Dakterraspicknick organiseren: checklist en planning
Een dakterraspicknick vraagt meer voorbereiding dan een gewone picknick, vooral door toegang, huisregels, wind en het vervoer naar boven. Reserveer het dakterras eerst en controleer meteen hoe laat je naar binnen kunt, waar de ingang is en of een partytent of muziek is toegestaan. Verzamel daarna aanmeldingen en dieetwensen, zodat je het definitieve aantal en de boodschappen op tijd bepaalt. De laatste uren gebruik je voor koelen, snijden, klaarzetten en het inrichten van tafels, kleden en buffet.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Dakterras reserveren
Toegang en huisregels controleren
Weersverwachting controleren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitief aantal bepalen
Boodschappenlijst vaststellen
2 personen
Vervoer van materialen regelen
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Route en ingang doorgeven
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Baksels en brood verpakken
2 personen
Materialen klaarzetten
2 personen
Dakterras inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Picknickkleden neerleggen
2 personen
Zonwering en windschermen plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Decoratie aanbrengen
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Eten en dranken uitstallen
3 personen
Event
Gasten ontvangen
2 personen
Welkomstdranken serveren
2 personen
Lunchbuffet aanvullen
2 personen
Dieetopties aanwijzen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dessertbuffet uitserveren
2 personen
Kaarsen en lampen controleren
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
Nazorg
Eten gekoeld opbergen
2 personen
Servies en materialen verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Decoratie en verlichting verwijderen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Dakterras schoonmaken
2 personen
Materialen controleren en opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 40
- Picknickkledenaantal 8
- Buffettafelsaantal 2
- Windschermenaantal 4
- Partytent
Servies
- Bordenaantal 50
- Kommetjesaantal 50
- Drinkglazenaantal 60
- Wijnglazenaantal 40
- Koffiekopjesaantal 40
- Vorkenaantal 50
- Messenaantal 50
- Lepelsaantal 50
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
Apparatuur
- Koelboxenaantal 4
- Bluetoothspeaker
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- LED-lantaarnsaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 6
- Vaasjesaantal 8
- Bloemenaantal 8
- Menukaartstandaardsaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Afvalcontainersaantal 3
- Veger en blikaantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de toegang niet op het laatste moment: controleer vooraf of er een sleutel, code of begeleider nodig is en geef route en ingang aan alle gasten door. Reken voor het uitladen minstens 30 minuten extra.
- Maak het definitieve aantal gasten uiterlijk 3 dagen vooraf bekend. Gebruik dat aantal voor hapjes, brood, fruit en servies; leg per gast minstens 1 bord, 1 glas, 1 set bestek en een extra glas voor drank klaar.
- Koel dranken al enkele uren vooraf in koelboxen en vul thermoskannen pas vlak voor vertrek. Zet bederfelijke hapjes zo laat mogelijk op het buffet, zeker als het dakterras warm wordt.
- Controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend zelf. Zet windschermen en zonwering klaar en spreek af waar picknickkleden, partytent en materialen naartoe gaan als wind of regen opsteekt.
- Test muziek, verlichting en stroom voordat de gasten komen. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen zo neer dat niemand erover struikelt en gebruik LED-lantaarns als de lichtslingers niet genoeg geven.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een dakterraspicknick reserveren?
- Reserveer het dakterras zodra je een datum en voorlopig aantal gasten hebt, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Controleer dan ook de toegangstijden, huisregels, geluidsafspraken en regels voor een partytent of windschermen.
- Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een dakterraspicknick versturen?
- Stuur de uitnodigingen 3 tot 4 weken vooraf en vraag om een reactie uiterlijk 7 dagen voor de picknick. Verzamel tegelijk dieetwensen, zodat je 3 dagen vooraf het definitieve aantal en de boodschappen kunt vaststellen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een dakterraspicknick op te bouwen?
- Plan minimaal 2 uur voor het opstellen van tafels en stoelen, neerleggen van kleden, plaatsen van windschermen, ophangen van verlichting en inrichten van het buffet. Voeg 30 minuten toe als materialen met een lift of via een gedeelde ingang naar boven moeten.
- Wat moet ik doen bij slecht weer voor een dakterraspicknick?
- Maak uiterlijk 24 uur vooraf een besluit op basis van de weersverwachting en controleer of je kunt uitwijken of afzeggen. Houd windschermen, zonwering en een partytent klaar, maar gebruik die alleen als ze volgens de huisregels veilig en toegestaan zijn.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!