Checklist pour organiser une rencontre de la communauté

Une rencontre de la communauté se prépare en plusieurs étapes, des inscriptions à l’accueil des visiteurs. Commencez par réserver le lieu, fixer le programme et recueillir les besoins alimentaires. Dans les jours précédant l’événement, vérifiez les quantités, imprimez les badges et rassemblez le matériel. Le jour même, prévoyez suffisamment de temps pour installer les tables, tester le son, préparer le buffet et ouvrir l’entrée à l’heure prévue.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
Exporter la liste des inscrits
Imprimer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Récupérer la clé du lieu
Laver les fruits et légumes
2 personnes
Préparer les sandwiches et les wraps
3 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table du buffet
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Installer les panneaux indicateurs
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester le système de son
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Animer le tour de présentation
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Restituer la clé

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 50
Porte-manteauxqté 2
Tables de buffetqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Saladiers de serviceqté 10
Planches de serviceqté 6
Carafesqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Haut-parleur
Micro sans fil
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Porte-cartesqté 6
Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Panneaux directionnelsqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pinces de serviceqté 6
Corbeilles à painqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Lancez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires avant les achats. Exportez la liste des inscrits au plus tard la veille afin de préparer les badges sans courir le matin même.
Prévoyez une table distincte pour l’inscription et une autre pour le buffet. Placez les panneaux directionnels avant l’ouverture : les visiteurs doivent trouver l’accueil, les vestiaires et la salle sans demander leur chemin.
Réfrigérez les boissons dès votre arrivée et gardez les produits frais dans des glacières si le buffet reste installé plusieurs heures. Lavez les fruits et légumes avant de commencer les sandwiches et les wraps.
Testez le haut-parleur et le micro sans fil avant l’arrivée du public, avec les rallonges et multiprises déjà en place. Gardez les câbles hors des passages pour éviter les chutes pendant l’accueil.
Ne reportez pas la récupération de la clé au jour même sans marge : prévoyez au moins 30 minutes avant l’installation. Réservez aussi ce temps pour disposer les chaises, suspendre la décoration, préparer le café et vider les emballages.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une rencontre de la communauté ?: Envoyez-les au moins 3 à 4 semaines avant la rencontre pour laisser le temps de répondre. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement, surtout si vous devez adapter le buffet.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez au minimum 90 minutes pour installer les tables, les chaises, l’accueil, le buffet, les panneaux et la décoration. Ajoutez 30 minutes pour récupérer la clé, tester le son et résoudre un éventuel problème de matériel.
Quand imprimer les badges nominatifs ?: Exportez la liste des inscrits la veille ou le matin même si les inscriptions restent ouvertes jusqu’à la dernière minute. Préparez quelques badges vierges pour les visiteurs non prévus ou les corrections de nom.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une rencontre de la communauté ?: Pour la première heure, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis 1 à 2 boissons par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau, du café et du thé, et gardez une réserve au frais pour les arrivées tardives.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.