Checklist para organizar un concurso hípico sin olvidos

Organizar un concurso hípico exige coordinar la competición, los caballos, el recinto y la atención a participantes y público. Empieza fijando la fecha y el lugar, y deja cerrados con antelación los permisos, seguros, pruebas y condiciones de participación. Después tendrás que gestionar inscripciones, boxes, remolques, jurado, recorrido y voluntarios. El día anterior, revisa la pista, reúne las herramientas y comprueba que todo el material esté en el recinto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Gestionar permisos y seguros
2 personas
Definir las pruebas de la competición
3 personas
Establecer el jurado y la dirección del concurso
2 personas
Elaborar el diseño del recorrido
2 personas
Redactar las condiciones de participación
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Registrar las tasas de inscripción
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Distribuir los boxes
2 personas
Hacer el plan de aparcamiento para remolques
2 personas
Hacer reservas de material
Redactar el texto de anuncio y el programa del día
2 personas
Preparar las listas de salida
2 personas
Imprimir los dorsales
2 personas
Encargar premios y cintas
Enviar información a los participantes
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir el material y las herramientas
3 personas
Inspeccionar el recinto y la pista
3 personas
Arrastrar y nivelar la pista
3 personas
Preparar establos y paddocks
4 personas
Delimitar el recorrido y la pista de doma
4 personas
Montar los obstáculos de salto
5 personas
Montar las tiendas y las vallas
5 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa del jurado y la inscripción
2 personas
Probar el sonido y los micrófonos
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Preparar los premios y dorsales
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar aperitivos y bocadillos
3 personas
Comprobar y abastecer los baños
2 personas

Evento

Abrir la oficina de inscripciones
2 personas
Inscribir a los caballos y participantes
3 personas
Repartir dorsales
2 personas
Acompañar a los caballos a los establos
3 personas
Abrir el recorrido
2 personas
Anunciar la apertura
Supervisar las competiciones
5 personas
Registrar los resultados del jurado
2 personas
Gestionar los anuncios y la música
2 personas
Informar sobre el acceso y a los visitantes
2 personas
Guiar el estacionamiento de los remolques
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos y bocadillos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Supervisar la basura y las mesas
2 personas
Revisar la pista a mitad de recorrido
2 personas
Comprobar los obstáculos entre medias
2 personas
Preparar la entrega de premios
3 personas
Coordinar la entrega de premios
4 personas
Acompañar la salida de los caballos
3 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar la administración de la competición
2 personas
Comprobar los caballos y los establos
2 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla y la cristalería
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Desmontar el recorrido y los obstáculos
5 personas
Desmontar carpas y vallas
5 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Recoger y retirar la basura
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar establos y paddocks
3 personas
Lavar la vajilla y la cristalería
3 personas
Limpiar y secar el material
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Enviar resultados y agradecimientos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesa del juradocant. 2
Mesas altascant. 8
Papeleracant. 8

Material deportivo

Obstáculos de saltocant. 12
Letras de domacant. 12
Vallado circularcant. 80
Conoscant. 30
Vigas de basecant. 12
Carteles con números del recorridocant. 12
Rastros de henocant. 20
Bebederos para caballoscant. 20
Carretillascant. 4
Horcascant. 4
Palascant. 4
Rastrillar la pistacant. 3
Cubos con esponjas y aguacant. 8

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Linternas de manocant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Walkie-talkiescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharonescant. 8
Termoscant. 6
Bandejas de servircant. 10

Decoración

Banderas de la competicióncant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Carteles del programacant. 4
Portadorsalescant. 50
Copas premiocant. 12
Rosetones y cintascant. 30

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Focos LED de obracant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 6
Contenedores frigoríficoscant. 4
Bandejas de comidacant. 8

Limpieza

Escobascant. 4
Limpiacristalescant. 3
Fregonascant. 3
Cubos de limpiezacant. 4
Guantescant. 12
Pinzas para residuoscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra permisos, seguros y condiciones de participación antes de publicar las inscripciones. Reserva al menos 4 semanas para recibir solicitudes, revisar datos y registrar las tasas.
Distribuye los boxes y prepara el aparcamiento de remolques cuando conozcas las inscripciones confirmadas. Envía esa información a los participantes al menos 7 días antes del concurso.
Diseña el recorrido y comprueba cada obstáculo en la pista antes de imprimir los carteles con números. Deja una copia del recorrido para el jurado, la dirección del concurso y los voluntarios.
Asigna voluntarios a puestos concretos, como pista, aparcamiento, boxes, recepción y megafonía. Entrega horarios y teléfonos de contacto 3 días antes para cubrir cambios o ausencias.
Haz la inspección final de la pista y nivélala el día anterior, si las condiciones lo permiten. Comprueba también bebederos, cubos con agua, carretillas, horcas, palas, altavoces, micrófonos y cables antes de que lleguen los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso hípico?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes de la fecha prevista. Así tendrás tiempo para gestionar permisos y seguros, definir las pruebas, contratar o confirmar al jurado, publicar las inscripciones y reservar el material.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de un concurso hípico?: Cierra las inscripciones entre 7 y 14 días antes del concurso. Necesitarás ese margen para confirmar participantes, distribuir boxes, organizar los remolques, preparar las listas de salida, imprimir dorsales y encargar premios.
¿Cuándo hay que preparar la pista de un concurso hípico?: Haz una primera inspección entre 2 y 3 días antes y realiza el arrastre y nivelado final el día anterior. El día del concurso revisa de nuevo los obstáculos, el vallado, las letras, los conos y las zonas de seguridad.
¿Qué material hay que comprobar el día antes de un concurso hípico?: Comprueba obstáculos, letras de doma, vallado, conos, carteles del recorrido, bebederos y herramientas como carretillas, horcas y palas. Revisa también mesas, sillas, carpas, megafonía, micrófonos, cables, neveras y máquinas de café con una lista de control.

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