Checklist para organizar un congreso de danza sin olvidos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de abrir las inscripciones. El formulario debe indicar horarios, talleres disponibles, precios y cualquier preferencia dietética que necesites recoger.
• Confirma a cada docente por escrito y envíale su horario, el plan de trabajo y las indicaciones del evento al menos 7 días antes. Incluye qué materiales, música o presentación debe llevar.
• Revisa la capacidad de cada sala según el número de inscritos y prepara la distribución de talleres con tiempo. Para el registro, deja lista una mesa y los paquetes de acreditación como mínimo 60 minutos antes de la apertura.
• Comprueba los derechos de la música y reúne los archivos de audio y las presentaciones en un portátil y en una memoria USB. Haz una prueba de altavoces, micrófonos, proyector, cables y regletas antes de que llegue el público.
• Confirma el catering y las bebidas cuando las inscripciones estén cerradas, idealmente entre 3 y 5 días antes. Enfría las bebidas con antelación y separa materiales, toallas, agua y elementos de cada taller para que el montaje no dependa de una sola persona.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para un congreso de danza?

Abre el formulario entre 4 y 8 semanas antes del congreso, según el tamaño del programa. Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes para confirmar participantes, preferencias dietéticas y cantidades de catering.

¿Qué debo confirmar con los profesores de danza?

Confirma por escrito su horario, taller, duración, necesidades técnicas y materiales. Envía la información definitiva al menos 7 días antes y pide los archivos de música o presentaciones con 3 días de margen.

¿Cuánto tiempo antes se prepara el registro del congreso?

Prepara la mesa de registro, las acreditaciones y los paquetes al menos 60 minutos antes de abrir las puertas. Imprime también el programa del taller y deja una copia del plan de trabajo para la coordinación.

¿Cuándo debo comprobar el equipo y la música?

Haz una prueba técnica completa entre 24 y 48 horas antes: altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, portátil, proyector, cables y regletas. Guarda los archivos de música en dos soportes, por ejemplo un portátil y una memoria USB.

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