Organiser une Journée de la Démocratie : checklist complète

Une Journée de la Démocratie demande de coordonner un programme, des intervenants, des ateliers et un espace d’accueil clair. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu au rangement final. Prévoyez notamment le suivi des inscriptions, les besoins alimentaires et les tests techniques avant l’arrivée du public. Les détails pratiques, comme les badges, l’isoloir ou les multiprises, sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Réserver les intervenants et les animateurs d’ateliers
2 personnes
Publier le programme en ligne
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les inscriptions aux ateliers
2 personnes
Envoyer les informations sur les intervenants
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager un espace de présentation sans scène
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Monter l'isoloir
2 personnes
Aménager les stands d'information
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Accueil et présentation du programme
Tenir les stands d'information
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Accompagner l'aide au vote et l'isoloir
2 personnes
Animer l’atelier de débat
2 personnes
Animer l’atelier sur les fausses informations
2 personnes
Animer le débat
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Passer les microphones
Annoncer le programme du soir
Animer le débat public
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Retirer la décoration et la signalisation
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 110
Tables hautesqté 6
Table d'inscription
Portant à vêtementsqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 3

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 100
Cuillères à caféqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Assiettes de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Petits bolsqté 12
Verres doseursqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux néerlandaisqté 4
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux du programmeqté 6
Colle repositionnableqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Catering

Cabine de vote
Urne de vote
Bulletins de voteqté 150
Feutres pour voteqté 20
Brochures d’informationqté 250
Blocs-notesqté 30
Stylos à billeqté 60
Chevaletsqté 4
Feuilles de paperboardqté 4
Marqueursqté 24
Cartes de couleurqté 300
Autocollants de voteqté 300
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 8
Papier toiletteqté 24

Conseils

Fixez la date et le programme avant de lancer les invitations. Ouvrez ensuite les inscriptions assez tôt pour connaître le nombre de participants et répartir les places dans les ateliers.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et arrêtez la liste au moins 5 jours avant l’événement. Prévoyez les boissons, les tasses, les assiettes et les couverts selon le nombre confirmé.
Contactez les intervenants et animateurs au moins 2 semaines à l’avance. Envoyez leurs informations avec le programme afin que les participants sachent qui intervient et à quel moment.
Faites un test technique complet la veille : microphones sans fil, table de mixage, ordinateur, vidéoprojecteur, écran, rallonges et multiprises. Gardez aussi des batteries externes disponibles pour les équipements mobiles.
Le jour J, installez l’accueil, les badges, les tables d’information et l’isoloir avant l’ouverture des portes. Imprimez le déroulé et la liste de contacts en plusieurs exemplaires, puis prévoyez une personne pour orienter les participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Journée de la Démocratie ?: Prévoyez au minimum 6 semaines pour réserver le lieu, vérifier les autorisations, confirmer les intervenants et publier le programme. Commencez idéalement 8 à 10 semaines avant si plusieurs ateliers sont prévus.
Quand ouvrir les inscriptions pour une Journée de la Démocratie ?: Ouvrez le formulaire environ 4 semaines avant l’événement, dès que le programme est suffisamment stable. Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant pour répartir les ateliers et traiter les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 3 heures avant l’accueil du public. Comptez environ 60 minutes pour les tables et chaises, 45 minutes pour l’audio et les présentations, puis 30 minutes pour les stands, les badges et les derniers contrôles.
Quand tester le matériel audiovisuel ?: Effectuez un premier contrôle la veille et un second test 60 à 90 minutes avant le début. Vérifiez chaque microphone, la projection, les câbles, les multiprises et les présentations utilisées pendant la journée.

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