Crossfitwedstrijd organiseren: checklist van voorbereiding tot wedstrijddag

Een crossfitwedstrijd vraagt om meer dan workouts en sportmateriaal. Je moet het wedstrijdformat, reglement, inschrijvingen en de planning op elkaar afstemmen voordat je deelnemers ontvangt. Daarna volgen heatindeling, jurybriefing, scoreformulieren en duidelijke publieksinformatie. Deze checklist helpt je in de juiste volgorde werken, zodat materiaal, vrijwilligers en wedstrijdzones op tijd klaarstaan en je op de wedstrijddag niet voor verrassingen komt te staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Juryleden vastleggen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgelden controleren
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
Heatindeling maken
2 personen
Jurybriefing voorbereiden
Publieksinformatie versturen
Prijzengeld en prijzen bestellen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Scoreformulieren printen
Dranken koelen
2 personen
Locatie vrijmaken
4 personen
Vloer en wedstrijdzones markeren
3 personen
Sportmateriaal klaarzetten
5 personen
Jurytafels opstellen
3 personen
Publieksstoelen opstellen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Wedstrijdmuziek testen
2 personen
Jurybriefing geven
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Briefing voor deelnemers geven
3 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Heats starten
3 personen
Scores registreren
4 personen
Juryformulieren innemen
2 personen
Sportmateriaal wisselen
4 personen
Wedstrijdvloer controleren
2 personen
Waterpunten bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Finale aankondigen
Finale begeleiden
4 personen
Eindklassement controleren
3 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Deelnemers bedanken

Nazorg

Sportmateriaal opruimen
5 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Scoreformulieren archiveren
Uitslagen publiceren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inschrijftafelsaantal 2
Jurytafelsaantal 8
Publieksstoelenaantal 120
Klapstoelenaantal 20
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Rubberen vloerplatenaantal 80
Barbellsaantal 12
Bumperplatesaantal 80
Kettlebellsaantal 20
Dumbbellsaantal 24
Plyoboxenaantal 12
Gymnastics ringenaantal 12
Optrekstangenaantal 8
Springtouwenaantal 20
Roeimachinesaantal 6
Airbikesaantal 6
Sandbagsaantal 12
Conesaantal 30
Afzetlintaantal 4
Wedstrijdhesjesaantal 100
Startnummerbandenaantal 100
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 20
Handdesinfectieaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Stopwatchesaantal 12
Megafon

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 160
Besteksetsaantal 160

Keuken

Koelboxenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6

Decoratie

Rangschikkingsbordenaantal 6
Richtingaanwijzersaantal 12
Prijzen en medaillesaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat en reglement vast voordat je het inschrijfformulier publiceert. Vermeld per onderdeel de bewegingen, gewichten, tijdslimieten, tiebreaks en eisen voor aangepaste categorieën.
Plan de inschrijvingen met een sluitingsdatum van minimaal 7 dagen voor de wedstrijd. Dan heb je tijd om startgelden en dieetwensen te controleren, de definitieve deelnemerslijst te maken en de heats in te delen.
Plan de jurybriefing vóór de eerste heat en gebruik per onderdeel dezelfde scoreformulieren. Bespreek vooraf no-reps, tijdwaarneming, tiebreaks en hoe juryleden scores direct na een heat inleveren.
Controleer het sportmateriaal per workout en niet alleen per soort. Tel bijvoorbeeld barbells, bumperplates, kettlebells, dumbbells, plyoboxen en roeimachines per wedstrijdzone en leg reserve-exemplaren apart.
Test microfoons, luidsprekers, muziekspeler, verlengkabels en stekkerdozen vóór deelnemers binnenkomen. Markeer vloer en wedstrijdzones met rubberen vloerplaten, cones en afzetlint en houd publieksstoelen buiten de looproutes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een crossfitwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, wedstrijdformat, reglement en sponsoren. Open de inschrijving uiterlijk 4 tot 6 weken voor de wedstrijddatum en sluit deze minimaal 7 dagen vooraf.
Hoeveel juryleden en vrijwilligers heb ik nodig voor een crossfitwedstrijd?: Reken op minimaal 1 jurylid per actieve lane of deelnemer en plan daarnaast 1 wedstrijdcoördinator, 1 scoreverantwoordelijke en 2 tot 4 vrijwilligers voor materiaal, ontvangst en publieksbegeleiding. Voeg bij meerdere zones minstens 1 floormanager per zone toe.
Wanneer maak je de heatindeling van een crossfitwedstrijd?: Maak een voorlopige heatindeling zodra de inschrijving sluit en controleer die na het verwerken van startgelden en afmeldingen. Verstuur de definitieve indeling 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd, samen met starttijd, publieksinformatie en eventuele dieet- of cateringinformatie.
Welk materiaal heb je nodig voor een crossfitwedstrijd?: Naast barbells en bumperplates heb je per workout het juiste aantal kettlebells, dumbbells, plyoboxen, ringen, optrekstangen, springtouwen, roeimachines, airbikes of sandbags nodig. Regel ook stopwatches, scoreformulieren, startnummerbanden, wedstrijdhesjes, geluidsapparatuur, verlengkabels en afzetmateriaal uiterlijk 1 week vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.