Checklist pour organiser un festival de créativité

Un festival de créativité se prépare en plusieurs étapes : d’abord la date, le lieu, le budget et le programme, puis les inscriptions et la logistique des ateliers. Prévoyez un responsable pour chaque atelier et répartissez le matériel avant l’arrivée du public. Les derniers jours servent surtout à confirmer les livraisons, préparer les badges, refroidir les boissons et vérifier l’installation. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des tâches, du premier repérage à l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Créer un programme avec des ateliers
3 personnes
Prévoir les animateurs d'atelier
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Définir le budget et la caisse
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
Créer le plan du site
2 personnes
Aménager les espaces d'atelier
2 personnes
Répartir le matériel par atelier
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les flyers du programme
Vérifier les livraisons
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer le matériel non périssable
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les sols et les postes de travail
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Préparer le matériel d’atelier
4 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Aménager la caisse et le point de paiement
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Animer l’atelier peinture
2 personnes
Animer l’atelier céramique
2 personnes
Animer l'atelier collage
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Ranger les tables de travail entre-temps
3 personnes
Encadrer l’atelier ouvert
3 personnes
Soutenir les artistes de rue
2 personnes
Gérer le marché créatif
3 personnes
Lancer le programme musical
Animer l’atelier du soir
2 personnes
Servir les amuse-bouches
2 personnes
Immortaliser les moments photo
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Finaliser le dernier atelier
2 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Guider les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Ranger le matériel en toute sécurité
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Rassembler les photos et les fichiers
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d'atelierqté 12
Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 8
Tabourets de barqté 16
Porte-manteauxqté 3
Poteaux de balisageqté 8
Supports de nappesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanions coloréesqté 10
Guirlandes en papierqté 12
Ballonsqté 150
Panneaux en ardoiseqté 8
Panneaux de directionqté 20
Chemins de tableqté 12
Impressions d’artqté 20
Bannière pour photowall
Vasesqté 8
Fleurs artificiellesqté 24

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran
Cliqueur de présentation
Terminal de paiement
Glacièresqté 4
Batteries rechargeablesqté 6
Appareil photo

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 8
Ciseauxqté 12
Couteaux d’officeqté 4
Verres doseursqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 150
Petits bolsqté 60
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Conteneurs à déchetsqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampadairesqté 4
Veilleusesqté 10

Matériel créatif

Chevaletsqté 12
Tapis de découpeqté 20
Palettes de mélangeqté 30
Sets de pinceauxqté 30
Tabliersqté 40
Grattoirs à argileqté 20
Cadres photoqté 20
Pistolets à colleqté 8
Gobelets à pinceauxqté 30
Tablettes graphiquesqté 4

Courses

Grains de café

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines à l’avance. Ce délai laisse le temps de réserver les animateurs, de vérifier les autorisations et de lancer les inscriptions.
Construisez le programme autour de créneaux d’ateliers clairement séparés. Pour chaque atelier, notez un animateur, une capacité maximale et un espace dédié sur le plan du site.
Clôturez les inscriptions 5 à 7 jours avant le festival. Vous pourrez alors préparer les badges nominatifs, ajuster les quantités du service traiteur et recueillir les besoins alimentaires oubliés.
Répartissez le matériel par atelier la veille, plutôt que de le laisser en caisse commune. Testez aussi les enceintes, le microphone, le vidéoprojecteur et les rallonges avant l’arrivée des participants.
Prévoyez au moins 2 heures pour l’ouverture et l’installation du lieu. Vérifiez les sols et les postes de travail, installez les tables et les chaises, puis ouvrez le comptoir d’information avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de créativité ?: Comptez 8 à 12 semaines pour un festival avec plusieurs ateliers. Gardez les 2 dernières semaines pour les inscriptions, les réservations restantes, la promotion et les autorisations.
Quand faut-il fermer les inscriptions à un festival de créativité ?: Fermez-les idéalement 5 à 7 jours avant l’événement. Ce délai permet de confirmer les effectifs par atelier, les besoins alimentaires et le nombre de badges à imprimer.
Combien de temps prévoir pour installer un festival de créativité ?: Prévoyez environ 2 heures pour installer les espaces, les tables, les chaises, la signalétique et le comptoir d’information. Ajoutez 30 minutes pour tester le son, le vidéoprojecteur et les branchements électriques.
Quand préparer le matériel des ateliers ?: Préparez le matériel non périssable la veille et répartissez-le par atelier à ce moment-là. Le jour même, consacrez les 30 à 45 dernières minutes au placement sur les postes de travail et au contrôle des livraisons.

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