Checklist voor het organiseren van een creativiteitsfestival

Een creativiteitsfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen workshops plannen. Je moet begeleiders, ruimtes, materialen, catering en techniek op elkaar afstemmen, zodat deelnemers niet hoeven te wachten of zoeken. Begin met datum, locatie, programma en begroting en werk daarna toe naar aanmeldingen en promotie. In de laatste dagen controleer je leveringen, verdeel je materiaal per workshop en richt je de informatiebalie in. Met deze checklist houd je de volgorde en de praktische details bij de hand.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma met workshops maken
3 personen
Workshopbegeleiders vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Begroting en kassa bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Promotie op sociale media plaatsen
2 personen
Plattegrond voor locatie maken
2 personen
Workshopruimtes indelen
2 personen
Materiaal per workshop verdelen
3 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programmaflyers afdrukken
Leveringen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare materialen klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Vloeren en werkplekken controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Workshopmaterialen klaarleggen
4 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Kassa en betaalpunt inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Registratietafel bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
2 personen
Openingswoord verzorgen
Workshop schilderen begeleiden
2 personen
Workshop keramiek begeleiden
2 personen
Workshop collage begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Werktafels tussentijds opruimen
3 personen
Open atelier begeleiden
3 personen
Livekunstenaars ondersteunen
2 personen
Creatieve markt bemannen
3 personen
Muziekprogramma starten
Avondworkshop begeleiden
2 personen
Borrelhapjes serveren
2 personen
Fotomomenten vastleggen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste workshop afronden
2 personen
Bedankwoord uitspreken
Bezoekers begeleiden naar uitgang
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Materialen veilig opbergen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Foto’s en bestanden verzamelen
Bedankbericht versturen
2 personen
Facturen en bonnetjes archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Workshoptafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 16
Kapstokkenaantal 3
Afzetpalenaantal 8
Tafelkleedstandaardsaantal 6

Decoratie

Kleurrijke vlaggenlijnenaantal 10
Papieren slingersaantal 12
Ballonnenaantal 150
Krijtbordenaantal 8
Pijlbordjesaantal 20
Tafellopersaantal 12
Kunstprintsaantal 20
Fotowanddoek
Vazenaantal 8
Kunstbloemenaantal 24

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Laptop
Beamer
Beeldscherm
Presentatieklikker
Betaalterminal
Koelboxenaantal 4
Oplaadbare accu’saantal 6
Fotocamera

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Scharenaantal 12
Schilmesjesaantal 4
Maatbekersaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 150
Kommetjesaantal 60
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Waterkannenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Afvalcontainersaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Staande lampenaantal 4
Nachtlampjesaantal 10

Creatief materiaal

Schilderezelsaantal 12
Snijmattenaantal 20
Mengpalettenaantal 30
Kwastensetsaantal 30
Schortenaantal 40
Kleischrapersaantal 20
Fotolijstenaantal 20
Lijmpistolenaantal 8
Penseelbekersaantal 30
Tekentabletsaantal 4

Boodschappen

Koffiebonen

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per workshop één eigen werkplek en maak uiterlijk een week vooraf een materiaalverdeling. Zo zie je direct welke workshoptafels, stoelen, verlengkabels of stekkerdozen nog ontbreken.
Maak de plattegrond vóór je tafels en stoelen opstelt. Zet workshopruimtes, informatiebalie, catering en looproutes erop en gebruik pijlbordjes of afzetpalen waar deelnemers anders verkeerd lopen.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en geef de cateraar het definitieve aantal uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Houd op de dag zelf een aparte plek vrij voor herkenbare dieetopties.
Test laptop, beamer, beeldscherm, microfoon en draagbare speakers minimaal 1 uur vóór de eerste workshop. Leg verlengkabels, stekkerdozen en opgeladen accu’s klaar bij de apparatuur, niet pas wanneer een begeleider erom vraagt.
Zet houdbare materialen en naamkaartjes de avond ervoor klaar, maar richt de locatie pas na controle van vloeren en werkplekken in. Koelboxen en dranken kun je op de ochtend zelf vullen, zodat alles koud blijft tot de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een creativiteitsfestival organiseren?: Leg datum, locatie en vergunningen bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Workshopbegeleiders, reserveringen en het programma regel je daarna uiterlijk 6 weken voor de festivaldag.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een creativiteitsfestival?: Reken voor een festival met meerdere workshopruimtes op minimaal 2 uur opbouw. Plan extra tijd als je ook een beamer, microfoon, informatiebalie, catering en meerdere materiaaltafels moet testen.
Wanneer moet ik deelnemers uitnodigen voor een creativiteitsfestival?: Stuur de eerste uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en verwerk aanmeldingen doorlopend. Vraag dieetwensen en eventuele workshopkeuzes uiterlijk 1 week voor het festival definitief op.
Hoe deel ik materialen uit over workshops?: Maak per workshop één krat, tafel of duidelijk gelabelde stapel met alle benodigdheden. Controleer de verdeling 1 dag vooraf en leg de materialen minstens 30 minuten vóór de start in de juiste ruimte klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.