Dag van de Democratie organiseren: complete checklist

Een Dag van de Democratie vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een paar tafels. Je regelt tegelijk sprekers, workshops, aanmeldingen, vergunningen, techniek en een duidelijke publieksstroom. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar promotie, inschrijvingen en de inrichting. Deze checklist helpt je de 56 taken in een logische volgorde af te werken, inclusief de controles die vaak pas op de laatste dag worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Sprekers en workshopleiders boeken
2 personen
Programma online publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Promotieposters verspreiden
3 personen
Socialmediaberichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Workshopinschrijvingen indelen
2 personen
Sprekersinformatie versturen
Draaiboek en contactlijst printen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Podiumvrije presentatieruimte inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Stemhokje opbouwen
2 personen
Infostands inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Briefing vrijwilligers geven
3 personen

Event

Bezoekers registreren
3 personen
Welkom en programma toelichten
Informatiestands bemannen
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Stemhulp en stemhokje begeleiden
2 personen
Workshop debat begeleiden
2 personen
Workshop nepnieuws begeleiden
2 personen
Panelgesprek begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Microfoons doorgeven
Avondprogramma aankondigen
Publieksdebat begeleiden
3 personen
Bedankwoord uitspreken
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
Materialen inpakken
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Statafelsaantal 6
Registratietafel
Garderoberekaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 3

Servies

Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbordenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Schaaltjesaantal 12
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Nederlandse vlaggenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Pijlbordenaantal 12
Programmabordenaantal 6
Plakgumaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Catering

Stemhokje
Stembus
Stemformulierenaantal 150
Stemstiftenaantal 20
Informatiefoldersaantal 250
Notitieblokkenaantal 30
Balpennenaantal 60
Flip-oversaantal 4
Flip-overvellenaantal 4
Markeerstiftenaantal 24
Kleurkaartenaantal 300
Stemstickersaantal 300
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenaantal 8
Toiletpapieraantal 24

Tips

Leg het programma en de indeling van workshops vast voordat je de aanmeldingen opent. Zo voorkom je dat populaire sessies vol raken terwijl andere groepen te groot worden.
Plan de techniek minstens één volledige test vóór de publieksdag. Controleer laptop, beamer, projectiescherm, mengpaneel, actieve speakers en draadloze microfoons samen in de ruimte.
Maak de registratie zichtbaar bij binnenkomst met een registratietafel, naamkaartjes en een contactpersoon. Zet daarnaast een garderoberek klaar, zodat jassen niet bij de infostands of workshoptafels belanden.
Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en tel daarna servies en catering per verwachte bezoeker. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen niet pas neer wanneer de eerste bezoekers binnenkomen.
Print het draaiboek en de contactlijst uiterlijk één dag van tevoren. Neem ook een korte laatste controle op voor verlengkabels, stekkerdozen, powerbanks, presentaties en het stemhokje.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Dag van de Democratie organiseren?: Leg datum en programma bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer daarna direct de locatie, controleer vergunningen en boek sprekers en workshopleiders.
Hoeveel weken van tevoren moet de promotie voor de Dag van de Democratie starten?: Start de promotie 4 tot 6 weken vooraf, zodra het programma online staat. Open het aanmeldformulier tegelijk en plan in de laatste 14 dagen meerdere socialmediaberichten.
Wanneer moet ik de workshops indelen?: Maak de eerste indeling zodra de aanmeldingen ongeveer halverwege de beschikbare capaciteit zijn. Rond de definitieve workshopinschrijving 7 dagen voor het evenement af, zodat workshopleiders en deelnemers tijdig informatie krijgen.
Wanneer test ik de techniek voor de Dag van de Democratie?: Test alle apparatuur uiterlijk 1 dag vooraf in de echte ruimte en doe op de dag zelf nog een controle van 30 minuten. Controleer vooral microfoons, presentaties, stroomaansluitingen en het geluid vanaf de achterste stoelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.