Computer-Check-in organisieren: der praktische Ablauf

Ein Computer-Check-in gelingt, wenn Anmeldung, Technik und Empfang in dieser Reihenfolge vorbereitet werden. Lege zuerst Raum, Datum und Uhrzeiten fest und verschicke die Einladungen so früh, dass du Anmeldungen und Ernährungswünsche noch bearbeiten kannst. Danach prüfst du WLAN, Computer, Bildschirme und benötigte Software. Am Veranstaltungstag testest du jedes Netzwerk und jeden Arbeitsplatz vor dem Empfang, statt technische Fehler erst mit den Teilnehmenden zu suchen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Raum reservieren
2
Datum und Uhrzeiten festlegen
3
Einladungen erstellen
4
Einladungen verschicken
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Freiwillige einplanen
8
WLAN-Daten prüfen
9
Computer und Bildschirme testen
2 Personen
10
Benötigte Software installieren
2 Personen
11
Sicherungen von Übungsdateien erstellen
12
Einkaufsliste prüfen
13
Einkaufen gehen
2 Personen
14
Bestätigung an Teilnehmer senden
15
Hilfspunkte vorbereiten
2 Personen
16
Anmeldetisch vorbereiten
17
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
18
Computer anschließen
3 Personen
19
Netzwerk testen
2 Personen
20
Hilfsmittel bereitlegen
2 Personen
21
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
22
Getränke kalt stellen
23
Informationstafeln aufhängen
24
Arbeitsplätze nummerieren

Event

25
Empfangstisch betreuen
26
Besucher registrieren
2 Personen
27
Hilfebedarf erfassen
2 Personen
28
Computerhilfe geben
4 Personen
29
Arbeitsplätze betreuen
2 Personen
30
Druckernutzung begleiten
31
Kaffee und Tee servieren
32
Getränke nachfüllen
33
Snacks auffüllen
34
Arbeitsplätze zwischendurch aufräumen

Nachbereitung

35
Computer sicher herunterfahren
3 Personen
36
Geräte trennen
3 Personen
37
Abfall sammeln
2 Personen
38
Geschirr abwaschen
2 Personen
39
Raum reinigen
3 Personen
40
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
41
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
42
Übrig gebliebene Materialien verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

ArbeitstischeAnz. 10
StühleAnz. 24
Anmeldetisch
Aufbewahrungsschrank

Ausstattung

LaptopsAnz. 10
ComputermäuseAnz. 10
TastaturenAnz. 10
BildschirmeAnz. 6
DruckerAnz. 2
WebcamsAnz. 4
HeadsetsAnz. 6
USB-SticksAnz. 10
USB-HubsAnz. 4
WLAN-Router
Netzwerkswitch
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
LadekabelAnz. 12
KabeltrommelnAnz. 2
DruckerpapierAnz. 3
TonerkartuschenAnz. 2
KabelbinderAnz. 50
KabelmarkierungenAnz. 30

Geschirr

KaffeetassenAnz. 30
GläserAnz. 30
TellerAnz. 30
BestecksetsAnz. 30

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 3
ServiertablettsAnz. 3
KühlboxenAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 3

Dekoration

InfotafelnAnz. 6
ArbeitsplatzkartenAnz. 12
StiftehalterAnz. 4
TischdeckeAnz. 2

Reinigung

MikrofasertücherAnz. 8
ReinigungsschwämmeAnz. 4
EimerAnz. 2
Besen
Handfeger und KehrblechAnz. 2
HandseifeAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane freiwillige Helfer spätestens eine Woche vorher ein und teile ihnen feste Aufgaben zu: Empfang, technische Hilfspunkte und Betreuung der Arbeitsplätze. So bleibt der Anmeldetisch auch bei mehreren Ankünften besetzt.
Teste Laptops, Bildschirme, Tastaturen, Mäuse, Headsets und Webcams mindestens 24 Stunden vorher. Installiere die benötigte Software auf jedem Gerät und öffne die Übungsdateien einmal vollständig.
Sichere die Übungsdateien auf mehreren USB-Sticks und prüfe, ob sie sich tatsächlich öffnen lassen. Ein einzelner defekter Datenträger kann sonst den Beginn des Check-ins verzögern.
Baue Tische, Stühle und Arbeitsplätze am Veranstaltungstag so früh auf, dass für jeden Platz ein Strom- und Netzwerkanschluss geprüft werden kann. Nummeriere die Plätze und markiere Kabel, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen.
Stelle Kaffee, Tee, kalte Getränke sowie Tassen, Gläser, Teller und Besteck vor dem Empfang bereit. Prüfe außerdem Druckerpapier, Tonerkartuschen, Ladekabel, Verlängerungskabel und Kabelbinder, weil diese Kleinteile häufig erst beim Anschließen fehlen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Computer-Check-in planen?: Beginne etwa vier Wochen vorher mit Raum, Datum, Uhrzeiten und Einladungen. Die technische Ausstattung und das WLAN solltest du spätestens 24 Stunden vor dem Termin testen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Computer-Check-in?: Plane mindestens zwei Helfer ein: eine Person für den Empfangstisch und eine für technische Fragen. Bei mehr als 15 Arbeitsplätzen ist eine dritte Person für Hilfspunkte sinnvoll.
Wann soll die Software auf den Computern installiert werden?: Installiere und prüfe die Software mindestens einen Tag vor dem Check-in. Öffne zusätzlich die Übungsdateien und teste Netzwerk, Drucker sowie angeschlossene Bildschirme an jedem Arbeitsplatz.
Was muss am Empfangstisch bereitliegen?: Bereite den Anmeldetisch mindestens 30 Minuten vor dem Einlass vor. Lege Teilnehmerinformationen, Arbeitsplatznummern und die nötigen Hinweise bereit, damit jede Person ohne Verzögerung zum richtigen Computer geleitet wird.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.