Country-Tanzabend organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere den Raum früh und bestätige Ort und Zeiten spätestens eine Woche vor dem Tanzabend noch einmal mit allen Beteiligten. Prüfe dabei auch, ob Tische, Stühle und Kleiderständer vor Ort vorhanden sind.
• Plane die Tanzfläche nicht nur nach der erwarteten Personenzahl, sondern auch nach dem Programm. Stelle Tische und Stühle an den Rand, damit mindestens 30 Minuten vor Beginn genügend freie Fläche für Paare und Gruppen bleibt.
• Teste Lautsprecher, Audiomischpult, Musikplayer und Mikrofon am Veranstaltungstag vor dem Einlass. Lege Musikdateien, Verlängerungskabel und eine Ersatzlösung für die Wiedergabe spätestens zwei Stunden vorher bereit.
• Kläre Ernährungswünsche mit der Anmeldung und bereite Snacks auf Tellern und Servierschalen vor. Getränke sollten mindestens zwei Stunden vor Beginn gekühlt werden; für Kaffee und Tee brauchst du außerdem Kaffeemaschine, Wasserkocher und Thermoskannen.
• Drucke Anwesenheitsliste, Namensschilder und Programmstandard nicht erst kurz vor dem Start. Lege sie mindestens 30 Minuten vor dem Einlass am Empfang aus und stelle ein Willkommensschild sichtbar am Eingang auf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Country-Tanzabend organisieren?

Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit der Raumsuche und der Bestätigung von Tanzlehrer und Musikbegleitung. Einladungen sollten spätestens drei bis vier Wochen vor dem Termin verschickt werden.

Wie viel Platz braucht man für einen Country-Tanzabend?

Plane pro gleichzeitig tanzender Person ungefähr 2 bis 3 Quadratmeter freie Tanzfläche ein. Bei 20 Tänzerinnen und Tänzern sind damit etwa 40 bis 60 Quadratmeter sinnvoll, zusätzlich zu Empfang, Sitzplätzen und Verpflegung.

Wann soll die Technik für den Tanzabend aufgebaut werden?

Schließe Lautsprecher, Mischpult, Musikplayer und Mikrofon mindestens zwei Stunden vor dem Einlass an. Plane weitere 30 Minuten für einen Soundcheck mit der tatsächlichen Musik ein.

Wie viele Getränke braucht man für einen Country-Tanzabend?

Rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit ungefähr einem Getränk pro Stunde. Kaufe zusätzlich rund 10 Prozent Reserve ein und stelle Wasser neben die übrigen Getränke.

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