Tanzmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Tanzmesse braucht mehr als Stände und Musik. Du koordinierst Tanzschulen, Aussteller, Workshops, Anmeldungen und den Ablauf so, dass sich Besucher schnell orientieren können. Plane Technik, Tanzboden, Umkleiden und Beschilderung frühzeitig und prüfe am Veranstaltungstag jeden Raum. Diese Checkliste führt dich von der ersten Programmplanung bis zum Öffnen der Location.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Teilnehmende Tanzschulen ansprechen
2 Personen
Standbetreiber festlegen
2 Personen
Workshops und Demonstrationen planen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Social-Media-Beiträge veröffentlichen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Reservierungen prüfen
Drehbuch ausdrucken
Standplan drucken
Namensschilder erstellen
2 Personen
Armbänder sortieren
2 Personen
Musikdateien sammeln
Workshopmaterialien prüfen
2 Personen
Cateringbestellung aufgeben
Werbematerial bereitlegen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Räume inspizieren
2 Personen
Böden kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Tanzfläche markieren
2 Personen
Standplätze markieren
3 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Standmaterialien verteilen
2 Personen
Aussteller mit dem Aufbau beginnen lassen
4 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Musik testen
2 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Workshopräume einrichten
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
Teambriefing geben
3 Personen

Event

Besucher begrüßen
4 Personen
Anmeldungen abwickeln
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Eröffnungsrede halten
2 Personen
Tanzvorführungen begleiten
3 Personen
Workshops betreuen
4 Personen
Musikprogramm abspielen
Mikrofone verwalten
Zeitplan ankündigen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Cateringabfall entfernen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Tanzfläche sauber halten
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
4 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Mobiliar abbauen
4 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Dankesnachrichten versenden
Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
Umkleideraum-TrennwändeAnz. 6
KleiderständerAnz. 8
SpiegelAnz. 6
TanzbodenplattenAnz. 30
TischröckeAnz. 12

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
Laptop
ErsatzakkusAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelmattenAnz. 12
Kassen-Tablet
Kartenterminal

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
StehlampenAnz. 4

Dekoration

HintergrundvorhängeAnz. 4
BallonsAnz. 100
WimpelkettenAnz. 8
PosterelementeAnz. 12
WegweiserAnz. 10
KreidetafelnAnz. 6
TischschilderAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServiertablettsAnz. 12
KaraffenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
ZangenAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4

Sportmaterial

YogamattenAnz. 40
TanzbänderAnz. 20
HandfächerAnz. 20
ÜbungsblöckeAnz. 20
GummibänderAnz. 20
WasserspenderAnz. 3
HandtücherAnz. 40

Reinigung

BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
Staubsauger
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und beteiligte Tanzschulen früh fest: Für Workshops und Demonstrationen brauchst du feste Zeiten, verantwortliche Personen und geprüfte Musikdateien.
Öffne das Anmeldeformular nicht erst kurz vor der Messe. Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend und prüfe Reservierungen spätestens eine Woche vor dem Termin.
Plane die Wege der Besucher mit Standplan, Wegweisern und Tischschildern. Namensschilder und Armbänder solltest du nach Anmeldung sortieren, damit die Ausgabe am Eingang nicht stockt.
Prüfe die Tontechnik mindestens am Vortag: Aktive Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Laptop, Ersatzakkus und Kabel müssen zusammen auffindbar sein.
Kontrolliere am Veranstaltungstag zuerst Räume und Böden, bevor Tische und Stühle aufgestellt werden. Markiere die Tanzfläche, kühle Getränke und lege Drehbuch, Werbematerial sowie Workshopmaterialien bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Tanzmesse planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Tanzschulen und Standbetreibern. Workshops, Demonstrationen und Catering brauchen meist die längsten Vorläufe.
Wann sollte das Anmeldeformular für eine Tanzmesse öffnen?: Öffne die Anmeldung idealerweise 4 bis 6 Wochen vor der Messe. Schließe sie einige Tage vorher, damit Namensschilder, Armbänder, Reservierungen und Ernährungswünsche geprüft werden können.
Was muss man bei der Technik einer Tanzmesse prüfen?: Teste Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult und Funkmikrofone spätestens am Vortag. Lege außerdem Laptop, Ersatzakkus, Verlängerungskabel und Kabelmatten gemeinsam bereit, damit beim Aufbau nichts fehlt.
Wann sollte das Catering für eine Tanzmesse bestellt werden?: Gib die Cateringbestellung etwa 7 bis 10 Tage vorher auf, sobald die Teilnehmerzahl belastbar ist. Aktualisiere die Menge und die erfassten Ernährungswünsche spätestens 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung.

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