Bourse de danse : la checklist pour tout organiser

Une bourse de danse réunit écoles, exposants, intervenants et visiteurs dans un même lieu : la préparation doit donc avancer par étapes. Commencez par fixer la date, le programme et les participants, puis ouvrez les inscriptions et confirmez les besoins pratiques. La dernière semaine sert surtout à imprimer les supports, vérifier le matériel, finaliser le traiteur et préparer l’accueil. Le jour J, prévoyez assez de temps pour inspecter les sols, installer les stands et marquer la piste de danse.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Contacter les écoles de danse participantes
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Planifier les ateliers et les démonstrations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des publications sur les réseaux sociaux
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les réservations
Imprimer le déroulé
Imprimer le plan des stands
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Trier les bracelets
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
Vérifier le matériel d’atelier
2 personnes
Passer la commande traiteur
Préparer le matériel promotionnel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter les espaces
2 personnes
Contrôler les sols
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Marquer la piste de danse
2 personnes
Marquer les emplacements
3 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Distribuer les supports de stand
2 personnes
Faire monter les exposants
4 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Aménager les espaces d'atelier
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Gérer les inscriptions
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
2 personnes
Animer les démonstrations de danse
3 personnes
Encadrer les ateliers
4 personnes
Lancer le programme musical
Gérer les micros
Annoncer le planning
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Évacuer les déchets du traiteur
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Garder la piste de danse propre
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Faire démonter les stands
4 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Envoyer les messages de remerciement
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Paravents de vestiaireqté 6
Portants à vêtementsqté 8
Miroirsqté 6
Dalles de piste de danseqté 30
Jupes de tableqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Batteries de secoursqté 12
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 10
Passe-câblesqté 12
Tablette de caisse
Terminal de paiement

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampadairesqté 4

Décoration

Toiles de fondqté 4
Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Éléments de posterqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux en ardoiseqté 6
Pancartes de tableqté 20

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Bacs de rangementqté 12
Saladiers de serviceqté 16
Pincesqté 8
Tire-bouchonsqté 4

Matériel de sport

Tapis de yogaqté 40
Rubans de danseqté 20
Éventails à mainqté 20
Blocs d’exerciceqté 20
Élastiquesqté 20
Distributeurs d'eauqté 3
Serviettesqté 40

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Aspirateur
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme au moins 8 à 12 semaines avant la bourse. Les écoles participantes, les exposants et les intervenants ont ainsi le temps de confirmer leur présence et leurs besoins.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est stabilisé, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Traitez les réponses chaque semaine et centralisez les besoins alimentaires au même endroit.
Gardez une version imprimée du déroulé et du plan des stands, même si l’équipe utilise un ordinateur portable. Prévoyez aussi des badges nominatifs et des bracelets déjà triés pour éviter une file dès l’ouverture.
Vérifiez le matériel audio et d’atelier 3 à 5 jours avant : table de mixage, microphones, subwoofers, fichiers musicaux, multiprises et rallonges. Les passe-câbles doivent être prêts avant l’arrivée du public.
Arrivez au lieu au moins 2 heures avant l’accueil. Contrôlez les sols, installez les tables et les chaises, montez les dalles de piste de danse et placez les panneaux indicateurs avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une bourse de danse ?: Commencez 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de contacter les écoles, confirmer les exposants, construire le programme et lancer les inscriptions sans devoir tout finaliser dans les derniers jours.
Quand ouvrir les inscriptions pour une bourse de danse ?: Ouvrez le formulaire 4 à 6 semaines avant l’événement, dès que les ateliers et démonstrations sont suffisamment définis. Faites un point chaque semaine et bloquez les inscriptions quelques jours avant si vous devez transmettre un nombre précis au traiteur.
Combien de temps prévoir pour installer une bourse de danse ?: Prévoyez au minimum 2 heures sur place avant l’accueil, et davantage si la piste de danse, le son et les stands doivent être montés le même jour. Gardez 30 minutes supplémentaires pour tester les microphones, la musique et les branchements.
Que vérifier la veille d’une bourse de danse ?: La veille, vérifiez les réservations, les fichiers musicaux, le matériel d’atelier, les badges, les bracelets et les documents imprimés. Refroidissez les boissons et préparez les commandes ou les courses au plus tard la veille au soir.

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