Cultuuravond organiseren: checklist en planning

Een cultuuravond vraagt om meer dan een programma en een paar optredens. Je regelt ook reserveringen, techniek, catering, ontvangst en de inrichting van de ruimte. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar een vaste uitvoeringsdag. Controleer dieetwensen, optredens en apparatuur ruim vooraf; op de dag zelf draait alles om een vrije entree, een duidelijke opstelling en een draaiboek dat iedereen kan volgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Optredens bevestigen
2 personen
Reserveringen maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieposter verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Optredens doorlopen
3 personen
Techniekbehoeften controleren
2 personen
Draaiboek afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programmaboekjes printen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Ruimte inspecteren
2 personen
Vloer en entree vrijmaken
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Podiumvlak markeren
2 personen
Expositiewanden plaatsen
3 personen
Kunstwerken ophangen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Licht ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentatielaptop testen
2 personen
Optredens soundchecken
4 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Programma en tijden ophangen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Garderobe beheren
2 personen
Expositie openen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Opening presenteren
2 personen
Eerste programmaonderdeel begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Expositie toelichten
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede programmaonderdeel begeleiden
2 personen
Pauze aankondigen
Buffet aanvullen
3 personen
Servies inzamelen
2 personen
Derde programmaonderdeel begeleiden
2 personen
Artiesten ontvangen en begeleiden
2 personen
Optredens aankondigen
Optredens begeleiden
3 personen
Techniek bedienen
2 personen
Publiek informeren
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Afsluiting presenteren
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Garderobe afhandelen
2 personen
Ongebruikte catering koelen
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Kunstwerken veilig inpakken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Ruimte schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Foto's en bestanden archiveren
Dankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Statafelsaantal 4
Krukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100
Expositiewandenaantal 6
Podiumdelenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 100
Gebaksbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 10

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Schaaltjesaantal 12
Thermoboxenaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Luidsprekerkabelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Tape voor kabelsaantal 4

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Staande lampenaantal 4

Decoratie

Kleurrijke doekenaantal 8
Papieren slingersaantal 12
Vazenaantal 8
Tafellopersaantal 10
Fotolijstenaantal 12
Klembordenaantal 8
Krijtbordenaantal 4
Pennenaantal 30
Naamkaartjesaantal 100
Programmabordenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een technische doorloop voordat de deuren opengaan. Controleer per optreden de laptop, beamer, podiumdelen en andere techniekbehoeften, zodat presentaties en optredens niet voor het publiek getest hoeven te worden.
Werk de deelnemerslijst minstens twee keer bij: na de aanmeldtermijn en opnieuw vlak voor de avond. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding, zodat je catering en servies daarop kunt afstemmen.
Print het draaiboek, de programmaboekjes en de naamkaartjes uiterlijk op de laatste werkdag voor het evenement. Leg per onderdeel één extra exemplaar klaar bij de ontvangst en bij de techniek.
Richt de ruimte eerst functioneel in en hang daarna de kunstwerken op. Houd de entree, vluchtroutes en doorgang naar het podium vrij; zet tafels, stoelen en expositiewanden pas definitief nadat de looproute is gecontroleerd.
Controleer boodschappen en houdbare catering één dag vooraf. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, koelboxen en thermoboxen bij elkaar, zodat vrijwilligers niet tijdens de avond naar ontbrekende keukenmaterialen hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een cultuuravond organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Bevestig optredens en reserveringen daarna binnen de eerste 2 weken, zodat promotie en uitnodigingen op tijd kunnen starten.
Wat moet ik een week voor een cultuuravond controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de aanmeldingen, dieetwensen, optredens en techniekbehoeften. Werk ook het draaiboek bij en controleer of podiumdelen, expositiewanden, stoelen en tafels beschikbaar zijn.
Wanneer zet ik de ruimte klaar voor een cultuuravond?: Reserveer op de dag zelf minstens 3 uur voor opbouw en controle. Plaats eerst tafels, stoelen en expositiewanden, markeer daarna het podiumvlak en controleer als laatste entree, techniek en looproutes.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een cultuuravond?: Reken voor elk verwacht persoon op minimaal één dinerbord, gebaksbord, waterglas, koffiekopje, vork, mes en lepel. Leg voor drukke momenten ongeveer 10 procent extra klaar, zodat je niet tussendoor hoeft af te wassen of te zoeken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.