Kulturabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kulturabend verbindet Programm, Auftritte, Ausstellung und Bewirtung – deshalb müssen mehrere Abläufe gleichzeitig funktionieren. Kläre zuerst Termin, Ort und Beiträge, bevor du Einladungen verschickst oder Reservierungen vornimmst. In den letzten Tagen geht es vor allem um Anmeldungen, Technik, Drucksachen, Catering und den Raum. Plane den Aufbau so, dass Bühne, Ausstellungsflächen, Sitzplätze und Garderobe vor dem Einlass fertig sind.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Programm zusammenstellen
3 Personen
Auftritte bestätigen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbeplakat verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Teilnehmerliste aktualisieren
Auftritte durchgehen
3 Personen
Technikanforderungen prüfen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Programmhefte drucken
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Raum inspizieren
2 Personen
Boden und Eingang freiräumen
3 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Bühnenfläche markieren
2 Personen
Ausstellungswände aufstellen
3 Personen
Kunstwerke aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Licht aufhängen
3 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Präsentationslaptop testen
2 Personen
Auftritte einchecken
4 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Programm und Zeiten aushängen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
3 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Ausstellung eröffnen
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Eröffnung präsentieren
2 Personen
Den ersten Programmpunkt begleiten
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Ausstellung erläutern
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zweiten Programmpunkt begleiten
2 Personen
Pause ankündigen
Buffet auffüllen
3 Personen
Geschirr einsammeln
2 Personen
Dritten Programmpunkt begleiten
2 Personen
Künstler empfangen und begleiten
2 Personen
Auftritte ankündigen
Auftritte betreuen
3 Personen
Technik bedienen
2 Personen
Publikum informieren
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Abschluss präsentieren
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Garderobe abwickeln
2 Personen
Unbenutztes Catering kühlen
2 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Kunstwerke sicher verpacken
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Raum reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Fotos und Dateien archivieren
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
StehtischeAnz. 4
HockerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 100
AusstellungswändeAnz. 6
BühnenelementeAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
KuchenplattenAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 80
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 10

Küche

ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
SchälchenAnz. 12
ThermoboxenAnz. 2

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherkabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Klebeband für KabelAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
StehlampenAnz. 4

Dekoration

Bunte TücherAnz. 8
PapiergirlandenAnz. 12
VasenAnz. 8
TischläuferAnz. 10
BilderrahmenAnz. 12
KlemmbretterAnz. 8
KreidetafelnAnz. 4
StifteAnz. 30
NamensschilderAnz. 100
ProgrammschilderAnz. 6

Reinigung

Staubsauger
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Auftritte und technische Anforderungen spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin. So bleibt Zeit, fehlende Laptops, Beamer oder andere Ausstattung zu organisieren und das Programm realistisch zu takten.
Führe eine Teilnehmerliste mit Anmeldungen und Ernährungswünschen bis zum Veranstaltungstag weiter. Prüfe die Liste 3 bis 5 Tage vorher noch einmal, damit Catering und Sitzplätze nicht nach einer veralteten Zahl geplant werden.
Drucke Drehbuch, Programmhefte und Namensschilder nicht erst am Veranstaltungstag. Lege mindestens 1 Ersatzexemplar pro Programmpunkt und etwa 5 bis 10 zusätzliche Namensschilder bereit.
Richte den Raum zuerst für Wege und Sicherheit her: Eingang und Boden freimachen, anschließend Tische und Stühle stellen, Bühnenfläche markieren und Ausstellungswände aufbauen. Rechne für diesen Aufbau mindestens 2 Stunden ein.
Bereite lagerfähiges Catering vor und stelle Geschirr, Serviertabletts, Thermoskannen sowie Kühl- und Thermoboxen gemeinsam bereit. Eine zentrale Cateringstation verhindert, dass während der Auftritte ständig Nachschub durch den Veranstaltungsbereich getragen wird.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kulturabend organisieren?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort, Programm und Auftritten. Einladungen und Reservierungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Abend verschickt beziehungsweise vorgenommen werden.
Was muss ich für einen Kulturabend ausdrucken?: Plane Drehbuch, Programmhefte und Namensschilder ein. Drucke die Unterlagen mindestens 2 Tage vorher und halte pro Programmpunkt ein Ersatzexemplar bereit.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Kulturabend?: Für Raumkontrolle, freie Wege, Tische, Stühle, Bühne und Ausstellungswände solltest du mindestens 2 Stunden einplanen. Bei mehreren Kunstwerken oder zusätzlicher Technik sind 3 Stunden realistischer.
Wann sollte ich die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche prüfen?: Aktualisiere die Teilnehmerliste laufend und kontrolliere sie 3 bis 5 Tage vor dem Termin ein letztes Mal. So kannst du Catering, Sitzplätze und Namensschilder noch rechtzeitig anpassen.

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