Dansbeurs organiseren: checklist van planning tot opbouw

Een dansbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en een dansvloer. Je legt eerst het programma, de dansscholen en standhouders vast en opent daarna de aanmelding. In de laatste weken controleer je reserveringen, dieetwensen, workshopmaterialen en muziek. Op de dag zelf draait alles om een logische indeling, geteste techniek en duidelijke bewegwijzering. Deze checklist bevat 71 taken en 59 spullen, zodat je van datumprik tot opening niets op het laatste moment hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Deelnemende dansscholen benaderen
2 personen
Standhouders vastleggen
2 personen
Workshops en demonstraties plannen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediaberichten publiceren
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen controleren
Draaiboek afdrukken
Standindeling afdrukken
Naamkaartjes maken
2 personen
Polsbandjes sorteren
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
Workshopmaterialen controleren
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
Promotiemateriaal klaarleggen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes inspecteren
2 personen
Vloeren controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Dansvloer markeren
2 personen
Standplaatsen markeren
3 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standmaterialen uitdelen
2 personen
Standhouders laten opbouwen
4 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziek testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Workshopruimtes inrichten
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
Teambriefing geven
3 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
4 personen
Aanmeldingen afhandelen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Openingswoord verzorgen
2 personen
Dansdemonstraties begeleiden
3 personen
Workshops begeleiden
4 personen
Muziekprogramma afspelen
Microfoons beheren
Tijdschema aankondigen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Cateringafval verwijderen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Dansvloer schoonhouden
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Standhouders laten afbouwen
4 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Meubilair afbouwen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval scheiden
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankberichten versturen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Kleedkamerschermenaantal 6
Kledingrekkenaantal 8
Spiegelsaantal 6
Dansvloerplatenaantal 30
Tafelrokkenaantal 12

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Laptop
Reserveaccu'saantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Kabelmattenaantal 12
Kassatablet
Pinapparaat

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Staande lampenaantal 4

Decoratie

Achterdoekenaantal 4
Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Posterelementenaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Krijtbordenaantal 6
Tafelbordjesaantal 20

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 12
Schenkkanenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Serveerkommenaantal 16
Tangenaantal 8
Flessenopenersaantal 4

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 40
Danslintenaantal 20
Handwaaiersaantal 20
Oefenblokkenaantal 20
Elastiekenaantal 20
Waterdispensersaantal 3
Handdoekenaantal 40

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofzuiger
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan workshops en demonstraties pas definitief nadat de deelnemende dansscholen en standhouders hun beschikbaarheid hebben bevestigd. Zet per onderdeel een begin- en eindtijd in het draaiboek, inclusief wisseltijd van minimaal 10 minuten.
Open het aanmeldformulier uiterlijk 4 weken voor de dansbeurs. Vraag direct naar dieetwensen en controleer reserveringen wekelijks, zodat de cateringbestelling niet achterloopt op het aantal deelnemers.
Test geluidsapparatuur minstens 2 uur voor de opening. Controleer actieve speakers, subwoofers, het mengpaneel, draadloze microfoons, laptop, reserveaccu's en alle kabels voordat bezoekers binnenkomen.
Maak de standindeling en bewegwijzering op papier én op locatie controleerbaar. Markeer de dansvloer, zet pijlborden op kruispunten en leg tafelbordjes klaar voordat standhouders arriveren.
Koel de dranken uiterlijk 2 uur voor de start en houd het draaiboek, de standindeling, naamkaartjes en polsbandjes bij de ontvangst. Zo voorkom je dat registratie, catering en opbouw tegelijk om dezelfde persoon vragen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansbeurs organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met de datum, het programma, dansscholen en standhouders. Open de aanmelding ongeveer 4 weken voor het evenement en sluit de inhoudelijke planning uiterlijk 1 week vooraf.
Wanneer moet ik standhouders voor een dansbeurs vastleggen?: Leg standhouders bij voorkeur 8 tot 10 weken voor de dansbeurs vast. Dan kun je de standindeling, tafels, stoelen, kledingrekken en bewegwijzering nog aanpassen voordat het draaiboek wordt afgedrukt.
Wat moet ik op de dag zelf controleren voor een dansbeurs?: Open de locatie minstens 2 uur voor de eerste bezoekers. Inspecteer ruimtes en vloeren, zet tafels en stoelen klaar, markeer de dansvloer, test de microfoons en muziek en controleer de ontvangstmaterialen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een dansbeurs?: Plan minimaal 2 uur voor een kleine opbouw en 3 tot 4 uur als er dansvloerplaten, stands, verlichting en geluidsapparatuur moeten worden geplaatst. Reserveer extra tijd voor een technische test en het corrigeren van de standindeling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.