Cybersecurityworkshop organiseren: complete checklist

Een cybersecurityworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een presentatie en laptops klaarzetten. Je moet deelnemers registreren, trainingsaccounts en oefenbestanden tijdig testen en de internet- en presentatietechniek controleren. Ook kleine zaken zoals naamkaartjes, dieetwensen, reserve-laptops en een back-up van het lesmateriaal bepalen of de workshop soepel verloopt. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde af te werken en niets op de workshopdag zelf te moeten oplossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Workshopdatum bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst samenstellen
Bevestiging naar deelnemers sturen
Locatie reserveren
Catering bestellen
Presentaties verzamelen
Workshopprogramma afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
Oefenbestanden klaarzetten
2 personen
Trainingsaccounts aanmaken
2 personen
Testomgeving controleren
2 personen
Back-up van lesmateriaal maken
Internetverbinding testen
2 personen
Laptops en laders testen
2 personen
Presentatie op scherm testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
Ruimte klaarzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Laptops en laders plaatsen
3 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Introductie cybersecurity geven
Praktijkoefening begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
Pauzesnacks serveren
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Avondmaaltijd klaarzetten
3 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Verdiepende oefening begeleiden
3 personen
Dranken en koffie bijvullen
Resultaten en tips bespreken
2 personen
Certificaten uitdelen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Laptops en accessoires verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Toegang tot testaccounts sluiten
Deelnemersmateriaal nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Registratietafel
Krukken voor begeleidersaantal 3

Apparatuur

Laptopsaantal 30
Laptopladersaantal 30
Reserve-laptopsaantal 3
Netwerkswitchaantal 2
Ethernetkabelsaantal 36
Wifi-router
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 6
USB-sticksaantal 36
Laserpointer
Timeraantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Koffiekopjesaantal 36
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 6
Schenkkanaantal 3

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Serveerplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Voedseltangenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handvegersaantal 2
Vuilniszakhoudersaantal 4

Overig

Naamkaartjesaantal 36
Badgehoudersaantal 36
Balpennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 36
Flip-over
Flip-overvellenaantal 2
Stiftenaantal 12
Printpapier
Mapjesaantal 36

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier zodra de datum en locatie vaststaan en verwerk aanmeldingen doorlopend. Verzamel dieetwensen uiterlijk een week vooraf, zodat catering en deelnemerslijst tegelijk kunnen worden afgerond.
Maak trainingsaccounts en de testomgeving niet pas op de workshopdag aan. Controleer minstens 3 dagen vooraf of iedere deelnemer kan inloggen en of de oefenbestanden werken.
Test internet, laptops, laders, beamer, projectiescherm en HDMI-kabels minimaal 24 uur vooraf op de locatie. Leg reserve-laptops, stekkerdozen, verlengkabels en een netwerkswitch apart klaar.
Plan op de workshopdag minstens 60 minuten voor het opstellen van tafels en stoelen, het plaatsen van laptops en het aansluiten van de presentatietechniek. Test daarna nog één keer de presentatie vanaf de plek van de begeleider.
Zet dranken en koffie pas na de technische test klaar, zodat kabels en apparatuur niet in de weg staan. Gebruik thermoskannen, een waterkoker, koffiezetapparaat en herbruikbare bekers bij een workshop met meerdere pauzemomenten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een cybersecurityworkshop organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra het aanmeldformulier openstaat en rond deelnemerslijst, dieetwensen en catering uiterlijk 7 dagen voor de workshop af.
Hoeveel reserve-laptops heb ik nodig voor een cybersecurityworkshop?: Houd minimaal 1 reserve-laptop aan bij een groep tot 15 deelnemers en 2 reserve-laptops bij grotere groepen. Test iedere laptop en lader vooraf; een reserveapparaat zonder werkende account of verbinding helpt niet tijdens een oefening.
Wanneer moet ik de internetverbinding en testomgeving controleren?: Controleer de internetverbinding en testomgeving minstens 3 dagen vooraf en herhaal de controle 24 uur voor aanvang. Test ook op de locatie zelf, omdat een omgeving thuis goed kan werken maar op het workshopnetwerk kan blokkeren.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de ruimte klaar te zetten?: Reserveer minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, registratie, laptops, laders en presentatietechniek. Plan daarna nog 15 minuten voor een laatste controle van presentatie, internet, trainingsaccounts en oefenbestanden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.