Checklist voor een goed georganiseerde community meetup

Een community meetup vraagt om meer dan een uitnodiging en een locatie. Je moet aanmeldingen, dieetwensen, programma, ontvangst, catering en techniek op elkaar afstemmen. Begin enkele weken vooraf met de locatie en het programma, zodat je op tijd weet hoeveel naamkaartjes, stoelen, glazen en eten nodig zijn. Op de dag zelf werk je van opbouw naar registratie en buffet. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en welke zaken vaak pas op het laatste moment worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Locatie reserveren
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Aanmeldlijst exporteren
Naamkaartjes printen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Locatiesleutel ophalen
Groente en fruit wassen
2 personen
Broodjes en wraps voorbereiden
3 personen
Hapjes op schalen leggen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Buffettafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Wegwijzers ophangen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsset testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

Entree openen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Openingswoord verzorgen
Kennismakingsronde begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en dranken opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Sleutel retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Kapstokkenaantal 2
Buffettafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare glazenaantal 60
Koffiemokkenaantal 50
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerkommenaantal 10
Serveerplankenaantal 6
Schenkkanenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Luidspreker
Draadloze microfoon
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Kaarthoudersaantal 6
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Broodmandenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verwerk aanmeldingen direct en sluit de inventaris uiterlijk 3 dagen voor de meetup af. Exporteer daarna de aanmeldlijst en controleer namen, dieetwensen en het verwachte aantal bezoekers.
Leg programma en tijden minimaal 1 week vooraf vast. Zo kun je de ontvangst, pauzes, koffie en thee en het gebruik van de luidspreker en draadloze microfoon logisch plannen.
Regel de locatiesleutel en toegang uiterlijk op de dag ervoor. Controleer ook waar tafels, stoelen, buffettafels en kapstokken staan, zodat de opbouw niet begint met zoeken.
Zet de registratietafel minstens 30 minuten voor de entree open klaar met naamkaartjes, kaarthouders en een leesbare aanmeldlijst. Hang wegwijzerborden op voordat de eerste bezoekers binnenkomen.
Test de geluidsset en stroomvoorziening vóór de start van de opbouw. Controleer luidspreker, microfoon, stekkerdozen en verlengkabels; een ontbrekende kabel valt meestal pas op als het programma al begint.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een community meetup organiseren?: Reserveer de locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Leg programma en tijden uiterlijk 1 week voor de meetup vast en sluit de deelnemerslijst ongeveer 3 dagen van tevoren.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een community meetup?: Gebruik de definitieve aanmeldlijst als basis en tel dieetwensen apart mee. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en plan per persoon meerdere kleine hapjes of een broodje en wrap, afhankelijk van de duur.
Wanneer moet ik naamkaartjes voor een community meetup printen?: Print naamkaartjes nadat de aanmeldingen ongeveer 3 dagen voor de bijeenkomst zijn gesloten. Leg ze op de dag zelf minimaal 30 minuten voor opening in kaarthouders bij de registratietafel.
Hoe vroeg moet ik de locatie opbouwen voor een community meetup?: Begin minimaal 90 minuten voor de entree met tafels, stoelen, buffet, registratie en techniek. Zet koffie en thee, gekoelde dranken en hapjes pas klaar nadat de opstelling en geluidsset zijn gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.