Cómo organizar una reunión de consulta sin perder el control
Una reunión de consulta funciona mejor cuando las preguntas, las personas y el tiempo están organizados antes de abrir la sala. Empieza definiendo a quién invitas y qué necesitas obtener de la reunión; después fija fecha, espacio, inscripción y programa. Las respuestas del formulario te permitirán preparar la accesibilidad, la comida y la moderación. El día del evento, reserva tiempo para revisar la entrada, la técnica, las mesas y el registro antes de que llegue la primera persona.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Definir el público objetivo y la lista de direcciones
2 personas
- 2
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 3
Reservar el espacio
- 4
Redactar el texto de invitación
2 personas
- 5
Publicar el formulario de inscripción
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Anunciar la reunión online
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Recopilar las preguntas con antelación
2 personas
- 11
Crear el programa y el horario
2 personas
- 12
Recopilar presentaciones y documentos
2 personas
- 13
Asignar moderadores de conversación
2 personas
- 14
Asignar redactores de actas
2 personas
- 15
Pedir el catering
- 16
Reservar técnica
- 17
Comprobar la accesibilidad
2 personas
- 18
Diseñar la señalización
- 19
Preparar etiquetas con nombres
2 personas
- 20
Imprimir la lista de asistencia
- 21
Imprimir handouts
2 personas
- 22
Hacer la compra
2 personas
- 23
Llevar materiales al lugar
2 personas
- 24
Comprobar el espacio y la entrada
2 personas
- 25
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 26
Montar la mesa de registro
2 personas
- 27
Preparar la mesa de presentación
2 personas
- 28
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
- 29
Conectar los micrófonos
2 personas
- 30
Probar la presentación y el video
2 personas
- 31
Preparar café y té
2 personas
- 32
Preparar agua y zumo
- 33
Preparar aperitivos y fruta
2 personas
- 34
Colgar señalización
2 personas
Evento
- 35
Recepción de participantes
3 personas
- 36
Registrar la asistencia
2 personas
- 37
Repartir etiquetas con nombre
2 personas
- 38
Presentar el programa
- 39
Coordinar presentaciones
2 personas
- 40
Recoger preguntas del público
2 personas
- 41
Coordinar mesas de conversación
6 personas
- 42
Registrar las actas y los comentarios
6 personas
- 43
Servir café y té
2 personas
- 44
Rellenar las bebidas
2 personas
- 45
Reponer los aperitivos
2 personas
- 46
Mantener limpia la sala de descanso
- 47
Servir la cena
3 personas
- 48
Atender las últimas preguntas
2 personas
- 49
Explicar los siguientes pasos
- 50
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 51
Recoger los objetos olvidados
2 personas
- 52
Recoger vajilla y vasos
2 personas
- 53
Clasificar y retirar residuos
2 personas
- 54
Lavar la vajilla
2 personas
- 55
Limpiar el espacio
3 personas
- 56
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
- 57
Apagar y recoger el equipo técnico
2 personas
- 58
Retirar la señalización
2 personas
- 59
Devolver los materiales
2 personas
- 60
Devolver el material prestado
- 61
Archivar la lista de asistencia
- 62
Desarrollar las actas y comentarios
2 personas
- 63
Enviar mensaje de agradecimiento
- 64
Compartir documentos de seguimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 70
- Mesa de registro
- Percheroscant. 2
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Equipo de sonido
- Portátil
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Clic de presentación
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 70
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Jarras de cafécant. 4
- Jarras de aguacant. 6
Cocina
- Bandejas de serviciocant. 6
- Ollas para sopacant. 2
- Cucharonescant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Termoscant. 4
Registro
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 70
- Portapapelescant. 8
- Bolígrafoscant. 30
- Bloc de notascant. 70
- Urnascant. 6
- Pizarras de hojascant. 6
- Atriles de rotafoliocant. 6
- Rotuladores para pizarra blancacant. 24
- Notas adhesivascant. 12
- Pegatinas con nombrecant. 80
Decoración
- Señales direccionalescant. 8
- Paneles informativoscant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Paños de limpiezacant. 12
- Palangana para lavarcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de invitaciones y el formulario al menos 7 días antes. Así tendrás tiempo para confirmar inscripciones, recoger preferencias dietéticas y preparar etiquetas con nombres y la lista de asistencia.
- Recopila las preguntas con antelación y ordénalas por bloques antes de crear el programa. Reserva entre 10 y 15 minutos al final para preguntas que no hayan llegado por escrito.
- Asigna un moderador y una persona para redactar el acta por cada grupo de conversación. Confirma sus funciones al menos 3 días antes y entrega un bloc de notas, bolígrafos y el formato de acta.
- Haz una prueba técnica completa entre 60 y 90 minutos antes: proyector, pantalla, micrófonos, sonido, portátil, cables y regletas. No dejes para el inicio la comprobación de una presentación o de un clic de presentación.
- Prepara el espacio siguiendo el recorrido real: entrada y mesa de registro, percheros, mesas y sillas, señalización y zona de catering. Comprueba la accesibilidad de la entrada y deja al menos 30 minutos para colocar materiales, bebidas y documentos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión de consulta?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes si necesitas reservar un espacio, técnica y catering. Cierra inscripciones aproximadamente 7 días antes para poder ajustar el programa y preparar el material.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una reunión de consulta?
- Envíalas entre 2 y 3 semanas antes de la fecha. Incluye el formulario de inscripción, la fecha límite de respuesta y una petición clara para enviar preguntas y preferencias dietéticas.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que llegar al lugar?
- Llega entre 60 y 90 minutos antes para probar la técnica y revisar la entrada. Reserva otros 30 minutos dentro de ese margen para colocar mesas, sillas, señalización, etiquetas, documentos y el catering.
- ¿Cómo preparo las preguntas de los asistentes?
- Pide las preguntas en el formulario y cierra la recopilación al menos 5 días antes. Agrúpalas por tema, asigna quién responde a cada bloque y deja un espacio final de 10 a 15 minutos para preguntas nuevas.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!