Zo organiseer je een consultatiebijeenkomst

Begin met het doel van de consultatiebijeenkomst en bepaal wie je wilt spreken. Leg daarna datum, locatie en aanmeldroute vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel vooraf vragen en dieetwensen, zodat je programma, gespreksbegeleiders en catering daarop kunt afstemmen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, werkende techniek en een strak tijdschema; plan na afloop tijd voor het verwerken van notulen en vervolgacties.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Doelgroep en adressenlijst bepalen
2 personen
2
Datum en locatie vastleggen
2 personen
3
Ruimte reserveren
4
Uitnodigingstekst opstellen
2 personen
5
Aanmeldformulier publiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Bijeenkomst online aankondigen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vragen vooraf verzamelen
2 personen
11
Programma en tijdschema maken
2 personen
12
Presentaties en documenten verzamelen
2 personen
13
Gespreksbegeleiders aanwijzen
2 personen
14
Notulisten aanwijzen
2 personen
15
Catering bestellen
16
Techniek reserveren
17
Toegankelijkheid controleren
2 personen
18
Bewegwijzering ontwerpen
19
Naamlabels voorbereiden
2 personen
20
Aanwezigheidslijst printen
21
Hand-outs printen
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Materialen naar locatie brengen
2 personen
24
Ruimte en entree controleren
2 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
26
Registratietafel inrichten
2 personen
27
Presentatietafel klaarzetten
2 personen
28
Beamer en scherm opstellen
2 personen
29
Microfoons aansluiten
2 personen
30
Presentatie en video testen
2 personen
31
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
32
Water en sap klaarzetten
33
Hapjes en fruit klaarzetten
2 personen
34
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

35
Deelnemers ontvangen
3 personen
36
Aanwezigheid registreren
2 personen
37
Naamlabels uitdelen
2 personen
38
Programma toelichten
39
Presentaties begeleiden
2 personen
40
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
41
Gesprekstafels begeleiden
6 personen
42
Notulen en reacties vastleggen
6 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Hapjes aanvullen
2 personen
46
Pauzeruimte netjes houden
47
Avondmaaltijd uitserveren
3 personen
48
Laatste vragen behandelen
2 personen
49
Vervolgstappen toelichten
50
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

51
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen
52
Servies en glazen verzamelen
2 personen
53
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
54
Servies afwassen
2 personen
55
Ruimte schoonmaken
3 personen
56
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
57
Techniek uitschakelen en inpakken
2 personen
58
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
59
Materialen terugbrengen
2 personen
60
Geleende materialen retourneren
61
Aanwezigheidslijst archiveren
62
Notulen en reacties uitwerken
2 personen
63
Bedankbericht versturen
64
Vervolgdocumenten delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Geluidsset
Laptop
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatieklikker

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Keuken

Serveerbladenaantal 6
Soeppannenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Thermoskannenaantal 4

Registratie

Naamkaartstandaardsaantal 70
Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 70
Stembakjesaantal 6
Flip-oversaantal 6
Flip-overstandaardsaantal 6
Whiteboardmarkersaantal 24
Plakbriefjesaantal 12
Naamstickersaantal 80

Decoratie

Richtingsbordenaantal 8
Informatiebordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasteilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de doelgroep en adressenlijst minimaal 4 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging pas nadat datum, locatie, programma-opzet en aanmeldformulier gecontroleerd zijn.
Open het aanmeldformulier uiterlijk 3 weken voor de bijeenkomst en vraag meteen naar dieetwensen, toegankelijkheidsbehoeften en vragen vooraf. Zo hoef je niet vlak voor de bijeenkomst achter ontbrekende informatie aan.
Maak het programma per onderdeel met begin- en eindtijd en wijs voor elke gespreksronde een begeleider en notulist aan. Reserveer daarnaast minstens 15 minuten voor ontvangst en 10 minuten voor afronding.
Test beamer, projectiescherm, laptop, microfoons en geluidsset 60 minuten voor aanvang op de locatie. Neem ook verlengkabels, stekkerdozen en een presentatieklikker mee; juist die kleine aansluitmaterialen ontbreken vaak.
Richt de entree in met een registratietafel, aanwezigheidslijst, naamkaartstandaards, klemborden en balpennen. Zet bewegwijzering vanaf de ingang en controleer vooraf of de ruimte, tafelschikking en toiletten toegankelijk zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren nodig je mensen uit voor een consultatiebijeenkomst?: Verstuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Sluit de aanmelding ongeveer 5 werkdagen voor de bijeenkomst, zodat je aantallen, dieetwensen, naamlabels en catering kunt afronden.
Hoeveel tijd moet je uittrekken voor de voorbereiding op de dag zelf?: Plan minimaal 60 tot 90 minuten voor het opstellen van tafels en stoelen, de registratietafel, hand-outs en techniek. Test microfoons en presentaties voordat de eerste deelnemers binnenkomen.
Wat vraag je op een aanmeldformulier voor een consultatiebijeenkomst?: Vraag naam, contactgegevens, organisatie, aanwezigheid en eventuele dieetwensen of toegankelijkheidsbehoeften. Voeg een veld toe voor vragen vooraf en sluit het formulier uiterlijk 5 werkdagen voor de bijeenkomst.
Hoeveel tijd plan je voor een consultatiebijeenkomst?: Reken naast het inhoudelijke programma op 15 minuten ontvangst, een korte pauze bij een bijeenkomst langer dan 2 uur en 10 minuten voor afsluiting. Reserveer na afloop minstens 1 werkdag om notulen en vervolgacties te ordenen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.