
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100
Ciseauxqté 4

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Spray désinfectantqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque le programme avant d’ouvrir les inscriptions : indique pour chaque atelier l’horaire, la durée, le niveau et le nombre maximal de participants. Cela évite de devoir déplacer les inscrits plus tard.
Confirme les professeurs au moins 4 semaines avant le congrès et transmets-leur ensuite les horaires, les besoins techniques et le nombre attendu de participants. Prévois un contact de remplacement pour chaque intervenant principal.
Ferme les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement pour répartir les ateliers et transmettre au traiteur les quantités définitives. Garde une liste séparée des allergies et régimes alimentaires.
Teste le système audio et les présentations sur place la veille : table de mixage, microphones sans fil, ordinateur, projecteur, câbles HDMI et rallonges doivent être vérifiés ensemble. Prépare aussi les fichiers musicaux sur deux clés USB.
Prépare les badges, le programme imprimé et les indications d’accès la veille au soir. Installe la table d’inscription au moins 45 minutes avant l’arrivée du premier participant, avec les listes par atelier et les stylos nécessaires.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un congrès de danse ?: Commence idéalement 3 à 6 mois avant la date prévue. Réserve le lieu et confirme les professeurs en premier, puis ouvre les inscriptions lorsque le programme et les prix sont fixés.
Quand fermer les inscriptions à un congrès de danse ?: Ferme-les 5 à 7 jours avant l’événement si tu dois répartir les participants par atelier et confirmer le catering. Tu peux conserver quelques places sur place uniquement si les capacités des salles sont connues.
Combien de bouteilles d’eau prévoir par participant ?: Prévois au minimum 2 bouteilles d’eau par personne pour une journée avec plusieurs ateliers, davantage si la salle est chaude ou si les participants dansent intensément. Place une partie des bouteilles près des espaces de pratique et le reste à l’accueil.
Quand préparer le matériel et les badges ?: Rassemble le matériel et prépare les packs de badges la veille. Arrive 60 à 90 minutes avant l’ouverture pour installer les tables, les chaises, les tapis, la signalétique et tester le son.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.