Zo organiseer je een cultuuravond zonder last-minute stress

Een cultuuravond vraagt om meer dan optredens en een paar tafels. Je stemt programma, techniek, catering en expositie op elkaar af, terwijl bezoekers de ruimte makkelijk moeten kunnen vinden en gebruiken. Begin met datum, locatie en programma; bevestig daarna optredens en reserveringen. Werk vervolgens toe naar aanmeldingen, dieetwensen, materialen en een draaiboek. De laatste dagen draait alles om doorlopen, klaarzetten en controleren: juist daar worden techniek, naamkaartjes en programmaboekjes vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Programma samenstellen
3 personen
3
Optredens bevestigen
2 personen
4
Reserveringen maken
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotieposter verspreiden
3 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
2 personen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Optredens doorlopen
3 personen
11
Techniekbehoeften controleren
2 personen
12
Draaiboek afdrukken
13
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
14
Programmaboekjes printen
2 personen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
18
Materialen verzamelen
3 personen
19
Ruimte inspecteren
2 personen
20
Vloer en entree vrijmaken
3 personen
21
Tafels opstellen
4 personen
22
Stoelen plaatsen
4 personen
23
Podiumvlak markeren
2 personen
24
Expositiewanden plaatsen
3 personen
25
Kunstwerken ophangen
3 personen
26
Decoratie ophangen
3 personen
27
Licht ophangen
3 personen
28
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
29
Microfoons testen
2 personen
30
Presentatielaptop testen
2 personen
31
Optredens soundchecken
4 personen
32
Garderobe inrichten
2 personen
33
Registratietafel inrichten
2 personen
34
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
37
Routeborden plaatsen
2 personen
38
Programma en tijden ophangen
39
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

40
Deelnemers ontvangen
3 personen
41
Garderobe beheren
2 personen
42
Expositie openen
2 personen
43
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
44
Opening presenteren
2 personen
45
Eerste programmaonderdeel begeleiden
2 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Expositie toelichten
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Tweede programmaonderdeel begeleiden
2 personen
50
Pauze aankondigen
51
Buffet aanvullen
3 personen
52
Servies inzamelen
2 personen
53
Derde programmaonderdeel begeleiden
2 personen
54
Artiesten ontvangen en begeleiden
2 personen
55
Optredens aankondigen
56
Optredens begeleiden
3 personen
57
Techniek bedienen
2 personen
58
Publiek informeren
2 personen
59
Koffie en thee bijvullen
2 personen
60
Afvalbakken legen
2 personen
61
Afsluiting presenteren
2 personen
62
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
63
Garderobe afhandelen
2 personen
64
Ongebruikte catering koelen
2 personen

Nazorg

65
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
66
Decoratie verwijderen
3 personen
67
Kunstwerken veilig inpakken
3 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Ruimte schoonmaken
4 personen
72
Materialen inventariseren
2 personen
73
Geleende spullen retourneren
2 personen
74
Overgebleven eten verdelen
2 personen
75
Gevonden voorwerpen registreren
76
Foto's en bestanden archiveren
77
Dankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Statafelsaantal 4
Krukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100
Expositiewandenaantal 6
Podiumdelenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 100
Gebaksbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 10

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Schaaltjesaantal 12
Thermoboxenaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Luidsprekerkabelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Tape voor kabelsaantal 4

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Staande lampenaantal 4

Decoratie

Kleurrijke doekenaantal 8
Papieren slingersaantal 12
Vazenaantal 8
Tafellopersaantal 10
Fotolijstenaantal 12
Klembordenaantal 8
Krijtbordenaantal 4
Pennenaantal 30
Naamkaartjesaantal 100
Programmabordenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst het programma en de overgangen tussen onderdelen. Reserveer per optreden tijd voor opbouw, soundcheck en wisselen, zodat een uitloop van 10 tot 15 minuten niet meteen de hele avond verschuift.
Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf uit en verwerk ze direct in de deelnemerslijst. Controleer daarna of de catering en het servies daarop aansluiten; houdbare producten kun je eerder klaarzetten, verse boodschappen pas vlak voor de avond doen.
Controleer de techniek tijdens een volledige doorloop, niet alleen bij aankomst. Test laptops, beamer en eventuele aansluitingen minimaal 2 uur voor de ontvangst en leg een geprint draaiboek klaar voor degene die de avond begeleidt.
Richt de ruimte in vanuit de bezoekersstroom: entree en vloer vrij, garderobe bereikbaar, stoelen gericht op het podiumvlak en expositiewanden zo geplaatst dat kunstwerken niet worden geblokkeerd. Markeer het podiumvlak voordat stoelen en statafels definitief staan.
Maak naamkaartjes, programmaboekjes en deelnemerslijst uiterlijk de dag ervoor af. Tel servies, glazen, tafels en stoelen dan ook na; ontbrekende spullen ontdek je op de avond zelf meestal pas wanneer de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een cultuuravond organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en programma. Bevestig optredens en reserveringen in de eerste 2 weken, zodat je daarna gericht kunt uitnodigen en promoten.
Wanneer moet ik de optredens voor een cultuuravond bevestigen?: Bevestig optredens bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de avond. Vraag tegelijk naar techniekbehoeften, benodigde opbouwtijd en de definitieve speelduur.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een cultuuravond verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het evenement. Zo kun je hoeveelheden, serveerschalen en alternatieven nog aanpassen voordat je boodschappen doet.
Hoeveel tijd heb je nodig om een cultuuravond op te bouwen?: Reken op minimaal 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, podiumvlak, expositiewanden, catering en techniek. Plan daarnaast een volledige doorloop vóór de ontvangst, zodat problemen niet tijdens het programma ontstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.