Dansavond organiseren: checklist en planning

Een dansavond draait om een vrije dansvloer, goed geluid en een planning die niet pas op de avond zelf begint. Leg eerst datum, locatie en bezoekersaantal vast; daarna volgen uitnodigingen, dieetwensen, muziekkeuzes en catering. Reserveer geluidsapparatuur op tijd en maak de playlist offline beschikbaar. Op de dag zelf controleer je entree en vloer, laad je apparatuur op en test je muziek, microfoon en verlichting voordat de eerste gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muziekvoorkeuren verzamelen
Locatie reserveren
Catering bestellen
Geluidsapparatuur reserveren
Playlist samenstellen
2 personen
Bezoekerslijst afronden
Dieetwensen doorgeven
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Apparatuur opladen
Playlist offline beschikbaar maken
Locatie openen
2 personen
Vloer en entree controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Dansvloer vrijmaken
3 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
Entree en garderobe inrichten
2 personen

Event

Ontvangstteam plaatsen
2 personen
Gasten ontvangen
2 personen
Muziek starten
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Muziek en verlichting bedienen
Dansvloer en doorgangen controleren
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Voorraad terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afvalcontainers legen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 70
Buffettafelsaantal 3

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoon
Muziekspeler
Luidsprekerkabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 4
Lichtspotsaantal 4
Batterijenaantal 24

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 8
Tafeldecoratieaantal 6
Plakbandaantal 4
Touwaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Herbruikbare wijnglazenaantal 40
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Flessenopenersaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de bezoekerslijst en dieetwensen uiterlijk één week vooraf af. Zo kun je de catering en hoeveelheden voor borden, bestek en serveerschalen aanpassen aan het definitieve aantal gasten.
Maak de dansvloer ruim voordat je tafels en stoelen opstelt. Houd de entree vrij en zet garderoberekken en kledinghangers op een plek waar jassen de looproute niet blokkeren.
Test actieve speakers, mengpaneel, microfoon en muziekspeler minimaal 2 uur voor aanvang. Leg luidsprekerkabels, stekkerdozen en verlengkabels zo neer dat niemand erover struikelt.
Zet dranken minstens enkele uren vooraf koud in koelboxen en houd flessenopeners bij het buffet. Gebruik thermoskannen alleen voor dranken die warm moeten blijven en vul serveerschalen pas vlak voor het eten.
Laad apparatuur en verlichting de dag ervoor op en controleer batterijen. Download de playlist offline, zodat de muziek doorgaat als de internetverbinding op locatie wegvalt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansavond organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Reserveer geluidsapparatuur en catering zodra het verwachte aantal bezoekers bekend is, bij voorkeur uiterlijk 2 weken vooraf.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een dansavond klaar te zetten?: Reken op 3 tot 4 uur voor locatiecontrole, tafels en stoelen, het vrijmaken van de dansvloer, geluidsapparatuur, verlichting en versiering. Plan daarnaast 30 minuten voor een volledige muziek- en microfoontest.
Wanneer moet ik de playlist voor een dansavond maken?: Verzamel muziekvoorkeuren tijdens de aanmeldingen en maak de playlist uiterlijk 1 week vooraf. Zet de definitieve versie de dag ervoor offline op de muziekspeler en controleer of alle nummers afspelen.
Hoeveel drank en servies heb ik nodig voor een dansavond?: Tel per gast minimaal 2 tot 3 drankjes voor het eerste uur en daarna ongeveer 1 drankje per uur, met extra voorraad voor alcoholvrije opties. Voorzie per gast minstens 1 drinkglas en regel extra glazen voor breuk of een snelle wissel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.