Concours hippique organiseren: checklist van voorbereiding tot wedstrijddag

Een concours hippique vraagt om meer dan een goed parcours. Je regelt tegelijk de wedstrijdadministratie, paardenlogistiek, terreinindeling, veiligheid en ontvangst van deelnemers en publiek. Begin met datum, locatie, vergunningen en wedstrijdonderdelen en werk daarna toe naar inschrijvingen, stalplaatsen en startlijsten. In de laatste week draait alles om materiaal, vrijwilligers, communicatie en de rijbaan. Deze checklist helpt je de 74 taken en 59 benodigdheden in een logische volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen en verzekeringen regelen
2 personen
Wedstrijdonderdelen bepalen
3 personen
Jury en wedstrijdleiding vastleggen
2 personen
Parcoursontwerp maken
2 personen
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Startgelden registreren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Stalplaatsen indelen
2 personen
Parkeerplan voor trailers maken
2 personen
Reserveringen voor materiaal maken
Omroeptekst en dagprogramma maken
2 personen
Startlijsten opstellen
2 personen
Startnummers afdrukken
2 personen
Prijzen en linten bestellen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materiaal en gereedschap verzamelen
3 personen
Terrein en rijbaan controleren
3 personen
Rijbaan slepen en egaliseren
3 personen
Stallen en paddocks klaarmaken
4 personen
Parcours en dressuurring uitzetten
4 personen
Springhindernissen opbouwen
5 personen
Tenten en afzettingen opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Jurytafel en inschrijving inrichten
2 personen
Geluid en microfoons testen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Prijzen en startnummers klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes en broodjes voorbereiden
3 personen
Toiletten controleren en bevoorraden
2 personen

Event

Inschrijfbureau openen
2 personen
Paarden en deelnemers aanmelden
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Paarden naar stallen begeleiden
3 personen
Parcours vrijgeven
2 personen
Opening aankondigen
Wedstrijden begeleiden
5 personen
Juryresultaten registreren
2 personen
Omroep en muziek verzorgen
2 personen
Toegang en bezoekers informeren
2 personen
Parkeren van trailers begeleiden
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval en tafels bijhouden
2 personen
Rijbaan tussentijds controleren
2 personen
Hindernissen tussentijds controleren
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
Vertrek van paarden begeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Wedstrijdadministratie afsluiten
2 personen
Paarden en stallen controleren
2 personen

Nazorg

Servies en glaswerk verzamelen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Parcours en hindernissen afbreken
5 personen
Tenten en afzettingen afbreken
5 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Stallen en paddocks schoonmaken
3 personen
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
Materiaal reinigen en drogen
3 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Uitslagen en bedankingen versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Jurytafelaantal 2
Statafelsaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Springhindernissenaantal 12
Dressuurlettersaantal 12
Ringafzettingaantal 80
Pionnenaantal 30
Grondbalkenaantal 12
Parcoursnummerbordenaantal 12
Hooiruivenaantal 20
Drinkbakken voor paardenaantal 20
Kruiwagensaantal 4
Hooivorkenaantal 4
Scheppenaantal 4
Rijbaanharkenaantal 3
Spons- en wateremmersaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Handlampenaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Portofoonsaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 10

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Programmabordenaantal 4
Startnummerhoudersaantal 50
Prijsbekersaantal 12
Rosetten en lintenaantal 30

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-bouwlampenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesjesaantal 4
Serveertangenaantal 6
Koelcontainersaantal 4
Voedselbakkenaantal 8

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 4
Handschoenenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parkeerplan voor trailers en de stalplaatsen vast zodra de eerste aanmeldingen binnenkomen. Zo voorkom je dat deelnemers op de wedstrijddag zelf nog een plek voor paard en trailer moeten zoeken.
Maak de startlijsten pas definitief nadat de aanmeldingen, startgelden en deelnemersvoorwaarden zijn gecontroleerd. Druk startnummers en wedstrijdinformatie daarna gezamenlijk af en verstuur ze uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijd.
Plan het parcoursontwerp en de terreincontrole niet op dezelfde ochtend. Controleer de bodem vooraf en plan het slepen en egaliseren van de rijbaan zo dat het terrein nog kan herstellen.
Wijs vrijwilligers per taak toe: ontvangst, stal- en trailerbegeleiding, jurytafel, omroep en terreinonderhoud. Zet per post een contactpersoon en een reservelid op de lijst, vooral voor de lange wedstrijddag.
Test luidsprekers, microfoons, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen vóór de deelnemers arriveren. Zet daarnaast handlampen klaar voor controle of opruimen bij weinig licht en regel drinkbakken, hooivorken, scheppen en kruiwagens op vaste plekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een concours hippique organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen, verzekeringen en wedstrijdonderdelen. Plan jury, wedstrijdleiding en parcoursontwerp daarna direct, zodat inschrijvingen tijdig open kunnen.
Wanneer moet de inschrijving voor een concours hippique sluiten?: Sluit de inschrijving meestal 1 tot 2 weken voor de wedstrijddag. Houd daarna nog enkele dagen voor het verwerken van aanmeldingen, controleren van startgelden, indelen van stalplaatsen en opstellen van de startlijsten.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een concours hippique?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger per vaste post, plus 2 tot 4 mensen voor wissels en onverwachte taken. Voor ontvangst, stalplaatsen, jurytafel, omroep en terreinonderhoud heb je daardoor vaak minstens 8 tot 12 vrijwilligers nodig.
Wanneer moet ik het parcours en de rijbaan klaarmaken?: Controleer de rijbaan enkele dagen vooraf en plan slepen en egaliseren zo dicht mogelijk op de wedstrijd, meestal de dag ervoor. Zet springhindernissen, dressuurletters, ringafzetting en parcoursnummerborden daarna volgens het definitieve ontwerp klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.