Checklist pour organiser un concours hippique

Un concours hippique demande une coordination précise entre les épreuves, les cavaliers, les chevaux, le terrain et l’accueil du public. Commence par fixer la date et le lieu, puis avance vers les autorisations, les inscriptions et le parcours. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, préparer les listes de départ et répartir les bénévoles. Cette checklist rassemble les tâches et le matériel à prévoir jusqu’au jour de la compétition.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Gérer les permis et les assurances
2 personnes
Définir les épreuves de la compétition
3 personnes
Définir le jury et l’organisation du concours
2 personnes
Créer le plan du parcours
2 personnes
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Enregistrer les droits d’inscription
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les emplacements
2 personnes
Élaborer un plan de stationnement pour les remorques
2 personnes
Faire les réservations pour le matériel
Créer le texte d’annonce et le programme du jour
2 personnes
Établir les listes de départ
2 personnes
Imprimer les dossards
2 personnes
Commander les prix et les rubans
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel et les outils
3 personnes
Vérifier le terrain et la chaussée
3 personnes
Déplacer et niveler la piste
3 personnes
Préparer les écuries et les paddocks
4 personnes
Tracer le parcours et le carré de dressage
4 personnes
Monter les obstacles de saut
5 personnes
Monter les tentes et les barrières
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table du jury et les inscriptions
2 personnes
Tester le son et les micros
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Préparer les prix et les dossards
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas et les sandwichs
3 personnes
Vérifier et approvisionner les toilettes
2 personnes

Événement

Ouvrir le bureau d’inscription
2 personnes
Inscrire les chevaux et les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Accompagner les chevaux aux écuries
3 personnes
Autoriser le parcours
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Encadrer les matchs
5 personnes
Enregistrer les résultats du jury
2 personnes
Assurer l’annonce et la musique
2 personnes
Informer sur l'accès et les visiteurs
2 personnes
Guider le stationnement des remorques
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Gérer les déchets et les tables
2 personnes
Contrôler la piste en cours de route
2 personnes
Contrôler les obstacles à intervalles réguliers
2 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Animer la remise des prix
4 personnes
Accompagner le départ des chevaux
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Clore l’administration de la compétition
2 personnes
Vérifier les chevaux et les écuries
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle et le verrerie
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter le parcours et les obstacles
5 personnes
Démonter les tentes et les barrières
5 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les écuries et les paddocks
3 personnes
Laver la vaisselle et la verrerie
3 personnes
Nettoyer et sécher le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer les résultats et les remerciements
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Table du juryqté 2
Tables hautesqté 8
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Obstacles de sautqté 12
Lettres de dressageqté 12
Barrières circulairesqté 80
Cônesqté 30
Poutres de solqté 12
Panneaux de numéros de parcoursqté 12
Râteliers à foinqté 20
Bacs à eau pour chevauxqté 20
Brouettesqté 4
Fourches à foinqté 4
Pellesqté 4
Râteaux de pisteqté 3
Éponges et seaux d'eauqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Lampes de pocheqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Talkies-walkiesqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 10

Décoration

Drapeaux de matchqté 12
Ruban de balisageqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Porte-dossardsqté 50
Coupesqté 12
Rosettes et rubansqté 30

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs de chantier LEDqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Pinces de serviceqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4
Bacs alimentairesqté 8

Nettoyage

Balaisqté 4
Raclettes de solqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Seaux de nettoyageqté 4
Gantsqté 12
Pinces à déchetsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Lance les demandes de permis et la vérification des assurances dès que la date et le lieu sont fixés : certaines réponses peuvent prendre plusieurs semaines. Prépare aussi les conditions de participation avant d’ouvrir les inscriptions.
Fixe une date limite d’inscription au moins 10 à 14 jours avant le concours. Tu auras ainsi le temps d’encaisser les droits, de recueillir les besoins alimentaires, de répartir les emplacements et d’envoyer les informations pratiques.
Prépare le plan du parcours avant de commander ou de réserver le matériel. Vérifie notamment le nombre d’obstacles, les lettres de dressage, les cônes, les panneaux de numéros et l’espace nécessaire pour déplacer et niveler la piste.
Organise séparément la circulation des chevaux, des remorques et du public. Un plan de stationnement des remorques, des barrières et une signalétique claire évitent les croisements difficiles dès l’arrivée des premiers concurrents.
Ne garde pas la sonorisation, les dossards et les récompenses pour la veille. Teste les haut-parleurs, microphones, rallonges et multiprises, puis vérifie les listes de départ et commande les prix et rubans plusieurs jours avant l’événement.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un concours hippique ?: Ouvre les inscriptions environ 6 à 8 semaines avant le concours si les épreuves et les conditions de participation sont déjà définies. Fixe la clôture 10 à 14 jours avant le jour J pour traiter les dossiers et préparer les listes de départ.
Combien de temps faut-il pour préparer un concours hippique ?: Prévois idéalement 3 à 6 mois pour un concours hippique, surtout si le lieu, les permis et les assurances ne sont pas encore réglés. Les deux dernières semaines doivent être réservées aux confirmations, au matériel, au terrain et aux bénévoles.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des chevaux ?: Prévois des emplacements clairement répartis, un plan pour les remorques, des bacs à eau, des râteliers à foin et les outils d’entretien nécessaires. Vérifie le terrain et la chaussée au moins la veille, puis garde des brouettes, fourches, pelles et râteaux accessibles.
Quand préparer les listes de départ et les dossards ?: Prépare les listes de départ dès que les inscriptions sont closes et vérifiées, généralement 7 à 10 jours avant le concours. Imprime les dossards après la dernière validation afin d’éviter les corrections le jour de l’événement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.