Checklist voor een goed voorbereide collageworkshop

Een collageworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen papier, scharen en lijm klaarleggen. Je moet deelnemers op tijd informeren, materialen per tafel verdelen en testen of presentatie en muziek werken. Ook de ontvangst, koffie en thee en een beschermde werkplek bepalen hoe rustig de workshop start. Gebruik deze checklist in volgorde: eerst deelnemers en programma, daarna boodschappen en techniek, en pas op het laatst de tafels en ontvangsttafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Workshopdatum bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Programma naar deelnemers sturen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Werkmateriaal sorteren
2 personen
Voorbeeldcollages maken
Muziek en presentatie testen
Materialen per tafel verdelen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Tafels beschermen
2 personen
Presentatietafel inrichten
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Workshop uitleggen
Inspiratiemateriaal toelichten
Deelnemers begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
Hapjes serveren
2 personen
Werktafels tussentijds aanvullen
2 personen
Pauze begeleiden
2 personen
Avondronde begeleiden
3 personen
Collages laten drogen
2 personen
Werk presenteren
2 personen
Deelnemers uitchecken

Nazorg

Materialen verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Werkruimte schoonmaken
2 personen
Overgebleven materiaal opbergen
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 32
Presentatietafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Mokkenaantal 35
Drinkglazenaantal 35
Bordenaantal 35
Besteksetsaantal 35
Serveerbladenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 2
Laptops
Projector
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Kunstmateriaal

Snijmattenaantal 30
Scharenaantal 30
Kwastenaantal 30
Mengpalettenaantal 30
Waterbekersaantal 30
Schortenaantal 30
Linialenaantal 30
Potlodenaantal 30
Gummenaantal 30
Papierbakkenaantal 6
Droogrekkenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Welkomstbord
Routebordjesaantal 4
Naamkaartstandaardsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en werk de deelnemerslijst daarna bij. Zo weet je hoeveel hapjes, drank, mokken, glazen en borden je moet klaarzetten.
Maak per tafel een complete materiaalset voordat deelnemers binnenkomen. Leg onder meer snijmatten, scharen, kwasten, mengpaletten, waterbekers en schorten bij elkaar, zodat je tijdens de uitleg niet hoeft te zoeken.
Test laptop, projector, projectiescherm en speakers minstens 1 dag vooraf op de plek waar je ze gebruikt. Controleer ook of verlengsnoeren en stekkerdozen lang genoeg zijn en geen looproute kruisen.
Bescherm de tafels vóór je papier en kunstmateriaal verdeelt. Zet daarnaast afvalbakken en papierbakken binnen handbereik en reserveer droogrekken voor werkstukken die niet direct kunnen worden meegenomen.
Plan de ontvangst 30 minuten vóór de starttijd. Registreer aanwezigheid bij de ontvangsttafel, wijs deelnemers hun plek en zet koffie, thee en koude dranken klaar voordat de workshopuitleg begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een collageworkshop organiseren?: Bevestig de datum en verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de workshop op, zodat je boodschappen en catering kunt aanpassen.
Hoeveel materiaal heb ik per deelnemer nodig voor een collageworkshop?: Leg voor iedere deelnemer een eigen werkplek klaar met minimaal een snijmat, schaar, potlood, gum en toegang tot kwasten, mengpaletten en waterbekers. Houd daarnaast 10 tot 15 procent reserve aan voor beschadigde of zoekgeraakte materialen.
Wanneer zet ik de tafels klaar voor een collageworkshop?: Richt de tafels 60 tot 90 minuten voor aanvang in. Bescherm ze eerst, verdeel daarna de materialen per tafel en test vervolgens de presentatie- en muziekapparatuur.
Hoeveel drank en hapjes heb ik nodig voor een collageworkshop?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul tijdens de workshop bij. Voor hapjes kun je ongeveer 4 tot 6 kleine porties per deelnemer voorzien; controleer de aantallen aan de hand van de definitieve deelnemerslijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.