Kulturabend organisieren: die richtige Reihenfolge

Ein Kulturabend verbindet Auftritte, Ausstellungen und gemeinsames Essen – deshalb muss die Reihenfolge der Vorbereitung stimmen. Beginne mit Datum, Ort und Programm, bevor du Einladungen verschickst oder Technik reservierst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche und die genaue Abstimmung mit den Auftretenden. In den letzten Tagen geht es vor allem um Drucksachen, Catering und den Raumaufbau. So bleibt am Veranstaltungstag Zeit für Proben und unerwartete Änderungen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Programm zusammenstellen
3 Personen
3
Auftritte bestätigen
2 Personen
4
Reservierungen vornehmen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Werbeplakat verteilen
3 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
9
Teilnehmerliste aktualisieren
10
Auftritte durchgehen
3 Personen
11
Technikanforderungen prüfen
2 Personen
12
Drehbuch ausdrucken
13
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
14
Programmhefte drucken
2 Personen
15
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
16
Einkaufen gehen
3 Personen
17
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
18
Materialien zusammenstellen
3 Personen
19
Raum inspizieren
2 Personen
20
Boden und Eingang freiräumen
3 Personen
21
Tische aufstellen
4 Personen
22
Stühle aufstellen
4 Personen
23
Bühnenfläche markieren
2 Personen
24
Ausstellungswände aufstellen
3 Personen
25
Kunstwerke aufhängen
3 Personen
26
Dekoration aufhängen
3 Personen
27
Licht aufhängen
3 Personen
28
Tontechnik anschließen
3 Personen
29
Mikrofone testen
2 Personen
30
Präsentationslaptop testen
2 Personen
31
Auftritte einchecken
4 Personen
32
Garderobe einrichten
2 Personen
33
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
34
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
35
Getränke kalt stellen
2 Personen
36
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
37
Wegweiser aufstellen
2 Personen
38
Programm und Zeiten aushängen
39
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

40
Teilnehmende empfangen
3 Personen
41
Garderobe verwalten
2 Personen
42
Ausstellung eröffnen
2 Personen
43
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
44
Eröffnung präsentieren
2 Personen
45
Den ersten Programmpunkt begleiten
2 Personen
46
Snacks servieren
3 Personen
47
Ausstellung erläutern
2 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Zweiten Programmpunkt begleiten
2 Personen
50
Pause ankündigen
51
Buffet auffüllen
3 Personen
52
Geschirr einsammeln
2 Personen
53
Dritten Programmpunkt begleiten
2 Personen
54
Künstler empfangen und begleiten
2 Personen
55
Auftritte ankündigen
56
Auftritte betreuen
3 Personen
57
Technik bedienen
2 Personen
58
Publikum informieren
2 Personen
59
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
60
Mülleimer leeren
2 Personen
61
Abschluss präsentieren
2 Personen
62
Besucher verabschieden
3 Personen
63
Garderobe abwickeln
2 Personen
64
Unbenutztes Catering kühlen
2 Personen

Nachbereitung

65
Tonanlage ausschalten
2 Personen
66
Dekoration entfernen
3 Personen
67
Kunstwerke sicher verpacken
3 Personen
68
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Abfall sammeln
3 Personen
71
Raum reinigen
4 Personen
72
Materialien inventarisieren
2 Personen
73
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
74
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
75
Fundgegenstände registrieren
76
Fotos und Dateien archivieren
77
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
StehtischeAnz. 4
HockerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 100
AusstellungswändeAnz. 6
BühnenelementeAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
KuchenplattenAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 80
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 10

Küche

ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
SchälchenAnz. 12
ThermoboxenAnz. 2

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherkabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Klebeband für KabelAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
StehlampenAnz. 4

Dekoration

Bunte TücherAnz. 8
PapiergirlandenAnz. 12
VasenAnz. 8
TischläuferAnz. 10
BilderrahmenAnz. 12
KlemmbretterAnz. 8
KreidetafelnAnz. 4
StifteAnz. 30
NamensschilderAnz. 100
ProgrammschilderAnz. 6

Reinigung

Staubsauger
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Ort fest, bevor du das Programm bewirbst. Bestätige anschließend jeden Auftritt schriftlich und notiere Dauer, Bühnenbedarf sowie Ankunftszeit.
Plane die Anmeldefrist mindestens 7 Tage vor dem Kulturabend. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und aktualisiere die Teilnehmerliste, damit Catering und Sitzplätze nicht auf Schätzungen beruhen.
Prüfe die Technikanforderungen mindestens 14 Tage vorher. Kläre insbesondere, ob Laptops und Beamer gebraucht werden, und gehe die Auftritte mit den Beteiligten einmal vollständig durch.
Drucke Drehbuch, Programmhefte und Namensschilder spätestens 2 Tage vor Beginn. Änderungen am Programm lassen sich dann noch einarbeiten, ohne dass am Veranstaltungstag wichtige Unterlagen fehlen.
Beginne den Raumaufbau mehrere Stunden vor dem Einlass. Räume Eingang und Boden frei, stelle Tische und Stühle auf und markiere die Bühnenfläche, bevor Ausstellungswände und Kunstwerke platziert werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kulturabend organisieren?: Starte mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Reservierungen, Auftrittszusagen und Einladungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte man die Technik für einen Kulturabend prüfen?: Prüfe die Technikanforderungen mindestens 14 Tage vorher. Für Beamer, Laptops oder besondere Bühnenanforderungen solltest du zusätzlich einen vollständigen Test innerhalb der letzten 7 Tage einplanen.
Wann muss die Anmeldung für einen Kulturabend geschlossen werden?: Setze die Anmeldefrist etwa 7 Tage vor der Veranstaltung. So bleiben noch mehrere Tage, um Teilnehmerliste, Ernährungswünsche, Sitzplätze und Cateringmengen anzupassen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Kulturabend?: Plane mindestens 3 Stunden für Raum, Bühne und Ausstellung ein. Der Aufbau sollte vor dem Einlass abgeschlossen sein, damit danach noch Zeit für Techniktest und Auftrittsprobe bleibt.

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