Countrydansavond organiseren: checklist en planning
Een countrydansavond vraagt meer voorbereiding dan alleen muziek en een vrije vloer. Je moet de locatie, dansdocent en muziekbegeleiding tijdig vastleggen, terwijl aanmeldingen en dieetwensen bepalen hoeveel stoelen, glazen, hapjes en drank je nodig hebt. Plan eerst het programma en de techniek, daarna de boodschappen en aankleding. Op de dag zelf draait alles om een vrije dansruimte, goed aangesloten geluidsapparatuur en een ontvangst die vanaf het eerste moment werkt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Dansdocent bevestigen
Muziekbegeleiding bevestigen
Uitnodiging opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Programma opstellen
Muziekselectie samenstellen
Locatie en tijden bevestigen
Materialen inventariseren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Huurmaterialen ophalen
2 personen
Aanwezigheidslijst printen
Naamkaartjes voorbereiden
Muziekbestanden klaarzetten
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen en controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Dansruimte vrijmaken
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Geluidsniveau testen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Event
Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Programma toelichten
Eerste dansles begeleiden
2 personen
Countrymuziek afspelen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Tweede dansles begeleiden
2 personen
Gebruikte tafels afruimen
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
Laatste nummer aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Vloer vegen en dweilen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen inpakken
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie eindcontrole uitvoeren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Kledingrekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Bordenaantal 80
- Kommetjesaantal 70
- Koffiekopjesaantal 70
- Drinkglazenaantal 100
- Besteksetsaantal 80
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerbladenaantal 4
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Audiomixer
- Muziekspeler
- Draadloze microfoon
- Verlenghaspelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveerlepelsaantal 6
- Tangenaantal 4
- Flessenopenersaantal 3
Decoratie
- Countryvlaggetjesaantal 6
- Tafelkledenaantal 8
- Welkomstbord
- Programmastandaard
- Naamkaarthoudersaantal 70
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 4
- LED-lampenaantal 8
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de dansdocent en muziekbegeleiding vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zet in de uitnodiging ook een uiterste aanmelddatum, zodat je daarna het programma, de boodschappen en het aantal zitplaatsen kunt bepalen.
- Maak de dansruimte vóór het opstellen van tafels en stoelen vrij. Controleer daarna of speakers, audiomixer, muziekspeler en microfoon lang genoeg van stroom kunnen worden voorzien met de beschikbare stekkerdozen en verlenghaspels.
- Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en controleer ze opnieuw voordat je hapjes voorbereidt. Zet verschillende hapjes op aparte serveerschalen en gebruik losse serveerlepels om verwisseling te voorkomen.
- Koel dranken uiterlijk enkele uren voor aanvang en zet een aparte plek klaar voor koffie en thee. Met koelboxen, een koffiezetapparaat, waterkokers en thermoskannen voorkom je dat de bar tijdens het dansprogramma een knelpunt wordt.
- Print de aanwezigheidslijst en maak naamkaartjes vóór je de locatie opent. Zet het welkomstbord en programmastandaard bij de ingang en controleer daar ook kledingrekken, afvalbakken en de route naar de dansvloer.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een countrydansavond organiseren?
- Reserveer de locatie en bevestig de dansdocent en muziekbegeleiding bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna, met een aanmelddatum die ongeveer 2 weken vóór de avond ligt.
- Hoeveel ruimte heb je nodig voor een countrydansavond?
- Reserveer een aaneengesloten, obstakelvrije dansvloer en tel daarnaast ruimte voor tafels, stoelen en de geluidsapparatuur. Controleer de indeling minimaal 1 week vooraf en maak de dansruimte op de dag zelf volledig vrij.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een countrydansavond?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Tel extra koffie, thee en water mee als de avond meerdere dansblokken bevat en koel alles enkele uren vóór aanvang.
- Wanneer moet ik de muziek en geluidsapparatuur controleren?
- Zet de muziekbestanden minimaal 1 dag vooraf klaar op de muziekspeler en controleer de afspeelvolgorde. Sluit speakers, audiomixer en microfoon bij het openen van de locatie aan en test het geluid vóór de eerste gasten binnenkomen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!