Zo organiseer je een computerinloop zonder technische verrassingen

Een computerinloop staat of valt met werkende apparatuur en een duidelijke ontvangst. Begin daarom niet met koffie of tafels, maar met de datum, ruimte, aanmeldingen en de technische eisen. Plan daarna vrijwilligers per hulppunt en test alle computers, schermen, software en het netwerk vóór de bijeenkomst. Op de dag zelf werken genummerde plekken, een bemande aanmeldtafel en vooraf klaargelegde hulpmiddelen sneller dan uitleg aan iedereen tegelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Datum en tijden vastleggen
3
Uitnodigingen opstellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vrijwilligers inplannen
8
Wifi-gegevens controleren
9
Computers en schermen testen
2 personen
10
Benodigde software installeren
2 personen
11
Back-ups van oefenbestanden maken
12
Boodschappenlijst controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Bevestiging aan deelnemers sturen
15
Hulppunten voorbereiden
2 personen
16
Aanmeldtafel klaarzetten
17
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
18
Computers aansluiten
3 personen
19
Netwerk testen
2 personen
20
Hulpmiddelen klaarleggen
2 personen
21
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
22
Dranken koud zetten
23
Informatieborden ophangen
24
Werkplekken nummeren

Event

25
Ontvangsttafel bemannen
26
Bezoekers registreren
2 personen
27
Hulpvragen inventariseren
2 personen
28
Computerhulp geven
4 personen
29
Werkplekken begeleiden
2 personen
30
Printergebruik begeleiden
31
Koffie en thee serveren
32
Dranken bijvullen
33
Hapjes aanvullen
34
Werkplekken tussentijds opruimen

Nazorg

35
Computers veilig afsluiten
3 personen
36
Apparatuur loskoppelen
3 personen
37
Afval verzamelen
2 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Ruimte schoonmaken
3 personen
40
Meubilair terugplaatsen
3 personen
41
Geleende spullen retourneren
2 personen
42
Overgebleven materialen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 10
Stoelenaantal 24
Aanmeldtafel
Opbergkast

Apparatuur

Laptopsaantal 10
Computermuizenaantal 10
Toetsenbordenaantal 10
Beeldschermenaantal 6
Printersaantal 2
Webcamsaantal 4
Headsetsaantal 6
Usb-sticksaantal 10
Usb-hubsaantal 4
Wifi-router
Netwerkswitch
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadkabelsaantal 12
Kabelhaspelsaantal 2
Printerpapieraantal 3
Tonercartridgesaantal 2
Kabelbindersaantal 50
Kabelmarkeringenaantal 30

Servies

Koffiekopjesaantal 30
Glazenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Serveerbladenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Afvalbakkenaantal 3

Decoratie

Informatiebordenaantal 6
Werkplekkaartjesaantal 12
Pennenbakjesaantal 4
Tafelkleedaantal 2

Schoonmaak

Microvezeldoekenaantal 8
Schoonmaaksponsjesaantal 4
Emmersaantal 2
Bezem
Stoffer en blikaantal 2
Handzeepaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische test minimaal 3 dagen vooraf. Controleer per werkplek de computer, het scherm, toetsenbord, muis, netwerk en de software; test ook printers, webcams en headsets als deelnemers die nodig hebben.
Maak werkplekken en kabels herkenbaar voordat deelnemers binnenkomen. Nummer de tafels en gebruik kabelmarkeringen en kabelbinders, zodat een storing snel aan één plek of aansluiting te koppelen is.
Zet oefenbestanden op een back-up vóór je software installeert of instellingen wijzigt. Bewaar minstens één extra kopie op een usb-stick of andere losse opslag, zodat een fout bestand niet het hele programma blokkeert.
Richt de ontvangst in voor de eerste 15 minuten van de inloop. Leg aanmeldgegevens, werkpleknummering en eventuele dieetwensen klaar; zo hoef je niet tegelijk bezoekers te registreren, vragen te beantwoorden en apparatuur aan te sluiten.
Test wifi en stroom onder realistische belasting, niet alleen met één laptop. Gebruik stekkerdozen en verlengkabels veilig, houd kabelhaspels volledig afgerold tijdens gebruik en controleer of opladers en usb-hubs op iedere benodigde plek beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een computerinloop organiseren?: Leg datum, tijden en ruimte bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je vrijwilligers, apparatuur en werkplekken kunt afstemmen op het aantal aanmeldingen.
Hoeveel computers heb ik nodig voor een computerinloop?: Reken op één werkplek per deelnemer die zelfstandig werkt, plus 1 reserveplek per 10 werkplekken. Bij 20 deelnemers zet je dus 22 werkplekken klaar als de ruimte en apparatuur dat toelaten.
Wanneer moet ik het netwerk en de computers testen?: Doe een volledige test uiterlijk 3 dagen vooraf en herhaal de netwerkcontrole op de dag zelf. Controleer vóór opening ook software, oefenbestanden, printers en alle aansluitingen per werkplek.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een computerinloop?: Plan minimaal één vrijwilliger voor de ontvangst en één begeleider per 6 tot 8 deelnemers. Bij 20 deelnemers kom je daarmee uit op een ontvangstvrijwilliger en ongeveer 3 begeleiders, afhankelijk van het niveau van de groep.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.